Spender, Zwecke, Projekte und Patenschaften

Ziel

Sie pflegen die Stammdaten der Spendenbuchhaltung so, dass Zahlungen richtig zugeordnet und auf das richtige Konto gebucht werden.

Voraussetzungen

• Spendenbuchhaltung freigeschaltet (Menügruppe Spenden).
• Lesen: Spenden anzeigen. Zwecke, Projekte, Patenschaften und Spenderprofile pflegen: Spenden-Stammdaten verwalten (Zwecke, Projekte, Patenschaften).
• Zahlungsreferenz und Einzahlungskonten liegen unter Stammdaten → Einstellungen und sind nur für Administratoren sichtbar.

Spender

Spenden → Spender zeigt alle Kontakte und Unternehmen mit Spenderprofil oder mindestens einer Spende. Oben stehen Spender total, Mit Spenderprofil und Ohne Bescheinigungs-Einwilligung. Sie suchen nach Name oder E-Mail und filtern mit Nur ohne Einwilligung. Ein Spender ist kein eigener Datensatz, sondern ein Kontakt oder Unternehmen aus dem CRM – im CRM öffnet ihn dort.

Die Detailseite zeigt das Spenderprofil, die Spenden des Spenders und die Datenschutz-Aktionen. Mit Profil anlegen bzw. Bearbeiten pflegen Sie:

Feld	Wofür
ESR-/QR-Referenznummer	Die Spendernummer. Über sie ordnet der Bank-/ESR-Import Zahlungen automatisch zu.
IBAN	Das Konto des Spenders; verschlüsselt gespeichert. Zahlungen von diesem Konto werden ihm vorgeschlagen.
LSV-Bankleitzahl, LSV-Mandat aktiv, Mandat unterschrieben am	Für den LSV-Einzug von Patenschaftsbeiträgen
Bevorzugte Sprache	Sprache der Steuerbescheinigung
Kommunikationskanal	Bei Post wird die Spendenbescheinigung nicht per E-Mail versendet, sondern kommt in den Postweg-Stapel
Verdankung	Nie festgelegt, Jährlich, als Zusammenfassung oder Nach jeder Spende
Verdankung erst ab Betrag	Unter diesem Betrag kein Dankschreiben; leer heisst immer verdanken
Spendenbescheinigung erwünscht	Ohne Einwilligung erhält der Spender keine Jahresbescheinigung

Verdankung und Verdankungsschwelle sind Angaben für Ihre Dankschreiben; Finanzen erstellt selbst keine Dankschreiben.

Datenauskunft zeigt alle Daten, die die Spendenbuchhaltung zu dieser Person gespeichert hat, und lädt sie mit Als Datei herunterladen herunter. Löschbegehren löscht Spenderprofil, Zahlungs-Rohdaten und Notizen sofort; verbuchte Spenden bleiben als Buchungsbelege während der gesetzlichen Frist erhalten. Mehr dazu in Steuerbescheinigungen und Spendenauswertungen.

Spendenzwecke

Spenden → Spendenzwecke ordnet Spenden fachlich ein. Mit Neuer Spendenzweck legen Sie Code, Bezeichnung, Ertragskonto und Beschreibung an und klicken auf Anlegen.

Das Ertragskonto des Zwecks ist die dritte Stufe: Es greift nur, wenn weder der Aktionscode noch das Projekt ein Konto nennen. Mit — kein eigenes Konto — erbt der Zweck die Vorgabe. Einen Zweck, den Sie nicht mehr brauchen, deaktivieren Sie; er verschwindet dann aus den Auswahllisten.

Projekte

Spenden → Projekte führt die Projekte, für die Sie Spenden sammeln. Mit Neues Projekt erfassen Sie Code, Bezeichnung, Spendenzweck, Standort, Ländercode, Start, Ende, Zwischenbericht fällig, Schlussbericht fällig, Verantwortlich und Beschreibung.

In der Liste pflegen Sie bei jedem Projekt zusätzlich Status, Berichtsfristen, Verantwortlich, Standort, Kostenstelle, Ertragskonto und die Zahl der Begünstigten und bestätigen mit Speichern. Das Ertragskonto des Projekts ist in aller Regel entscheidend für die Buchung: Es sticht das Konto des Spendenzwecks. Oben zeigt die Seite die Begünstigten über alle laufenden Projekte.

Nutzt Ihre Organisation die App Aufgaben, erhält jedes neue Projekt dort ein eigenes Projekt mit den Phasen Planung, Umsetzung, Berichte und Abschluss; die Berichtsfristen erscheinen als Aufgaben.

Aktionscodes

Ein Aktionscode ist der vierstellige Code einer Aussendung, der in der Zahlungsreferenz des Einzahlungsscheins steht. An ihm hängt, wohin eine Antwort auf die Aussendung gebucht wird. Angelegt werden Aktionscodes im Postversand der App Kampagnen; unter Spenden → Aktionscodes pflegen Sie dieselben Datensätze aus Sicht der Buchhaltung.

