Regeln für den Abgleich festlegen
Felder und Struktur, easyjob-Funktionen zu CrewBrain-Kategorien, Spesen-Zeilen und die Zuordnung von easyjob-Kunden zu CrewBrain-Clients – mit Kunden-Abgleich.
Ziel
Sie bestimmen, was die App von easyjob nach CrewBrain schreibt, wie ein easyjob-Projekt in CrewBrain aufgebaut wird und welche easyjob-Funktion welcher CrewBrain-Kategorie entspricht.
Voraussetzungen
- Eine eingerichtete Verbindung und mindestens ein Datenabruf (Projekte → Daten aktualisieren). Ohne Bestand zeigen die Reiter „bitte zuerst ‚Daten aktualisieren'".
- Der Menüpunkt Regeln erscheint nur für Administratoren. Speichern braucht das Recht Verbindungen bearbeiten.
Alle Regeln haben sinnvolle Standardwerte. Sie ändern nur, was Sie bewusst anders haben wollen. Jeder Reiter hat einen eigenen Knopf Speichern; die Meldung „Regeln gespeichert" bestätigt.
Reiter „Felder & Struktur"
Felder
Je Feld wählen Sie das Verhalten und ob beim Abgleich überschrieben wird. Die Spalten easyjob und CrewBrain zeigen die Feldnamen, wie die beiden Systeme sie in ihrer Schnittstelle führen.
| Feld | easyjob | CrewBrain | Standard |
|---|---|---|---|
| Titel | Caption (Projekttitel) |
Title |
Übernehmen, nicht überschreiben |
| Zeitraum | StartDate – EndDate |
DateFrom – DateUntil |
Übernehmen, überschreiben |
| Kunde | Address_Customer |
ClientID |
Übernehmen, nicht überschreiben |
| Beschreibung | Comment (Kommentar) |
Description (nur beim Anlegen) |
Übernehmen, nicht überschreiben |
| Manuelle Event-ID | Number (Projektnummer) |
EventIDManual |
Ignorieren |
| Status | ProjectState |
Status (Farbe) | Übernehmen, überschreiben |
| Verhalten | Wirkung |
|---|---|
| Übernehmen | Die App schreibt den easyjob-Wert nach CrewBrain |
| Nur melden | Abweichungen erscheinen als Differenz, geschrieben wird nichts |
| Ignorieren | Das Feld wird weder verglichen noch geschrieben |
Überschreiben gilt beim Abgleich bestehender Paare. Ohne Häkchen setzt die App das Feld nur beim Anlegen und lässt einen späteren CrewBrain-Wert in Ruhe.
Struktur
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Unter-Events entstehen aus | Ressourcen-Tagen (Schichten) – empfohlen: je Tag, an dem in easyjob Personal oder Fahrzeuge eingeplant sind, ein Arbeitstag mit den Schichtzeiten aus easyjob und dem Bedarf dieses Tages. easyjob-Jobs: ein Arbeitstag je Job über dessen ganzen Zeitraum. keinen – nur der Projektcontainer: der Bedarf wird direkt am Projekt angelegt. |
| Bedarf je Kategorie anlegen | Personen aus easyjob werden je zugeordneter CrewBrain-Kategorie als Bedarfszeile angelegt, zum Beispiel 3 × Lichttechniker |
| Fahrzeuge übertragen | Fahrzeug-Zeilen werden als Fahrzeugbedarf übertragen (braucht eine Zuordnung zu einer Fahrzeug-Kategorie) |
| Vorgabe Beginn / Vorgabe Ende | Gelten nur für Zeilen, bei denen easyjob keine Uhrzeit liefert. Standard 08:00 und 18:00, Schweizer Zeit |
| Status → CrewBrain-Farbe | Je easyjob-Status eine CrewBrain-Statusfarbe. Die Auswahl zeigt die Farbnamen, wie CrewBrain sie führt (GREEN, YELLOW, ORANGE, RED, GRAY, PURPLE, TURQUOISE, PINK, BROWN). Standard: Bestätigt = GREEN, Angebot = YELLOW, Abgesagt = GRAY |
Abgesagte Projekte werden nie neu angelegt. Bei bestehenden Paaren setzt die App die Farbe und meldet die Differenz.
Reiter „Funktionen ↔ Kategorien"
Jede Personal- oder Fahrzeug-Funktion aus easyjob (zum Beispiel „Techniker Licht") braucht eine CrewBrain-Kategorie (zum Beispiel „Lichttechniker"), sonst legt die App dafür keinen Bedarf an.
