Gastro: Häufige Fragen

Grundsätzliches

Wofür ist die App Gastro gedacht?

Gastro führt Restaurants, Bars und Lounges: Tische und Saalplan, Speisekarte, Reservierungen, den laufenden Abend im Tischplan, Bons für Küche und Bar, Bestellen und Bezahlen am Tisch, Abholungen und das Gästebuch. Die App läuft allein; Termine, E-Commerce und Eventmanager ergänzen sie, sind aber keine Voraussetzung. Einen Überblick gibt Gastro im Überblick.

Ersetzt Gastro meine Registrierkasse?

Nein. Gastro hat keinen Fiskalspeicher, keine Schichtabrechnung, kein Kellnerschloss und keinen Kassensturz. Diese Dinge sind je Land geregelt und werden geprüft. Wer eine zertifizierte Kasse braucht, betreibt sie weiter neben Gastro.

Warum sehe ich Gastro nicht im App-Umschalter?

Gastro ist nicht in jeder Organisation freigeschaltet. Zusätzlich braucht Ihr Benutzer das Recht App-Zugriff: Gastro. Fehlt die App, wenden Sie sich an Ihre Administratorin oder an den Support.

Warum fehlen bei mir einzelne Bereiche wie Warteliste oder Gästebuch?

Küche und Bar, Warteliste, Abholung, Gästebuch, Dienstplan und Auswertungen sind Zusatzmodule. Sie erscheinen nur, wenn sie für Ihre Organisation freigeschaltet sind und Sie das passende Recht haben. Welche Rechte es gibt, steht unter Rechte, Dienstplan und Auswertungen.

Kann ich mehrere Restaurants in einer Organisation führen?

Nein. Eine Organisation führt in Gastro genau einen Betrieb. Mehrere Räume bilden Sie als Zonen ab, etwa Gastraum, Terrasse und Bar.

Funktioniert Gastro auf Tablet und Telefon – auch offline?

Die Flächen sind für Tablet und Telefon gebaut; nur das Zeichnen des Saalplans braucht einen breiten Bildschirm. Offline arbeitet Gastro nicht: Jede Änderung wird sofort gespeichert und braucht eine Internetverbindung.

Einrichten und Speisekarte

In welcher Reihenfolge richte ich Gastro ein?

Zuerst den Betrieb mit Öffnungszeiten, dann Zonen und Tische, dann die Speisekarte und schliesslich die Sitzungen. Ohne Sitzung werden keine Reservierungszeiten angeboten. Die Schritte stehen unter Gastro im Überblick.

Wie gebe ich Allergene zu einem Gericht an?

Allergene und Zusatzstoffe gibt es am Gericht nicht als eigenes Feld. Schreiben Sie sie in den Kurztext des Gerichts – er erscheint am Tisch. Die Allergien eines Gastes aus dem Gästebuch stehen dagegen automatisch auf jeder Bonzeile seines Tisches. Mehr unter Speisekarte pflegen.

Kann ich die Speisekarte in mehreren Sprachen anbieten?

Die Gastansicht bietet die acht Sprachen von Scorebase an; der Gast wählt seine Sprache oben. In Gastro pflegen Sie Name und Kurztext in der Hauptsprache. Übersetzungen der Gerichte pflegen Sie, sofern Ihre Organisation E-Commerce nutzt, dort am Produkt im Reiter Sprachen. Fehlt eine Übersetzung, sieht der Gast die Hauptsprache.

Wie bekomme ich einen QR-Code für den Tisch?

Öffnen Sie unter Tische und Zonen im Menü des Tisches Tischcode. Dort steht die Adresse für den Aufsteller. Aus ihr erstellen Sie den Bildcode mit einem Werkzeug Ihrer Wahl – Scorebase erzeugt kein fertiges Bild. Details unter Tische, Zonen und Saalplan.

Warum wird bei einer Abholung der volle Steuersatz berechnet?

Weil am Gericht kein Mitnahme-Satz steht. Ist das Feld Mitnahme, Abholung leer, gilt auch bei Abholungen der Satz im Haus. Tragen Sie im Gericht unter Steuersatz den reduzierten Satz ein. Bereits erfasste Bestellungen ändern sich dadurch nicht.

Kann ich Bons in der Küche ausdrucken?

Nein. Gastro kennt keinen Drucker. Die Bons erscheinen auf dem Bildschirm Küche und Bar, am besten auf einem Tablet oder Bildschirm am Pass.

Reservierungen

Wie können Gäste online reservieren?

Online reservieren Gäste über die App Termine, in der Ihr Betrieb eine Buchungsstrecke ist. Formular, Bestätigungen und die öffentliche Adresse stellen Sie dort ein. Die angebotenen Zeiten richten sich nach Öffnungszeiten, Sitzungen, Sonderzeiten und Auslastungsbremse aus Gastro. Ohne Termine nehmen Sie Reservierungen in Gastro selbst auf.

Wie bestätige ich eine Reservierungsanfrage?

Gastro selbst hat keinen Knopf zum Bestätigen. Anfragen bestätigen Sie in der App Termine unter Eingänge mit Freigeben. Anfragen entstehen, wenn in den Einstellungen Bestätigung verlangen eingeschaltet ist und die Reservierung die Herkunft „Website" trägt. Mehr unter Reservierungen.

