Der Onboarding-Assistent
Wie der Onboarding-Assistent eine neue Organisation vorbereitet: Branchenprofil, Branchen-Vorlage, sieben Fragen und KI-Vorschläge für Felder, Vorlagen und Event-Vorlagen.
Worum es geht
Der Onboarding-Assistent hilft Administratoren, eine neue Organisation in wenigen Minuten sinnvoll vorzubereiten. Er fragt nach Branche und Arbeitsweise und schlägt danach passende Felder und Vorlagen vor. Nichts davon ist Pflicht – Sie können jeden Schritt überspringen.
Wann der Assistent erscheint
- Er erscheint Administratoren, wenn sie nach der Anmeldung das Dashboard öffnen, solange der Assistent in dieser Organisation noch nicht abgeschlossen oder übersprungen wurde.
- Er erscheint nur, wenn KI in Ihrer Organisation eingeschaltet ist. Ohne KI öffnet sich direkt das Dashboard.
- Nach dem Abschluss oder dem Überspringen erscheint er nicht mehr. Einen Menüeintrag, um ihn später erneut zu starten, gibt es nicht – alles, was er einrichtet, können Sie aber auch von Hand anlegen.
Schritt 1: Branchenprofil
Die erste Frage lautet «Welches Profil beschreibt eure Organisation am besten?».
| Profil | Für wen |
|---|---|
| Gemeinnützige Organisation | Stiftung, Verein, NPO – Spenden, Förderer und Patenschaften |
| Handwerk und Bau | Elektro, Installation, Bau und verwandte Gewerke – Aufträge, Rapporte und Material |
| Kein Profil | Neutrale Begriffe, keine Vorschläge. Passt für die meisten Organisationen. |
Das Profil passt Begriffe und Vorschläge in Scorebase an. Es schaltet nichts frei und nichts ab. Ihre Wahl wird sofort gespeichert – auch wenn Sie den Rest überspringen. Klicken Sie auf Weiter. Ändern können Sie das Profil jederzeit unter Einstellungen → Allgemein → Branchenprofil, siehe Organisation verwalten.
Schritt 2: Branchen-Vorlage
Unter Branchen-Vorlage wählen stehen vier Vorlagen zur Wahl: Event-Catering, Treuhand, Handwerk und Agentur. Jede Karte zeigt, wie viele Felder, Beispiel-Aufgaben und Tags sie mitbringt.
- Ein Klick auf eine Karte wendet die Vorlage sofort an: Scorebase legt die Zusatzfelder im CRM, Tags, Regeln für die Lead-Bewertung und Beispiel-Aufgaben an. Die Meldung nennt, wie viele Felder und Aufgaben entstanden sind.
- Ohne Vorlage fortfahren überspringt diesen Schritt.
Schritt 3: Sieben kurze Fragen
Oben sehen Sie «Frage 1 von 7» und einen Fortschrittsbalken. Mit Weiter und Zurück blättern Sie; bei der letzten Frage heisst die Schaltfläche Fertig. Überspringen beendet den Assistenten sofort – was bis dahin angelegt wurde, bleibt bestehen.
| Frage | Antwortmöglichkeiten |
|---|---|
| Welche Branche beschreibt euch am besten? | Event / Catering, Treuhand, Handwerk, Agentur, Gastronomie, Beratung, Andere |
| Wie gross ist euer Team? | 1-5, 6-15, 16-50, 50+ |
| Was ist eine typische Aufgabe bei euch? | Freitext, zum Beispiel «Offerten erstellen» |
| Welche Apps wollt ihr aktiv nutzen? | CRM, Flow, Email, Kampagnen, Eventmanager, Finanzen (Mehrfachauswahl) |
| Wie viele Kunden habt ihr ungefähr? | Unter 50, 50-500, 500-2000, Über 2000 |
| Wichtigste Sprache(n)? | Nur Deutsch, Deutsch + Französisch, Deutsch + Englisch, Deutsch + Französisch + Italienisch, International |
| Habt ihr saisonale Spitzen? | Freitext, zum Beispiel «Mai-September» oder «Nein» |
Jede Antwort wird sofort gespeichert. Die Frage nach den Apps dient nur den Vorschlägen – sie schaltet keine App ein oder aus. Welche Apps Ihre Organisation nutzt, legen Sie unter App-Zugriff fest, siehe Apps und Abo.
Schritt 4: Die Vorschläge prüfen
Nach der letzten Frage bereitet die KI Ihr Setup vor. Danach erscheint Deine Vorschläge mit einer kurzen Begründung und bis zu vier Gruppen:
| Gruppe | Was angelegt wird |
|---|---|
| CRM Custom-Fields (Kontakt) | Zusatzfelder für Kontakte im CRM |
| CRM Custom-Fields (Firma) | Zusatzfelder für Firmen im CRM |
| Email-Templates | Vorlagen für E-Mails |
| Event-Blueprints | Vorlagen für Events im Eventmanager |
Dazu zeigt Scorebase vorgeschlagene Tags als Anregung.
- Entfernen Sie das Häkchen bei jeder Gruppe, die Sie nicht übernehmen möchten.
- Klicken Sie auf Alle anwenden. Scorebase legt die angehakten Vorschläge an und öffnet das Dashboard.
- Oder klicken Sie auf Überspringen – dann wird nichts angelegt.
Alles, was der Assistent anlegt, können Sie später in der jeweiligen App ändern oder löschen.
Tipps
- Nehmen Sie sich fünf Minuten Zeit: Je genauer die Antworten, desto brauchbarer die Vorschläge.
- Übernehmen Sie lieber wenige Felder und ergänzen Sie später, als viele Felder anzulegen, die niemand pflegt.
- Nach dem Assistenten geht es weiter mit Organisation einrichten.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Der Assistent erscheint nicht | Sie sind nicht Administrator, KI ist ausgeschaltet oder der Assistent wurde bereits abgeschlossen | Richten Sie die Organisation von Hand ein, siehe Organisation einrichten. |
| Statt der Vorschläge erscheint wieder die letzte Frage mit einer Fehlermeldung | Die KI konnte keine Vorschläge erstellen | Klicken Sie erneut auf Fertig – oder Überspringen und später von Hand einrichten. |