- Öffnen Sie Regeln → Funktionen ↔ Kategorien. Die Tabelle zeigt jede easyjob-Funktion mit Typ und Verwendung (Anzahl Zeilen und Projekte).
- Klicken Sie auf Zuordnung vorschlagen. Die App füllt naheliegende Paare anhand von Stichworten (Licht, Ton/Audio, Video, Rigging, Helfer, Projektleitung, Fahrer …) und erkennt Spesen-Pauschalen.
- Prüfen Sie jede Zeile und passen Sie an:
- Zählt als: Person, Fahrzeug, Spesen (nicht zählen) oder Ignorieren
- CrewBrain-Kategorie: Auswahl aus den Kategorien Ihres CrewBrain-Kontos
- Klicken Sie auf Speichern.
Das Abzeichen oben zeigt „… ohne Kategorie" oder „Alle zugeordnet".
Wichtig: Spesen-Pauschalen (Verpflegung, Hotel, Parktickets) sind in easyjob oft als Personal erfasst. Markieren Sie sie als Spesen (nicht zählen) – sonst zählen sie als Personen und verfälschen jeden Vergleich.
Reiter „Kunden ↔ Clients"
Kunden werden zuerst über die Fremdsystem-ID, dann über den Namen gefunden. Hier legen Sie fest, was mit Kunden geschieht, die in CrewBrain fehlen, und können von Hand zuordnen.
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| Fehlende Clients: anlegen nach Bestätigung (in der Vorschau) | Standard. In der Vorschau erscheint das Häkchen „Diesen Kunden in CrewBrain anlegen" |
| automatisch anlegen | Fehlende Kunden werden ohne Rückfrage angelegt, auch durch die Automatik |
| nie anlegen, nur zuordnen | Die App legt keine Kunden an; fehlende bleiben als Differenz sichtbar |
Die Tabelle zeigt je easyjob-Kunde die Anzahl Projekte, den automatisch gefundenen Client und die Spalte Zuordnung von Hand. Wählen Sie dort einen Client, gilt diese Zuordnung vor der automatischen; „– automatisch –" hebt sie wieder auf.
Kunden nach CrewBrain abgleichen
Mit Kunden nach CrewBrain abgleichen bringen Sie alle Kunden in einem Schritt in Ordnung:
- Wählen Sie im Dialog, was geschehen soll: Fehlende Clients anlegen und/oder Gefundene Clients mit Fremdsystem-ID markieren.
- Die Vorschau zählt, was angelegt, markiert, bereits eindeutig oder offen ist, und listet jeden Kunden.
- Klicken Sie auf Ausführen (…).
Fehlende Clients werden mit voller Adresse angelegt. Gefundene erhalten die easyjob-Adressnummer als Fremdsystem-ID – ab dann ist die Zuordnung eindeutig. Bestehende Adressdaten in CrewBrain werden nicht überschrieben, und es wird nichts gelöscht. Berücksichtigt werden nur Kunden aus Projekten im Bestand.
Tipps
- Legen Sie die Funktionszuordnung fest, bevor Sie das erste Projekt anlegen. Fehlende Zuordnungen führen zu Projekten ohne Bedarfszeilen.
- Stellen Sie Felder, bei denen CrewBrain die führende Quelle sein soll, auf Nur melden.
- Nach einer Regeländerung zeigt die Projektliste die Differenzen sofort nach den neuen Regeln.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| „Noch keine CrewBrain-Kategorien im Bestand" | Es wurde noch nie aktualisiert | Projekte → Daten aktualisieren |
| Eine easyjob-Funktion fehlt in der Tabelle | Sie kommt in keinem Projekt im Bestand vor oder dessen Details fehlen | Daten aktualisieren; bei einzelnen Projekten Projekt neu abrufen |
| Zuordnung vorschlagen findet nichts Passendes | Die Namen in beiden Systemen haben keine gemeinsamen Stichworte | Kategorie von Hand wählen |
| Kunden werden doppelt angelegt | Der Kunde heisst in CrewBrain anders | Unter Zuordnung von Hand den bestehenden Client wählen, danach Kunden nach CrewBrain abgleichen mit „Gefundene Clients mit Fremdsystem-ID markieren" |
| Der Menüpunkt Regeln fehlt | Sie sind kein Administrator | Wenden Sie sich an Ihre Administratorin |