Genehmigungen: Absenzen, offene Schichten, Spesen und Tausch
Anträge der Mitarbeitenden in der App Personal entscheiden: Ferien und Absenzen, Meldungen auf offene Schichten, Spesen mit Auszahlung und Schichttausch – einzeln oder als Sammelaktion.
Ziel
Sie entscheiden, was Ihre Mitarbeitenden im Staff-Portal beantragen: Absenzen, Übernahme offener Schichten, Spesen und Schichttausch.
Voraussetzungen
- Der Bereich Genehmigungen ist freigeschaltet.
- Sie haben das Recht Genehmigungen verwalten. Ohne dieses Recht bleiben die Listen leer.
- Sind Sie nur für bestimmte Standorte zuständig, sehen Sie bei offenen Schichten und beim Tausch nur deren Vorgänge.
Die Übersicht
Genehmigungen zeigt oben, wie viele Vorgänge auf Ihre Entscheidung warten, und vier Kacheln mit Zählern:
| Kachel | Inhalt |
|---|---|
| Absenzen | Ferien- und Absenzanträge |
| Offene Schichten | Schichten zur Übernahme freigeben und Meldungen entscheiden |
| Spesen | Eingereichte Spesen prüfen, genehmigen und auszahlen |
| Schicht-Tausch | Tausch- und Abgabe-Anfragen |
Die Dashboard-Kacheln Offene Absenzen, Offene Schicht-Anfragen, Offene Spesen und Offene Tausch-Anfragen zählen dieselben Vorgänge.
Absenzen
Reiter: Ausstehend, Genehmigt, Abgelehnt, Alle.
Jeder Antrag zeigt Person, Art (Ferien, Krank, Unbezahlt, Sonstiges), Zeitraum mit halben Tagen („1. Tag halb", „letzter Tag halb"), Notiz und gegebenenfalls Attest ansehen. Das Kennzeichen „… weitere abwesend" zeigt, wer im gleichen Zeitraum ebenfalls fehlt.
Genehmigen:
- Klicken Sie auf Genehmigen. Die Person wird für den Zeitraum als abwesend eingetragen und erscheint im Plan rot.
- Kollidiert die Absenz mit geplanten Schichten, erscheint eine Warnung mit den betroffenen Schichten. Die Genehmigung wird nicht blockiert.
- Bei Krankheit mit Kollisionen fragt der Dialog Betroffene Schichten zur Vertretung ausschreiben?. Wählen Sie die Schichten und klicken Sie auf Ausschreiben: Die Zuweisung wird gelöst, und qualifizierte, verfügbare Mitglieder erhalten eine Mitteilung, dass sie sich melden können. Der Antrag zeigt danach „Zur Vertretung ausgeschrieben" mit dem Stand Offen oder Besetzt.
Ablehnen: Klicken Sie auf Ablehnen und geben Sie eine Begründung ein (Pflicht).
Die Person erhält „Absenz genehmigt" bzw. „Absenz abgelehnt" mit Ihrer Begründung.
Unten zeigt Team-Abwesenheiten (Monat) alle genehmigten Absenzen des laufenden Monats. Die Jahresübersicht finden Sie im Urlaubsplaner.
Offene Schichten
Die Seite hat drei Bereiche.
Offene Meldungen: Wer eine offene Schicht übernehmen möchte, erscheint hier („… möchte übernehmen:"), mit Einsatz, Zeit, aktuell zugeteilter Person und Nachricht.
- Annehmen: Die Schicht geht an die meldende Person. Alle anderen Meldungen zur selben Schicht werden automatisch abgelehnt. Die Person erhält „Schicht zugeteilt", die anderen „Schicht anderweitig vergeben".
- Ablehnen: Optional mit Begründung. Die Person erhält „Schicht-Meldung abgelehnt".
Wichtig: Beim Annehmen prüft die App weder Arbeitsrecht noch Qualifikation. Prüfen Sie die Person vorher.
