Tags und eigene Felder
Datensätze mit Tags ordnen, Tags organisationsweit verwalten und eigene Felder für Kontakte und Unternehmen anlegen.
Worum es geht
Mit Tags ordnen Sie Datensätze frei in Gruppen – etwa „Sponsor“, „Presse“ oder „Grossspender“. Mit eigenen Feldern (in der Oberfläche Zusatzfelder bzw. Benutzerdefinierte Felder) erfassen Sie Angaben, die das Standardformular nicht kennt, zum Beispiel „Mitglied seit“ oder „Lieblingsprojekt“.
Tags vergeben
- Öffnen Sie einen Kontakt oder ein Unternehmen.
- Klicken Sie in der Karte Tags und Notizen (bei Unternehmen Tags und Beschreibung) auf Bearbeiten.
- Tippen Sie ins Feld Tags und wählen Sie einen bestehenden Tag oder bestätigen Sie einen neuen mit
Enteroder einem Komma. - Klicken Sie auf Speichern.
Tags lassen sich auch beim Anlegen vergeben und für viele Datensätze auf einmal über Tags hinzufügen bzw. Tags entfernen in der Massenaktion, siehe Listen, Suche, Filter und Ansichten.
Tipp: Tippen Sie einen Tag in anderer Schreibweise ein, als er schon existiert (etwa „sponsor“ statt „Sponsor“), übernimmt Scorebase die bestehende Schreibweise und meldet: „Dieser Tag ist bereits als … vorhanden – die Schreibweise wurde nicht verdoppelt.“
Tags organisationsweit verwalten
Unter Einstellungen → Tags verwalten sehen Sie alle Tags Ihrer Organisation mit der Anzahl Unternehmen und Kontakte, die sie tragen. Die Seite ist nicht in jeder Organisation freigeschaltet.
| Aktion | Wirkung |
|---|---|
| Neuer Tag | Legt einen Tag mit Name und optional Farbe an; er steht danach überall zur Auswahl |
| Umbenennen | Setzt den Neuer Name bei allen Datensätzen, die den Tag tragen |
| Farbe | Öffnet Tag kennzeichnen mit Farbe und Beschreibung |
| Löschen | Entfernt den Tag von allen Unternehmen und Kontakten – die Datensätze selbst bleiben erhalten |
Wichtig: Umbenennen und Löschen wirken auf alle Datensätze der Organisation und lassen sich nicht rückgängig machen.
Wer Tags anlegen, ändern oder löschen darf, regeln die Rechte Tags erstellen, Tags bearbeiten, Tags löschen bzw. Tags verwalten (alle Aktionen).
Eigene Felder
Felder für alle Datensätze anlegen (nur Administratoren)
- Öffnen Sie Einstellungen. Scrollen Sie zu Benutzerdefinierte Felder.
- Wählen Sie den Reiter Kontakt-Felder oder Unternehmens-Felder.
- Klicken Sie auf Neues Feld erstellen.
- Wählen Sie unter Gilt für: Kontakte, Unternehmen oder Beides.
- Geben Sie den Feldname ein und wählen Sie den Feldtyp.
- Ordnen Sie das Feld einer Kategorie zu oder legen Sie eine neue an (zum Beispiel „Finanzdaten“). Kategorien erscheinen auf der Detailseite als eigene Karten.
- Legen Sie fest, ob es ein Pflichtfeld ist. Bei Auswahlfeldern tragen Sie unter Optionen die Werte ein.
- Klicken Sie auf Erstellen.
| Feldtyp | Wofür |
|---|---|
| Text | Kurzer Text |
| Langtext | Mehrzeiliger Text |
| Zahl | Zahlenwerte |
| Ja/Nein | Ein Häkchen |
| Datum | Ein Kalenderdatum |
| Auswahl | Genau ein Wert aus einer Liste |
| Mehrfachauswahl | Mehrere Werte aus einer Liste |
| URL | Eine Webadresse |
| Eine E-Mail-Adresse |
Die Reihenfolge ändern Sie per Ziehen; sie wird sofort gespeichert. Eigene Felder sind nicht in jeder Organisation freigeschaltet – fehlt der Bereich, erscheint Benutzerdefinierte Felder nicht aktiviert.
Ein Feld direkt auf der Detailseite anlegen
Auf der Detailseite finden Sie unter den Karten Zusatzfeld hinzufügen. Dort wählen Sie zusätzlich den Geltungsbereich:
- Für alle Datensätze – das Feld erscheint überall und ist filterbar. Das dürfen nur Administratoren.
- Nur für diesen Datensatz – das Feld gilt nur hier. Dafür genügt das Recht, den Datensatz zu bearbeiten.
Felder, die nur an einem Datensatz hängen, listet Einstellungen unter Felder an einzelnen Datensätzen. Mit Auf ganze Organisation ausweiten machen Administratoren daraus ein Feld für alle Datensätze; gleichnamige Einzelfelder werden dabei zusammengeführt.
Werte eintragen
Die Werte eigener Felder bearbeiten Sie auf der Detailseite in der jeweiligen Karte über Bearbeiten. Für viele Datensätze auf einmal nutzen Sie Zusatzfeld setzen in der Massenaktion. Eigene Felder für alle Datensätze stehen als Spalten zur Verfügung und lassen sich in den erweiterten Filterregeln verwenden.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Tags verwalten fehlt in den Einstellungen | Nicht freigeschaltet oder Sie sind nicht Administrator | Administration fragen |
| Für alle Datensätze führt zu einem Fehler | Nur Administratoren dürfen organisationsweite Felder anlegen | Nur für diesen Datensatz wählen oder Administration fragen |
| Ein Feld erscheint nicht als Spalte | Es gilt nur für einen Datensatz | Auf ganze Organisation ausweiten |
| Ein Tag hat plötzlich eine andere Schreibweise | Jemand hat ihn unter Tags verwalten umbenannt | Im Änderungsprotokoll des Datensatzes nachsehen |