Kurse und Gruppen

Worum es geht

Ein Kurs ist ein Angebot mit mehreren Plätzen, das viele zur selben Zeit belegen – als Einzeltermin oder als Reihe aus mehreren Abenden mit denselben Teilnehmenden, etwa ein Sprachkurs an acht Donnerstagen. Unter Kurse und Gruppen legen Sie die Reihe in einem Zug an, führen die Teilnehmerliste mit Mindest- und Höchstzahl und halten je Abend fest, wer da war.

Jeder Abend steht in derselben Belegung wie alle anderen Termine. Belegt ein Kurs am Donnerstagabend den Seminarraum Nord, ist der Raum für jede andere Buchung und jede Veranstaltung belegt.

Voraussetzungen

• Kurse und Gruppen ist nicht in jeder Organisation freigeschaltet. Fehlt der Bereich bei Ihnen, wenden Sie sich an Ihre Administratorin oder an den Support.
• Ansehen: Recht Termine anzeigen. Anlegen, Teilnehmende eintragen und abmelden, Abende ändern, Anwesenheit und Nachrichten: Termine anlegen und ändern. Kurse haben kein eigenes Recht.
• Beim Abmelden Geld zurückerstatten: zusätzlich Zahlungen und Stornobedingungen verwalten.

Die Kursliste

Oben stehen die Kacheln Laufende Kurse, Plätze gesamt, Auslastung und Personen auf Wartelisten. Darunter wählen Sie Kommende, Laufende Reihen, Vergangene oder Entwürfe und suchen nach Titel, Leitung oder Ort; nur mit freien Plätzen blendet volle Kurse aus.

Die Liste zeigt je Kurs Leitung, Termin bzw. Reihe, Ort, Belegung, Warteliste, Preis und Status:

Status	Bedeutung
Läuft	Die Reihe hat begonnen.
Ausgebucht	Alle Plätze sind vergeben.
Unter Mindestzahl	Es sind weniger Anmeldungen als die Mindestzahl.
Abgesagt	Der Kurs findet nicht statt.
Entwurf	Der Kurs hat noch keinen Termin.

Einen Kurs anlegen

1. Klicken Sie unter Kurse und Gruppen auf Kurs anlegen.
2. Geben Sie den Titel ein.
3. Wählen Sie den Ersten Abend (Datum und Uhrzeit) und die Dauer in Minuten.
4. Tragen Sie die Anzahl Abende und den Abstand in Tagen ein – 7 für wöchentlich. Bei einem Einzeltermin ist der Abstand ohne Bedeutung.
5. Legen Sie Mindestzahl und Höchstzahl fest.
6. Tragen Sie einen Preis ein oder lassen Sie das Feld leer für kostenlos.
7. Wählen Sie einen Raum und/oder eine Leitung. Mindestens eines von beiden ist nötig – sonst hätten die Abende nichts, das sie belegen.
8. Klicken Sie auf Kurs anlegen.

Scorebase legt alle Abende in einem Zug an. Danach gehört jeder Abend sich selbst und lässt sich einzeln verschieben oder absagen. Ist der Raum an einem Abend schon vergeben, wird der Kurs nicht angelegt – prüfen Sie dann die Belegung des Raums.

Die Kursseite

Ein Klick auf einen Kurs öffnet die Kursseite mit den Abschnitten Teilnehmende, Termine, Anwesenheit, Bezahlung und Unterlagen.

Teilnehmende eintragen und abmelden

1. Klicken Sie unter Teilnehmende auf Person eintragen.
2. Tragen Sie Name, E-Mail, Organisation und Telefon ein.
3. Klicken Sie auf Eintragen.

Der Platz ist sofort belegt. Ist kein Platz mehr frei, lässt sich niemand mehr eintragen – die Höchstzahl kann nicht überbucht werden. Die Person wird nach derselben Regel wie bei einer Buchung im CRM als Kontakt erfasst.

Zum Abmelden klicken Sie in der Zeile der Person auf Abmelden:

1. Geben Sie einen Grund ein.
2. Haken Sie Bezahltes zurückerstatten an, wenn Geld zurückgehen soll.
3. Haken Sie Platz der Warteliste anbieten an, wenn jemand wartet.
4. Klicken Sie auf Abmelden.

Eine Abmeldung gilt der ganzen Reihe, nie einem einzelnen Abend. Die Person wird benachrichtigt; gelöscht wird nichts – die Zeile bleibt als Spur stehen.

Warteliste des Kurses

Neben den Teilnehmenden steht die Warteliste in der Reihenfolge des Eingangs. Wird ein Platz frei, bieten Sie ihn mit Platz anbieten an. Angeboten wird immer nur an Position 1, mit einer Frist von 24 Stunden. Verstreicht sie, rückt Position 2 nach. Mehr zur Warteliste: Buchungen verwalten: Eingänge und Warteliste.