Schichten zur Übernahme freigeben: Alle kommenden Schichten mit Suche Event, Rolle oder Person suchen.... Mit dem Schalter Offen geben Sie eine Schicht zur Übernahme frei – die bisher zugeteilte Person bleibt dabei zugeteilt, bis Sie eine Meldung annehmen. (Im Plan entfernt Ausschreiben die Zuweisung dagegen sofort.)
Zuletzt entschieden: Die letzten 20 Entscheide.
Spesen
Reiter: Eingereicht, Genehmigt, Ausbezahlt, Abgelehnt, Alle.
Jede Spese zeigt Person, Kategorie, Datum, Event, Notiz, Betrag und Beleg ansehen.
- Genehmigen: Ist ein Event verknüpft, können Sie die Spese mit Ins Event-Budget übernehmen als Ausgabe beim Event im Eventmanager verbuchen (Kategorie „Personal-Spesen").
- Ablehnen: Begründung ist Pflicht.
- Ausbezahlt: Markiert eine genehmigte Spese als ausbezahlt – ohne Rückfrage.
Die Person erhält „Spesen genehmigt", „Spesen abgelehnt" bzw. „Spesen ausbezahlt". Ausbezahlt ist eine Markierung – eine Zahlung löst der Knopf nicht aus.
Welche Spesenarten es gibt, mit welchem Höchstbetrag und ob ein Beleg Pflicht ist, legen Sie unter Einstellungen → Spesenarten fest.
Schicht-Tausch
Unter Offene Anfragen stehen alle Tausch- und Abgabe-Anfragen („Möchte tauschen" bzw. „Möchte abgeben") mit Betroffene Schicht, Angebotene Schicht, Grund und den Interessenten mit ihren Skills.
- Genehmigen (bei einer interessierten Person): Die Schicht geht an diese Person; beim Tausch geht die angebotene Schicht an die anfragende Person.
- Ablehnen: Mit Grund.
- Ohne Interessenten lässt sich eine Anfrage nur ablehnen.
Unter Abgeschlossene Anfragen sehen Sie frühere Entscheide.
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Offen | Noch niemand interessiert |
| Interesse vorhanden | Mindestens eine Person würde übernehmen |
| Genehmigt / Abgelehnt | Entschieden |
| Storniert | Von der anfragenden Person zurückgezogen |
| Abgelaufen | Die Schicht ist vorbei |
Automatisch genehmigen: Unter Einstellungen → Arbeitsrecht → Automatisierung schalten Sie Tausche automatisch genehmigen ein. Dann wird ein Tausch ohne Ihr Zutun genehmigt, sobald alle Regeln erfüllt sind: bestätigte Skills, kein Arbeitsrechts-Verstoss, Wochenstunden eingehalten.
Sammelaktionen
Bei Absenzen, offenen Meldungen und Spesen wählen Sie mit den Häkchen (oder Alle … auswählen) mehrere Einträge. Die Leiste unten zeigt „… ausgewählt" mit Genehmigen (bzw. Annehmen) und Ablehnen.
- Beim Ablehnen von Absenzen und Spesen ist eine Begründung Pflicht; alle Betroffenen werden benachrichtigt.
- Beim Sammel-Genehmigen von Absenzen gibt es keine Kollisionsprüfung und kein Vertretungsangebot. Genehmigen Sie Krankmeldungen mit geplanten Schichten deshalb einzeln.
- Beim Sammel-Genehmigen von Spesen wird nichts ins Event-Budget übernommen.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| „Genehmigungen nicht aktiviert" | Bereich nicht freigeschaltet | Administratorin oder Support |
| Die Listen sind leer, obwohl Zähler etwas zeigen | Recht Genehmigungen verwalten fehlt | Rolle anpassen lassen |
| Ins Event-Budget übernehmen fehlt | Die Spese hat kein Event | Nur Spesen mit Event lassen sich ins Event-Budget übernehmen |
| Eine Tausch-Anfrage lässt sich nicht genehmigen | Noch niemand hat Interesse gezeigt | Abwarten oder ablehnen |
| Die kranke Person steht weiter im Plan | Beim Genehmigen wurden die Schichten nicht zur Vertretung ausgeschrieben | Im Plan Ausschreiben oder umbesetzen |