Personal im Überblick
Die App Personal plant Schichten, verwaltet Mitarbeitende, Genehmigungen, Arbeitszeit, Recruiting, Lohn-Grundlagen und Trinkgeld – zusammen mit dem Staff-Portal für die Mitarbeitenden.
Was die App tut und für wen
Personal ist die Personal-Plattform von Scorebase für Betriebe mit Schichtarbeit – Gastronomie, Veranstaltungen, Detailhandel, Dienstleistung. Hier arbeiten Planerinnen, Teamleiter und die Personalabteilung. Die Mitarbeitenden selbst nutzen das Staff-Portal im Browser oder auf dem Handy.
Mit Personal können Sie:
- Schichten im Wochenraster planen, veröffentlichen und besetzen – von Hand, mit Serien, mit Auto-Füllen oder mit dem KI-Assistenten.
- Absenzen, Spesen, Meldungen auf offene Schichten und Schichttausch genehmigen.
- Arbeitszeiten an Stationen erfassen lassen, prüfen und visieren.
- Mitarbeitende einladen und Profile, Skills, Zertifikate, Verträge und Onboarding verwalten.
- Stellen ausschreiben und Bewerbungen bis zur Anstellung begleiten.
- Die visierte Stundenbasis ans Lohnbüro liefern, Lohndokumente verteilen und Trinkgeld aufteilen.
- Mit dem Team per Chat und Broadcast kommunizieren sowie Infodokumente und Kurse bereitstellen.
Sie erreichen die App über den App-Umschalter oder unter ihre-organisation.scorebase.ch/staff.
Die Bereiche im Menü
| Bereich im Menü | Wofür |
|---|---|
| Dashboard | Seite Übersicht: offene Absenzen, Schicht-Anfragen, Spesen und Tausch-Anfragen, Anzahl Mitarbeitende, ablaufende Zertifikate und Verträge, Unterbesetzung der nächsten 7 Tage, Pünktlichkeit, Budget-Ampel sowie Karten zu dieser Woche, unbestätigten Schichten, offener Visierung und offenen Bewerbungen |
| Plan | Schichtplanung mit Bedarf, Schichtarten, Serien, Umfragen, Quittierung und Drucken |
| Genehmigungen | Absenzen, offene Schichten, Spesen und Schichttausch entscheiden |
| Zeiterfassung | Live-Status der Stationen, QR-Codes, manuelles Einstempeln, Team-Zeiten und Visierung |
| Team | Personal-Pool mit Profilen, Einladungen, Skill-Freigaben und Verträgen |
| Urlaubsplaner | Jahresübersicht der Absenzen und Ferien-Salden |
| Recruiting | Stellen, Bewerbungen, Pipelines, Interviews, Bewerbungsformular, Absage-Vorlagen |
| Trinkgeld | Trinkgeld-Pools erfassen und verteilen |
| Chat | Unterhaltungen, Ankündigungs- und Event-Kanäle |
| Broadcasts | Mitteilungen an viele Mitarbeitende per E-Mail und In-App-Mitteilung |
| Berichte | Betriebe und Budget, Soll/Ist, Zeitkonto, Saldi, Pünktlichkeit, Entwicklung, Stimmung, Recruiting |
| Lohn | Stundenbasis fürs Lohnbüro und Lohndokumente |
| Standorte | Standorte und ihre Arbeitsstationen |
| Infothek | Vorschriften und Richtlinien mit Lesebestätigung, dazu Kurse |
| Einstellungen | Schichtarten, Positionen, Skills, Checklisten, Onboarding, Feiertage, Arbeitsrecht, Spesenarten |
| Aktivitätsprotokoll | Wer hat wann was geändert – nur für Administratoren |
Einige Bereiche sind nicht in jeder Organisation freigeschaltet, zum Beispiel Plan, Genehmigungen, Zeiterfassung (und damit Lohn), Recruiting, Trinkgeld, Berichte, Verträge, Checklisten und das Personalbudget. Ist ein Bereich nicht freigeschaltet, zeigt die Seite „… nicht aktiviert". Wenden Sie sich dann an Ihre Administratorin oder an den Support.
