Datenschutz in der Organisation
Datenexport und Löschantrag für Mitglieder, Löschanträge genehmigen, Einwilligungen, Bearbeitungsverzeichnis nach revDSG und KI-Nachweis – die Datenschutz-Funktionen im Überblick.
Worum es geht
Scorebase unterstützt Sie dabei, das Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) und die DSGVO einzuhalten. Dieser Artikel zeigt, welche Datenschutz-Funktionen es für Mitglieder und für Administratoren gibt.
| Funktion | Für wen | Wo |
|---|---|---|
| Eigene Daten herunterladen | Jedes Mitglied | Mein Profil → Datenschutz & DSGVO |
| Löschung des eigenen Kontos beantragen | Jedes Mitglied | Mein Profil → Datenschutz & DSGVO |
| Löschanträge genehmigen oder ablehnen | Administratoren | Einstellungen → Datenschutz |
| Eigene Einwilligungen einsehen und widerrufen | Administratoren | Einstellungen → Datenschutz |
| Bearbeitungsverzeichnis | Administratoren | Datenschutz in der Navigation des Dashboards |
| KI-Nachweis | Administratoren | Einstellungen → Datenschutz → KI-Nachweis |
Anfragen von Kunden und Kontakten zu ihren Daten (Auskunft, Löschung) bearbeiten Sie im CRM direkt beim Kontakt, siehe Kontakte verwalten.
Die eigenen Daten herunterladen
- Öffnen Sie Mein Profil und scrollen Sie zu Datenschutz & DSGVO.
- Klicken Sie bei Meine Daten herunterladen auf Export anfordern.
- Wählen Sie das Format: JSON (maschinenlesbar), PDF (lesbar) oder Beide Formate.
- Bestätigen Sie mit dem Häkchen und klicken Sie auf Export anfordern.
Scorebase erstellt den Export im Hintergrund und schickt Ihnen den Download-Link per E-Mail. Der Link ist 7 Tage gültig; im Profil sehen Sie den Stand und können dort ebenfalls Herunterladen. Nach 30 Tagen löscht Scorebase den Export endgültig. Ist der Link abgelaufen, fordern Sie einfach einen neuen Export an.
Die Löschung des eigenen Kontos beantragen
- Klicken Sie unter Datenschutz & DSGVO bei Account-Löschung beantragen auf Löschung beantragen.
- Lesen Sie die Warnung. Bei Genehmigung passiert Folgendes:
- Ihre persönlichen Daten werden gelöscht.
- Ihr Name in vergangenen Schichten wird durch «Ehem. Mitarbeiter» ersetzt.
- Bewertungen werden anonymisiert, Zertifikate gelöscht.
- Ihre Mitgliedschaft in der Organisation wird entfernt.
- Geben Sie optional einen Grund an.
- Setzen Sie das Häkchen «Ich verstehe, dass meine persönlichen Daten unwiderruflich gelöscht/anonymisiert werden …».
- Tippen Sie zur Sicherheit LÖSCHEN in das Feld und klicken Sie auf Löschung beantragen.
Ihre Administration muss den Antrag genehmigen. Sie werden per E-Mail informiert. Den Stand sehen Sie im Profil: Ausstehend, Genehmigt, Wird verarbeitet, Abgeschlossen oder Abgelehnt (mit Begründung).
Wichtig: Eine genehmigte Löschung lässt sich nicht rückgängig machen.
Löschanträge bearbeiten (für Administratoren)
- Öffnen Sie Einstellungen → Datenschutz. Die Seite heisst Datenschutz (DSGVO).
- Im Abschnitt DSGVO Löschanfragen stehen alle Anträge mit Name, Status und Begründung.
- Klicken Sie beim Antrag auf das Häkchen-Symbol, um die Löschung zu genehmigen, oder auf das Kreuz-Symbol, um sie abzulehnen.
- Löschung genehmigen: Optional einen Hinweis für die Person eingeben und Genehmigen & anonymisieren klicken. Persönliche Daten werden gelöscht, vergangene Schichten anonymisiert.
- Löschung ablehnen: Einen Grund der Ablehnung eingeben (Pflicht) und Ablehnen klicken.
