Einen Spendenlauf einrichten

Ziel

Sie legen einen Spendenlauf als Hike an und bereiten alles vor, was Anmeldung, Zusagen und Abrechnung später brauchen: Datum und Anmeldezeitraum, Strecke, Spendenzwecke und die Felder der Anmeldung.

Voraussetzungen

• Die App Hike ist in Ihrer Organisation freigeschaltet.
• Sie haben das Recht Hikes anlegen, bearbeiten, starten und beenden. Mit Hikes und Spendenzwecke ansehen allein sehen Sie alles, ändern aber nichts. Siehe Freischaltung und Rechte.
• Für die Spendenzwecke gibt es in Finanzen unter Spenden → Aktionscodes mindestens einen aktiven Aktionscode. Siehe Aktionscodes.

Einen Hike anlegen

1. Öffnen Sie Hikes und klicken Sie auf Hike anlegen.
2. Auf der Seite Neuer Hike tragen Sie mindestens den Name des Hike und das Datum des Hike ein.
3. Ergänzen Sie nach Bedarf die übrigen Felder (siehe Tabelle).
4. Klicken Sie auf Speichern. Scorebase öffnet den neuen Hike im Reiter Grunddaten.

Feld	Bedeutung
Name des Hike	Pflichtfeld, auf Deutsch. Weitere Sprachen siehe unten.
Ort	Wo der Lauf stattfindet.
Einleitung für die öffentliche Seite	Ein kurzer Text, der den Anlass vorstellt.
Adresse	Teil der öffentlichen Adresse, zum Beispiel herbstlauf-2027: Kleinbuchstaben, Zahlen und Bindestriche. Leer lassen heisst: Scorebase bildet sie aus dem Namen. Die Adresse lässt sich nur ändern, solange der Hike im Zustand Entwurf ist.
Datum des Hike	Pflichtfeld, mit Uhrzeit.
Ende	Optional. Darf nicht vor dem Datum des Hike liegen.
Anmeldung offen ab / Anmeldung offen bis	Der Anmeldezeitraum. Das Ende darf nicht vor dem Beginn liegen.
Höchstzahl der Läuferinnen und Läufer	Leer lassen heisst: keine Grenze.
Präfix der Aktionscodes	Ein Kürzel für diesen Hike, zum Beispiel HL27. Es wird in Grossbuchstaben gespeichert und erscheint unter Einstellungen → Aktionscodes. Den Aktionscode selbst wählen Sie je Spendenzweck.

In der Liste Hikes steht jeder Hike als Karte: Name, Ort und Datum, sein Zustand, ein Abzeichen Anmeldung offen oder Anmeldung geschlossen und die Zahlen Läuferinnen und Läufer, Helfende, Spendenzwecke, Strecke, Zusagen und Zugesagt. Ob die Anmeldung offen ist, ergibt sich allein aus dem Anmeldezeitraum; ohne Zeitraum gilt sie als offen.

Texte in mehreren Sprachen

Name, Ort, Einleitung, Titel und Beschreibungen haben oben ein Feld für Deutsch. Darunter öffnet der Schalter … von 7 weiteren Sprachen gepflegt die Felder für die übrigen sieben Sprachen der Oberfläche. Sie müssen sie nicht ausfüllen: Ohne Übersetzung zeigt die öffentliche Seite den deutschen Text.

Die Grunddaten bearbeiten

Im Reiter Grunddaten steht links dasselbe Formular wie beim Anlegen. Ändern Sie die Werte und klicken Sie auf Speichern. Rechts stehen drei Kästen:

• Hike starten und beenden – der Zustand des Hike (siehe nächster Abschnitt).
• Strecke – GPX-Datei oder Streckenlänge.
• Titelbild – das Bild für die öffentliche Seite und die Läuferseiten.

Ohne das Recht zum Bearbeiten sehen Sie die Grunddaten als reine Anzeige, und die drei Kästen fehlen.

Zustand: Hike veröffentlichen, starten und beenden

Jeder Hike hat einen von fünf Zuständen. Im Kasten Hike starten und beenden stehen nur die Knöpfe für die Wechsel, die im aktuellen Zustand möglich sind.