Mit Aktionscode anlegen oder Bearbeiten setzen Sie:

Feld	Bedeutung
Aktionscode	Genau vier Ziffern, später nicht änderbar
Bezeichnung	z. B. „Weihnachtsbrief 2026“
Spendenzweck, Projekt	Vorbelegung für eingehende Zahlungen
Zielkonto	Gesetzt sticht es Projekt und Zweck; Konto des Projekts übernehmen lässt es leer
Einzahlungskonto	Auf welches Konto der Zahlteil der Aussendung lautet
Kostenstelle, Kampagnenachse, Buchungstext	Buchungsdimensionen
Aktiv	Stillgelegte Codes belegen nichts mehr vor

Der Kasten Wohin wird gebucht? fasst die Reihenfolge zusammen: Konto am Aktionscode, sonst Ertragskonto des Projekts, sonst des Spendenzwecks, sonst die Vorgabe der Organisation. Filter Nur aktive und Ohne Konto helfen beim Aufräumen. Zu Aussendungen siehe Kampagnen im Überblick.

Zahlungsreferenz

Unter Stammdaten → Einstellungen → Zahlungsreferenz legen Sie fest, an welchen Stellen der 27-stelligen ESR-/QR-Referenz Ihrer Einzahlungsscheine der Spendercode und der Aktionscode stehen:

1. Schalten Sie Referenz auswerten ein.
2. Geben Sie für den Spendercode Startstelle und Länge ein, für den Aktionscode ebenfalls (Häkchen Enthalten).
3. Kontrollieren Sie die Vorschau: Scorebase erzeugt eine Beispielreferenz und liest sie zurück. „Erzeugen und Zurücklesen stimmen überein.“ muss erscheinen.
4. Klicken Sie auf Layout speichern.

Ohne Layout wertet Scorebase die Referenz nicht aus; Zahlungen werden dann nur über Bankverbindung und Regeln zugeordnet. Das Layout gilt ab dem nächsten Zahlungseingang; bereits gedruckte Einzahlungsscheine behalten ihre Referenz.

Einzahlungskonten

Unter Stammdaten → Einstellungen → Einzahlungskonten hinterlegen Sie die Bankverbindungen, auf die der Zahlteil Ihrer Aussendungen lautet. Neues Einzahlungskonto: Kürzel (darauf zeigen die Aktionscodes, später nicht änderbar), Name, QR-IBAN (nur mit ihr ist eine QR-Referenz zulässig), IBAN, Zahlungsempfänger in genau drei Zeilen, Land und Bilanzkonto. Als Vorgabe setzen, Stilllegen und Wieder in Betrieb nehmen stehen am jeweiligen Konto. Ohne Einzahlungskonto mit QR-IBAN trägt keine Aussendung einen Zahlteil.

Patenschaften und LSV-Einzug

Spenden → Patenschaften führt Patenschaftsplätze. Mit Neue Patenschaft legen Sie Code, Projekt, Altersband, Geschlecht, Beitrag, Währung, Zahlrhythmus und Max. Paten an. Paten ordnen Sie am Platz über die Suche zu (Zuordnen). Weitere Aktionen: Patenschaft beenden, Update verschickt festhalten, Verlauf ansehen, Platz speichern, Platz löschen. Aus Datenschutzgründen führt Scorebase zur begünstigten Person nur ein Altersband, weder Namen noch Geburtsdatum.

Spenden → LSV-Einzug erzeugt aus den aktiven Patenschaften mit gültigem LSV-Mandat eine Einzugsdatei (pain.008) für Ihre Bank:

1. Voraussetzungen: Firmenname und Bank-IBAN der Organisation, die Creditor Identification (von der Bank vergeben) – einmal eintragen und Speichern – sowie bei jedem Paten IBAN, LSV-Mandat aktiv und Mandat unterschrieben am.
2. Prüfen Sie die Geplanten Belastungen und die Übersprungenen Positionen mit Grund.
3. Wählen Sie unter Einzugsdatei erzeugen das Fälligkeitsdatum und die Art des Einzugs (Folgeeinzug (RCUR) oder Erster Einzug des Mandats (FRST)).
4. Klicken Sie auf Einzugsdatei herunterladen und reichen Sie die Datei im E-Banking ein.

Die Datei bucht nichts. Die eingezogenen Beträge kommen mit dem Kontoauszug über den Bank-/ESR-Import in die Prüfung.

Wichtig: Für den LSV-Einzug brauchen Sie eine Lastschrift-Vereinbarung mit Ihrer Bank. Stimmen Sie den ersten Lauf als Testdatei mit der Bank ab.

Förderer

Spenden → Förderer bewertet Grossspender und institutionelle Förderer nach acht gewichteten Kriterien und zeigt eine Ampel mit Handlungsempfehlung. Die Bewerbungs-Pipeline zeigt den Stand der laufenden Förderanträge; verstrichene Antragsfristen werden hervorgehoben. Geführt wird der Förderprozess im CRM – diese Seite zeigt dieselben Daten und die Antragsunterlagen.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Bearbeiten fehlt im Spenderprofil	Ihnen fehlt das Recht für die Spenden-Stammdaten	Recht anfragen
Vorschau der Zahlungsreferenz meldet „stimmen NICHT überein“	Felder überschneiden sich oder sind zu lang	Startstelle und Länge korrigieren
Aktionscode lässt sich nicht ändern	Der Code selbst ist fest	Neuen Aktionscode anlegen, alten stilllegen
Kürzel eines Einzahlungskontos gesperrt	Aktionscodes zeigen darauf	Neues Einzahlungskonto anlegen
Pate fehlt im LSV-Einzug	Mandat nicht aktiv, Unterschriftsdatum oder IBAN fehlt	Spenderprofil ergänzen
LSV-Einzug „noch nicht möglich“	Angaben der Organisation fehlen	Firmenname, Bank-IBAN und Creditor Identification ergänzen