Tipp: Prüfen Sie vor der Genehmigung, ob gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, etwa für Lohn- oder Buchhaltungsunterlagen. Im Zweifel lehnen Sie mit Begründung ab und besprechen den Fall mit der Person.
Einwilligungen
Unter Einstellungen → Datenschutz → Einwilligungen sehen Sie Ihre eigenen erteilten und widerrufenen Einwilligungen – zum Beispiel zu Cookies, zur KI-Verarbeitung oder zu Marketing-E-Mails – mit Datum und Version. Mit Widerrufen ziehen Sie eine Einwilligung zurück; das bleibt im Audit-Log nachvollziehbar.
Das Bearbeitungsverzeichnis (für Administratoren)
Das revDSG verlangt ein Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten: welche Personendaten Sie zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage bearbeiten. Scorebase hilft beim Erstellen.
Hinweis: Das Datenschutz-Center ist nicht in jeder Organisation freigeschaltet. Fehlt der Eintrag Datenschutz in der Navigation, wenden Sie sich an den Support.
- Öffnen Sie Datenschutz in der Navigation des Dashboards. Die Seite heisst Bearbeitungsverzeichnis.
- Klicken Sie auf Auto-Generator ausführen. Scorebase legt Standardeinträge für alle eingeschalteten Apps an und meldet, wie viele Einträge erstellt und übersprungen wurden. Automatisch erstellte Einträge tragen den Vermerk auto-generiert.
- Prüfen Sie jeden Eintrag und passen Sie ihn an Ihre tatsächliche Nutzung an.
- Mit Manuell hinzufügen erfassen Sie weitere Tätigkeiten.
- Mit Als PDF exportieren laden Sie das Verzeichnis herunter, zum Beispiel für eine Prüfung.
Jeder Eintrag hat diese Felder: Name, Zweck, Datenkategorien, Betroffene Personen, Empfänger, Aufbewahrung, Sicherheitsmassnahmen und Rechtsgrundlage.
Wichtig: Der Auto-Generator liefert einen Ausgangspunkt, keine rechtliche Prüfung. Die Verantwortung für ein vollständiges und korrektes Verzeichnis liegt bei Ihrer Organisation.
Der KI-Nachweis (für Administratoren)
Die Seite KI-Nachweis (Verweis oben auf Einstellungen → Datenschutz) belegt, welche KI-Aufrufe es für Ihre Organisation gab und ob dabei Organisationsdaten gelesen wurden. Dort können Sie auch festlegen, ob KI überhaupt auf die Daten Ihrer Organisation zugreifen und ob sie Kontakt- und Firmendaten anreichern darf. Ausführlich: KI-Funktionen.
Aufbewahrung
Einige Daten löscht Scorebase nach festen Fristen automatisch, zum Beispiel:
| Daten | Frist |
|---|---|
| Einträge im Audit-Log | 3 Jahre |
| Gelesene Benachrichtigungen | 90 Tage nach dem Lesen |
| Datenexporte aus dem Profil | 30 Tage |
Buchhaltungsrelevante Daten wie Rechnungen und Spenden bewahrt Scorebase entsprechend den gesetzlichen Fristen zehn Jahre auf.
Daten der ganzen Organisation
Einen Knopf, der sämtliche Daten der Organisation auf einmal exportiert oder die Organisation löscht, gibt es in der Oberfläche nicht. Exportieren Sie Daten in den einzelnen Apps (zum Beispiel Kontakte im CRM) oder wenden Sie sich an den Support, wenn Sie die Organisation auflösen möchten.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Löschung beantragen ist grau | Häkchen fehlt oder das Wort LÖSCHEN ist nicht richtig eingetippt | Beides prüfen. |
| Schaltfläche zeigt «Anfrage läuft» | Es gibt bereits einen offenen Antrag | Warten, bis die Administration entschieden hat. |
| «Der Download-Link ist abgelaufen» | Mehr als 7 Tage vergangen | Neuen Export anfordern. |
| Einstellungen → Datenschutz führt zurück zu Allgemein | Die Seite ist Admins vorbehalten | Einen Admin bitten. |
| «Bitte gib einen Grund für die Ablehnung an» | Grund fehlt | Grund eintragen. |