Rapporte und Material
Arbeitsrapporte aus Zeiten und Material erstellen, unterschreiben lassen, als PDF abschliessen und verrechnen; Material erfassen, per Foto erkennen und im Katalog pflegen.
Worum es geht
Für Handwerk und Dienstleistung braucht es mehr als Aufgaben: Material muss erfasst, die Arbeit rapportiert und vom Kunden unterschrieben werden. Die Module Material und Rapporte decken diesen Weg ab, bis zur Rechnung in Finanzen.
Voraussetzungen:
- Die Module Material bzw. Rapporte sind eingeschaltet (Einstellungen → Module).
- Für Rapporte das Recht „Rapporte verwalten (alle Aktionen)", für Material „Material erfassen", für den Katalog „Materialkatalog verwalten". In der Grundeinstellung haben alle Benutzer diese Rechte.
- Für Rechnungen aus Rapporten braucht Ihre Organisation die App Finanzen.
Material erfassen
Material erfassen Sie im Projekt im Reiter Material oder in einer Aufgabe im Abschnitt Material.
- Tippen Sie bei Bezeichnung den Namen ein. Treffer aus dem Materialkatalog werden vorgeschlagen und übernehmen Einheit und Preis.
- Ergänzen Sie Menge, Einheit, Einzelpreis CHF, Datum und optional die Aufgabe (optional).
- Lassen Sie Abrechenbar eingeschaltet, wenn das Material verrechnet wird.
- Klicken Sie auf Erfassen.
Die Liste zeigt je Position Menge, Einzelpreis und Total, darüber die Summe und den Anteil „davon abrechenbar". Positionen lassen sich bearbeiten und löschen.
Material vom Foto
Ist in Ihrer Organisation KI eingeschaltet, erkennt Foto scannen die Positionen eines Lieferscheins oder einer Materialliste:
- Foto aufnehmen oder Bild hochladen (PNG, JPEG oder WEBP, kein PDF).
- Prüfen und korrigieren Sie die erkannten Positionen. Treffer im Katalog sind mit Katalog markiert.
- Übernehmen Sie die gewählten Positionen.
Tipp: Gutes Licht und ein gerader Blickwinkel verbessern die Erkennung deutlich.
Materialkatalog
Der Katalog (Seitenleiste → Materialkatalog) enthält Ihre Stammdaten für die Materialerfassung.
- Neue Position: Name, Artikelnummer, Einheit, Verkaufspreis CHF, Einkaufspreis CHF, Lieferant, Kategorie, Beschreibung, Tags und der Schalter Aktiv (in Erfassung wählbar).
- CSV importieren: eine Position pro Zeile im Format
Name;Einheit;Preis;ArtNr, höchstens 1000 Zeilen. Eine Kopfzeile wird übersprungen. Sie können die Zeilen auch direkt einfügen. - Externe Quellen: Der Katalog synchronisiert sich automatisch aus einer CSV-Adresse, zum Beispiel aus einer als CSV veröffentlichten Google-Tabelle. Unter Quelle hinzufügen geben Sie Name, CSV-URL und Sync-Intervall (Stunden) an, laden mit Spalten laden die Spalten und ordnen sie den Katalogfeldern zu („Name" ist Pflicht). Jetzt synchronisieren startet sofort.
Wichtig: Positionen aus einer externen Quelle werden beim nächsten Abgleich überschrieben. Ändern Sie sie deshalb in der Quelle, nicht im Katalog.
Wer den Katalog nicht verwalten darf, sieht den Hinweis Keine Berechtigung.
Rapporte
Ein Rapport fasst zusammen, was in einem Zeitraum geleistet wurde: Arbeitszeiten, Material, Pauschalen, Bemerkungen und Fotos. Rapporte gibt es pro Projekt (Reiter Rapporte) und pro Space (Reiter Rapporte auf der Space-Seite).
Rapport anlegen
- Öffnen Sie im Projekt den Reiter Rapporte und klicken Sie auf Neuer Rapport.
- Vergeben Sie optional einen Titel (optional) und wählen Sie den Zeitraum Von und Bis.
- Lassen Sie Zeiten und Material automatisch übernehmen eingeschaltet.
- Klicken Sie auf Erstellen. Der Rapport öffnet sich als Entwurf.
Einen Rapport zu einer einzelnen Aufgabe starten Sie in der Aufgabe mit Rapport erstellen.