Zustand	Bedeutung	Mögliche Wechsel
Entwurf	In Vorbereitung. Die Adresse lässt sich noch ändern.	zu Veröffentlicht, zu Archiviert
Veröffentlicht	Für die öffentliche Seite freigegeben. Die Adresse ist fest.	zurück zu Entwurf, zu Läuft, zu Archiviert
Läuft	Der Lauf ist gestartet. Erst ein gestarteter Hike nimmt Kilometer aus der mobilen App an (die mobile App folgt).	zu Beendet
Beendet	Der Lauf ist vorbei. Jetzt geben Sie die Ergebnisse frei.	zurück zu Läuft, zu Archiviert
Archiviert	Abgeschlossen. Der Hike bleibt mit allen Zahlen erhalten.	zurück zu Beendet

Tipp: Wurde ein Hike versehentlich beendet, während noch Leute unterwegs sind, setzen Sie ihn zurück auf Läuft.

Ein archivierter Hike bleibt in der Liste Hikes stehen. Die Bereiche Helferplanung und Sponsoren wählen beim Öffnen den nicht archivierten Hike mit dem spätesten Datum vor.

Strecke und Titelbild

Strecke als GPX-Datei:

1. Im Kasten Strecke unter GPX-Datei eine Datei mit der Endung .gpx wählen.
2. Auf Hochladen klicken. Scorebase liest die Strecke, berechnet ihre Länge und zeigt Strecke hinterlegt.

Streckenlänge von Hand: Liegt keine GPX-Datei vor oder lässt sie sich nicht lesen, tragen Sie unter Streckenlänge von Hand die Länge in Kilometern ein (eine Nachkommastelle) und klicken auf Speichern. Beide Wege sind gleichwertig; der zuletzt gespeicherte Wert gilt.

Titelbild: Im Kasten Titelbild eine Bilddatei wählen und Hochladen. Angenommen werden JPEG, PNG, WebP und AVIF.

Dateien dürfen höchstens 4 MB gross sein.

Spendenzwecke

Ein Spendenzweck sagt, wofür bei diesem Hike gesammelt wird. Jeder Zweck braucht einen Aktionscode: Über ihn verbucht die Buchhaltung jede Spende ohne Nacharbeit.

1. Öffnen Sie den Hike und den Reiter Spendenzwecke.
2. Klicken Sie auf Spendenzweck anlegen.
3. Tragen Sie den Titel ein, optional eine Beschreibung.
4. Wählen Sie unter Aktionscode einen Eintrag (Aktionscode wählen). Die Liste zeigt Code und Name der aktiven Aktionscodes aus Finanzen.
5. Tragen Sie optional ein Sammelziel in Franken ein. Leer lassen heisst: kein Ziel.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Jeder Zweck erscheint als Karte mit seinem Aktionscode und den Zahlen Läuferinnen und Läufer, Sammelziel und Zugesagt. Auf der Karte können Sie:

• mit den Pfeilen Nach oben und Nach unten die Reihenfolge ändern,
• mit Bearbeiten Titel, Beschreibung, Aktionscode und Sammelziel ändern,
• unter Bild ein Bild hochladen (JPEG, PNG, WebP oder AVIF),
• mit dem Schalter unter Aktiv den Zweck stilllegen oder wieder aktivieren.

Ein Spendenzweck lässt sich nicht löschen, nur stilllegen. Seine Zusagen bleiben erhalten. Wird ein Aktionscode in Finanzen stillgelegt, behält ein Zweck, der ihn schon trägt, ihn weiterhin; für neue Zwecke steht er nicht mehr zur Wahl.

Felder je Rolle

Im Reiter Felder je Rolle legen Sie fest, welche Angaben eine Anmeldung verlangt – für jede der vier Rollen getrennt.