Mindest- und Höchstzahl

Der Abschnitt Mindest- und Höchstzahl zeigt, wie viele Plätze belegt sind. Wird die Mindestzahl sieben Tage vor dem ersten Termin nicht erreicht, schlägt die App vor, die Reihe abzusagen – entscheiden muss ein Mensch.

Hinweis: Titel, Mindest- und Höchstzahl und Preis eines bestehenden Kurses lassen sich in der Oberfläche derzeit nicht ändern, und einen ganzen Kurs samt Anmeldungen sagen Sie nicht mit einem Klick ab. Um eine Reihe abzusagen, sagen Sie alle Abende ab (siehe unten, Umfang Die ganze Reihe) und melden die Teilnehmenden einzeln ab – mit Rückerstattung, wenn bezahlt wurde.

Einen Abend verschieben, verlegen oder absagen

Unter Termine der Reihe steht jeder Abend mit Zustand geplant, gewesen, verschoben oder abgesagt.

1. Klicken Sie beim Abend auf Abend … ändern.
2. Wählen Sie unter Was soll geändert werden?: Nur dieser Abend, Dieser und alle künftigen oder Die ganze Reihe.
3. Zum Verschieben tragen Sie ein, wie viele Tage später und Minuten später der Abend beginnen soll, und klicken auf Verschieben. Unter Anderer Raum legen Sie ihn in einen anderen Raum.
4. Zum Absagen klicken Sie auf Abend absagen. Unter Notiz zum Abend halten Sie fest, warum – etwa „statt Mittwoch, Feiertag“.

Die Anmeldungen bleiben dabei unberührt: Ein ausgefallener Abend ist eine Aussage über den Abend, nicht über die Reihe. Die alte Belegung gibt den Raum frei, die neue entsteht daneben. Ist der neue Raum oder die neue Zeit belegt, wird die Änderung abgewiesen.

Anwesenheit festhalten

Unter Anwesenheit steht ein Raster: Teilnehmende mal Abende. Ein Klick auf ein Feld geht den Zustand durch: noch offen, anwesend, entschuldigt, gefehlt. Rechts steht je Person, wie viele Abende sie da war.

Bezahlung

Der Abschnitt Bezahlung zeigt den Preis je Anmeldung und für jede Person den Zustand der Zahlung (kostenlos, offen, bezahlt, fehlgeschlagen, erstattet). Eine offene Zahlung kostet den Platz nicht: Wer unbezahlt angemeldet ist, behält ihn, bis Sie ihn abmelden. Erfasst und erstattet wird unter Zahlungen – der Knopf Zu den Zahlungen führt dorthin. Siehe Bezahlung, Zahlungen und Stornoregeln.

Unterlagen

Unterlagen hängen derzeit am einzelnen Termin, nicht an der Reihe. Der Abschnitt steht deshalb mit Schloss da.

Allen Teilnehmenden schreiben

1. Klicken Sie oben auf der Kursseite auf Nachricht an alle.
2. Schreiben Sie Betreff und Text. Einsetzbar sind die Platzhalter für Name, Datum, Datum und Zeit, Ort und Organisation, etwa {Name} oder {Ort}.
3. Klicken Sie auf Senden.

Die Meldung sagt danach, wie viele Nachrichten verschickt wurden und wie viele nicht zustellbar waren.

Tipps

• Legen Sie für wiederkehrende Kursformate einen Raum fest – dann blockiert der Kurs den Raum an jedem Abend, und niemand vergibt ihn doppelt.
• Tragen Sie Anwesenheit direkt am Abend ein, etwa auf dem Tablet. Die Übersicht rechts zeigt sofort, wer oft fehlt.
• Setzen Sie die Mindestzahl realistisch: Der Absagevorschlag kommt sieben Tage vor dem ersten Termin.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
„Ein Kurs braucht einen Raum oder eine Leitung …“	Beides ist leer.	Raum oder Leitung wählen.
„Die Reihe wäre zu lang. Wähle ein früheres Enddatum.“	Zu viele Abende.	Anzahl Abende verringern oder den Kurs teilen.
Person eintragen ist gesperrt.	Kein Platz mehr frei.	Jemanden abmelden oder die Person auf einen späteren Kurs verweisen.
„Kein Platz mehr frei. Die Datenbank hat die Anmeldung abgewiesen …“	Zwei haben gleichzeitig den letzten Platz vergeben.	Die zweite Anmeldung ist nicht zustande gekommen – das ist so gewollt.
Eine Verschiebung wird abgewiesen.	Der Raum ist zur neuen Zeit belegt.	Andere Zeit oder Anderer Raum wählen.