So starten Sie
- Standorte und Stationen anlegen: Unter Standorte Ihre Betriebe mit ihren Arbeitsstationen erfassen. Siehe Einstellungen der App Personal.
- Positionen und Schichtarten festlegen: Unter Einstellungen → Positionen die Rollen, die Sie besetzen, und unter Plan → Schichtarten Vorlagen mit Zeiten, Positionen und Skills.
- Regeln setzen: Unter Einstellungen Feiertage importieren, das Arbeitsrecht wählen und Spesenarten anlegen.
- Mitarbeitende einladen: Unter Team → Einladen Personen per E-Mail einladen. Sie erhalten Zugang zum Staff-Portal und durchlaufen dort das Onboarding. Siehe Team und Mitarbeitende.
- Planen und veröffentlichen: Im Plan Schichten anlegen, Personen zuweisen und die Woche veröffentlichen. Siehe Schichten planen.
- Laufend entscheiden und visieren: Anträge unter Genehmigungen, Arbeitszeiten unter Zeiterfassung → Visierung.
- Lohn vorbereiten: Unter Lohn die visierte Stundenbasis exportieren und Lohndokumente freigeben. Siehe Lohn und Trinkgeld.
Rechte
Administratoren haben in Personal alle Rechte. Andere Mitglieder bekommen die Rechte der App nicht automatisch – sie brauchen eine Rolle, die sie enthält. Die Rechteverwaltung führt sie in der Gruppe Personal. Diese Rechte steuern die Bereiche:
| Bereich | Ansehen | Ändern |
|---|---|---|
| Plan, Bedarf, Schichtarten, Umfragen, Quittierung, Berichte | Personalplanung ansehen | Personalplanung verwalten |
| Genehmigungen | – | Genehmigungen verwalten |
| Zeiterfassung: QR-Codes, manuelles Einstempeln, Visierung | – | Zeiterfassung visieren |
| Team, Einladungen, Skills, Verträge, Onboarding, Chat, Broadcasts, Infothek, Kurse | Team ansehen | Team verwalten |
| Recruiting, Positionen | – | Recruiting verwalten |
| Trinkgeld | – | Trinkgeld verwalten |
| Lohn | Lohndaten ansehen | – |
| Standorte, Checklisten, Feiertage, Arbeitsrecht, Spesenarten | – | Einstellungen verwalten |
Wer nur für bestimmte Standorte zuständig ist, sieht im Plan, bei offenen Schichten und beim Tausch nur deren Vorgänge. Wie Sie Rollen anlegen und zuweisen, steht unter Benutzer und Rollen.
Zusammenspiel mit anderen Apps
- Staff-Portal: Die Mitarbeitenden sehen dort ihre Schichten, tragen Verfügbarkeit und Absenzen ein, stempeln, reichen Spesen ein, unterschreiben Verträge und lesen ihre Lohndokumente. Alles, was sie beantragen, landet in Personal zur Entscheidung. Siehe Staff-Portal im Überblick.
- Eventmanager: Personen, die bei Events als Personal eingesetzt sind, erscheinen im Personal-Pool. Spesen mit Event-Bezug lassen sich ins Event-Budget übernehmen, Trinkgeld-Pools einem Event zuordnen. Siehe Personal und Schichten im Eventmanager.
- CRM: Genehmigte Bewerbende werden automatisch als Kontakt angelegt.
- Aufgaben: Für geplante Interviews und – falls eingeschaltet – abgeschlossene Onboardings entstehen Aufgaben.
- Finanzen: Nutzt Ihre Organisation die App Finanzen, führt der Bereich Lohn direkt zum Lohnlauf.