1. Wählen Sie oben unter Rolle die Rolle: Läuferin oder Läufer, Helferin oder Helfer, Spenderin oder Spender oder Grosssponsor.
2. Im Kasten Felder dieser Rolle fügen Sie mit Feld hinzufügen Felder an. Je Feld bestimmen Sie Beschriftung, Schlüssel, Typ, Platzhalter und ob es ein Pflichtfeld ist; bei Auswahlfeldern zusätzlich die Auswahlmöglichkeiten. Mit Nach oben und Nach unten ordnen Sie, mit Entfernen löschen Sie ein Feld. Je Rolle sind höchstens 25 eigene Felder möglich.
3. Im Kasten Ziele im CRM wählen Sie für jedes Feld, wohin sein Wert geschrieben wird: ein Feld im Kontakt, ein Feld in der Firma oder Kein Ziel.
4. Im Kasten Zustimmung tragen Sie Version und Text der Zustimmung ein – den Text, dem eine Person bei der Anmeldung zustimmt.
5. Unter Mindestalter ohne Einverständnis der Eltern tragen Sie ein Alter zwischen 6 und 25 ein. Darunter verlangt die Anmeldung Elternangaben und ein unterschriebenes Formular, das Sie später unter Teilnehmende freigeben. Leer lassen heisst: keine Altersprüfung.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Typ	Wofür
Text (einzeilig), Text (mehrzeilig)	Freie Angaben
E-Mail, Telefon, URL, Zahl, Datum	Angaben mit fester Form
Auswahl (Dropdown), Auswahl (Radio)	Eine Wahl aus Ihren Auswahlmöglichkeiten
Checkbox	Ja oder nein
Verstecktes Feld	Ein Wert, den die Person nicht sieht

Wichtig: Jedes Feld braucht ein Ziel. Solange eines fehlt, zeigt der Kasten Ziele im CRM ein rotes Abzeichen … Felder ohne Ziel, und die Felder lassen sich nicht speichern. Kein Ziel ist eine gültige Wahl, muss aber ausdrücklich getroffen werden: Die Angabe steht dann nur in der Anmeldung und nicht am Kontakt.

Tipp: Speichern Sie, bevor Sie oben die Rolle wechseln. Beim Wechsel lädt das Formular die gespeicherten Felder der anderen Rolle, und nicht gespeicherte Änderungen gehen verloren.

Tipp: Ändern Sie den Text der Zustimmung, vergeben Sie auch eine neue Version. So bleibt nachvollziehbar, welcher Fassung jemand zugestimmt hat.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Der Knopf Hike anlegen fehlt, die Grunddaten sind nur eine Anzeige	Ihnen fehlt das Recht Hikes anlegen, bearbeiten, starten und beenden	Ihre Administration um das Recht bitten
Speichern des Hike wird abgewiesen	Der deutsche Name fehlt, das Ende liegt vor dem Datum des Hike, das Ende der Anmeldung vor ihrem Beginn, oder die Höchstzahl ist kleiner als 1	Angaben korrigieren
Die Adresse ist gesperrt	Der Hike ist nicht mehr im Zustand Entwurf	Die Adresse steht in Links, die schon verschickt sein können; sie bleibt deshalb fest
Eine geänderte Adresse wird nicht übernommen	Ein anderer Hike Ihrer Organisation trägt sie schon	Eine andere Adresse wählen
Ein Knopf für den gewünschten Zustand fehlt	Der Wechsel ist im aktuellen Zustand nicht möglich	Den Weg über die Tabelle oben gehen, etwa von Entwurf erst zu Veröffentlicht, dann zu Läuft
Die GPX-Datei wird abgewiesen	Die Datei ist keine GPX-Datei, ist grösser als 4 MB oder enthält keine auswertbare Strecke	Die Streckenlänge von Hand eintragen
Unter Aktionscode steht Keine Aktionscodes vorhanden	In Finanzen gibt es keinen aktiven Aktionscode	In Finanzen unter Spenden → Aktionscodes einen anlegen
Ein Spendenzweck lässt sich nicht speichern	Kein Aktionscode gewählt, oder der gewählte ist inzwischen stillgelegt	Einen aktiven Aktionscode wählen
Die Felder einer Rolle lassen sich nicht speichern	Ein Feld hat kein Ziel, es sind mehr als 25 Felder, oder der Feldkatalog beanstandet etwas (die Gründe stehen unter dem Formular)	Ziel wählen, Felder reduzieren oder die genannten Felder korrigieren
Die Zustimmung wird nicht übernommen	Nur Version oder nur Text der Zustimmung ausgefüllt	Beides ausfüllen oder beides leeren

Weiterlesen

• Hike im Überblick
• Teilnehmende, Zusagen und Sponsoring
• Helferplanung und Ergebnisse
• Häufige Fragen zu Hike