Den Entwurf bearbeiten
| Bereich | Was Sie tun |
|---|---|
| Titel, Notizen | Überschrift und einleitender Text |
| Verrechnung | Nach Aufwand (Regie): Zeit und Material werden zu Rechnungspositionen. Pauschal (Fixpreis): Zeit und Material stehen nur zur Dokumentation auf dem Rapport, verrechnet wird die Pauschale. Voreinstellung ist die Verrechnungsart des Projekts. |
| Zeitraum | Zeiten & Material übernehmen erzeugt die Zeit- und Materialzeilen neu; Bemerkungen und Fotos bleiben erhalten |
| Arbeitszeiten, Material | Übernommene Zeilen anpassen oder entfernen |
| Pauschalen | Pauschale hinzufügen mit Bezeichnung und Betrag (CHF) |
| Bemerkungen | Text hinzufügen |
| Fotos | Foto hochladen |
Abgelehnte Zeiten aus der Zeitfreigabe werden nicht übernommen.
Mit KI stehen zwei Helfer bereit:
- Diktieren: Sprechen Sie Arbeitszeiten, Material und Bemerkungen ein, zum Beispiel „Zwei Stunden Verkabelung im Erdgeschoss, fünf Meter Kabel und drei Steckdosen". Die KI schlägt Zeilen vor; nichts wird ohne Ihre Bestätigung gespeichert. Übernommene Arbeitszeiten bucht die App zusätzlich in der Zeiterfassung.
- Wochenbericht (KI-Entwurf) (nur im Projekt): Die KI fasst die Woche kundentauglich zusammen. Sie prüfen den Text und speichern ihn mit Als Rapport-Entwurf speichern. Es wird nichts automatisch versendet.
Finalisieren und unterschreiben
- Prüfen Sie den Entwurf mit Vorschau.
- Klicken Sie auf Finalisieren.
- Lassen Sie den Kunden im Feld Unterschrift (optional) auf dem Bildschirm unterschreiben und tragen Sie den Name der unterschreibenden Person ein.
- Klicken Sie auf Jetzt finalisieren.
Beim Finalisieren erhält der Rapport eine Nummer, der Inhalt wird eingefroren und ein PDF erzeugt (PDF öffnen). Finalisierte Rapporte lassen sich nicht mehr bearbeiten. Eine vergessene Unterschrift ergänzen Sie über … → Unterschrift nachtragen; das PDF wird dann neu erzeugt, Nummer und Inhalt bleiben gleich.
Tipp: Kein Netz auf der Baustelle? Unterschrift und Abschluss werden auf dem Gerät gesichert und automatisch gesendet, sobald wieder Empfang da ist. Ein Hinweis im Rapport zeigt, dass er noch wartet.
Rechnung aus dem Rapport
Bei einem finalisierten Rapport öffnet Rechnung erstellen den Dialog Rechnung aus Rapport. Wählen Sie den Belegtyp (Rechnung oder Offerte) und bestätigen Sie. Die App legt in Finanzen einen Beleg mit genau den Positionen an, die der Kunde unterschrieben hat. Zeilen ohne Stundensatz oder ohne Preis werden übersprungen; bei pauschalen Rapporten wird nur die Pauschale verrechnet.
Die Verrechnung von Zeiten und Material ohne Rapport ist im Artikel Kunden, Kundenportal und Wirtschaftlichkeit beschrieben.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Reiter Material oder Rapporte fehlt | Modul ausgeschaltet | Admin: Einstellungen → Module |
| „Du hast keine Berechtigung, Rapporte zu verwalten." | Recht „Rapporte verwalten (alle Aktionen)" fehlt | Administration fragen |
| Finalisieren ist ausgegraut | Der Rapport hat noch keine Zeilen | Zeiten übernehmen oder Zeilen hinzufügen |
| Keine Arbeitszeiten übernommen | Im Zeitraum sind keine Zeiten erfasst, oder sie wurden abgelehnt | Zeitraum prüfen, Zeiten & Material übernehmen |
| Rechnung erstellen fehlt | Rapport ist noch Entwurf, oder Finanzen ist nicht verfügbar | Rapport finalisieren; Finanzen-Zugang prüfen |
| Rechnung ohne Zeitpositionen | Kein Stundensatz hinterlegt | Stundensatz im Projekt oder unter Einstellungen → Wirtschaftlichkeit setzen |
| Foto scannen fehlt | KI ist in Ihrer Organisation ausgeschaltet | Administration fragen |