Bekommt der Gast eine Bestätigung, Erinnerung oder Absage per E-Mail oder SMS?

Gastro verschickt keine Nachrichten. Beim Absagen schlägt Gastro einen Text vor, den Sie am Telefon oder in einer eigenen Nachricht weitergeben. Auch beim Rufen in der Warteliste geht keine Nachricht hinaus. Bestätigungen für Online-Reservierungen stellen Sie in der App Termine ein.

Warum werden online keine Zeiten angeboten?

Meist fehlt eine Sitzung, die Öffnungszeiten sind leer, oder eine Sonderzeit sperrt den Zeitraum. Öffnen Sie Sitzungen und Auslastung: Die Vorschau Was der Gast zu sehen bekommt zeigt dieselben Zeiten wie das Formular und nennt für jede fehlende Zeit den Grund. Siehe Sitzungen und Auslastung.

Warum ist eine Zeit ausgebucht, obwohl noch Tische frei sind?

Dann greift die Auslastungsbremse: In dieser Viertelstunde kommen schon so viele Gäste oder Gruppen an, wie die Küche verträgt. Das ist Absicht. Passen Sie die Grenze unter Sitzungen und Auslastung an, wenn sie zu tief gesetzt ist.

Kann ich eine Absage oder „nicht erschienen" rückgängig machen?

Nein. Eine abgesagte oder als nicht erschienen markierte Reservierung lässt sich nicht mehr bearbeiten. Kommt der Gast doch, nehmen Sie eine neue Reservierung auf oder setzen ihn als Laufkundschaft.

Rückt die Warteliste nach, wenn jemand absagt?

Nein, nicht von selbst. Der abgesagte Tisch ist sofort wieder frei, und der Service entscheidet, wen er aus der Warteliste setzt. Mehr unter Tischplan und Warteliste.

Am Abend und beim Bezahlen

Warum erscheinen neue Bestellungen nicht sofort auf dem Bildschirm in der Küche?

Der Bildschirm Küche und Bar lädt sich nicht von selbst neu. Laden Sie die Seite im Browser neu, um neu eingegangene Bons zu sehen. Dasselbe gilt für den Tischplan.

Wie bezahlen Gäste am Tisch?

Ist in den Einstellungen Bezahlen am Tisch erlaubt, zahlt der Gast in der Gastansicht mit Kartenzahlung oder Mobilzahlung – je nach Einstellung am Schluss oder sofort je Runde. Dafür braucht Ihre Organisation einen Zahlungsanbieter, der in der App Inhalte unter Zahlungsanbieter hinterlegt ist. Details unter Bestellen und Bezahlen.

Können Gäste die Rechnung teilen und Trinkgeld geben?

Ja, wenn Sie es erlauben. Unter Einstellungen → Bestellen am Tisch schalten Sie Rechnung teilen erlauben und Trinkgeld vorschlagen ein. Der Gast zahlt dann nur seine Zeilen oder einen gleichmässigen Anteil und wählt 5, 10 oder 15 % Trinkgeld.

Was passiert, wenn ich einen Tisch abschliesse, der noch nicht bezahlt hat?

Abschliessen beendet die Sitzung und gibt den Tisch frei – es wartet nicht auf die bezahlte Rechnung. Prüfen Sie deshalb vorher im Tischplan, ob bezahlt ist. Gastro ist keine Kasse und führt keinen Kassenabschluss.

Kann ich eine bestellte Position stornieren?

Ja, auf dem Bildschirm Küche und Bar mit Grund. Dafür brauchen Sie das Recht Saalplan, Tische, Karte und Sitzungen verwalten. Die Stornierung bleibt als Gegenzeile auf dem Bon sichtbar; gelöscht wird nichts.

Gäste und Datenschutz

Wer sieht die Allergien meiner Gäste?

Das hängt von der Stufe ab: Die Leitung sieht alles, der Service Hinweise ohne Kontaktangaben, die Küche nur Allergien ohne Namen. Gesteuert wird das über die Rechte Gastprofile anzeigen und Gastprofile pflegen. Mehr unter Gästebuch.

Wie lösche ich die Daten eines Gastes auf seinen Wunsch?

Öffnen Sie das Gastprofil und klicken Sie auf Profil löschen, dann auf Endgültig löschen. Name, Kontakt, Allergien, Vorlieben und Anmerkungen verschwinden überall, auch aus Reservierungen und Bestellungen. Beträge und Bonpositionen bleiben als anonyme Zahlen für die Buchhaltung. Mit Auskunft erzeugen Sie vorher eine Datei mit allen Daten des Gastes.

Wie lange bleiben Gastprofile gespeichert?

Ein Profil ohne Besuch löscht sich nach 36 Monaten von selbst. Im Profil steht unter Aufbewahrung, wann die nächste Prüfung ist.

Landen meine Gäste im CRM?

Wenn Ihre Organisation das CRM nutzt: ja, sobald ein Name und eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer vorliegen. Platzhalter wie „Gast" oder „Tisch 4" werden nicht angelegt. Die Reservierungen und Abholbestellungen erscheinen beim Kontakt unter Käufe → Gastro.