Termine im CRM

Worum es geht

Der Menüpunkt Termine im CRM ist Ihr Terminplaner. Er deckt drei Aufgaben ab:

1. Terminseiten: Öffentliche Seiten, auf denen Kundinnen und Kunden selbst einen Termin buchen.
2. Meeting planen: Eine Zeit finden, zu der alle Beteiligten aus dem Team frei sind.
3. Treffen erfassen: Ein Gespräch festhalten – mit Notiz, Beteiligten und Unterlagen – direkt an einem Kontakt oder Unternehmen.

Der Terminplaner braucht die Aufgaben-App nicht. Bei der Suche nach freien Zeiten berücksichtigt er Termine, Abwesenheiten, Event-Schichten und verbundene Kalender aus allen Apps.

Hinweis: Für Kurse, Ressourcen, Zahlungen und ausgebaute Buchungsstrecken gibt es die eigene App Termine, siehe Termine im Überblick. Der Terminplaner im CRM ist für einfache Gesprächstermine gedacht.

Voraussetzungen: Recht Kontakte anzeigen. Terminseiten anlegen, ändern und löschen dürfen nur Administratoren. Buchungen bestätigen und absagen dürfen alle Mitglieder der Organisation.

Die Übersicht „Termin Planer“

Unter Termine sehen Sie alle Terminseiten Ihrer Organisation mit Dauer, Anzahl Buchungen und Status Aktiv oder Inaktiv. Oben zeigt ein Hinweis, wie viele Buchungen noch ausstehen.

• Link kopieren kopiert die öffentliche Adresse einer Terminseite.
• Das Symbol mit dem Pfeil öffnet die öffentliche Buchungsseite in einem neuen Fenster.
• Das Stift-Symbol öffnet die Einstellungen und Buchungen der Seite.
• Das Papierkorb-Symbol löscht die Seite nach der Rückfrage Termin-Seite löschen? – samt allen Buchungen. Das lässt sich nicht rückgängig machen.

Eine Terminseite anlegen (nur Administratoren)

1. Klicken Sie auf Neuer Termin.
2. Allgemein: Titel (etwa „Erstgespräch 30 Min.“), Beschreibung für die Kundschaft, Dauer, Puffer davor und Puffer danach. Mit Seite aktiv schalten Sie die Buchbarkeit ein oder aus.
3. Ort & Online: Ort (Raum oder Adresse), Video-Link, Genehmigung erforderlich (Buchungen müssen manuell bestätigt werden) und Max. Personen pro Slot.
4. Teilnehmer: Wählen Sie unter Interne Teilnehmer die Mitglieder, die bei Buchungen dabei sind. Externe Einladung bedeutet: Externe Personen erhalten nach der Buchung automatisch eine Bestätigungs-E-Mail.
5. Verfügbarkeit: Legen Sie das Buchungsfenster (Von Datum, Bis Datum) und die Zeiten je Wochentag fest; ein Tag ohne Zeiten steht auf Geschlossen. Alternativ schalten Sie Feste Termine verwenden ein und legen einzelne Termine mit Slot hinzufügen oder eine Reihe mit Serie erstellen an (Startdatum, Startzeit, Dauer, Anzahl Slots, Abstand). Unter Gesperrte Zeiten tragen Sie mit Sperrzeit hinzufügen Ausnahmen ein. Die Zeitzone bestimmt, wie die Uhrzeiten gelesen werden.
6. Klicken Sie auf Termin-Seite erstellen.

Die Seite veröffentlichen

Öffnen Sie die Terminseite. Im Reiter Einstellungen stehen:

• Öffentlicher Link: die Adresse der Buchungsseite, zum Weitergeben per E-Mail oder auf Ihrer Website.
• Auf der eigenen Website einbetten: ein Code-Schnipsel für Ihre eigene Website. Kopieren Sie ihn mit Code kopieren an die Stelle, an der der Planer erscheinen soll. Er übernimmt die Schriften Ihrer Seite.

So bucht Ihre Kundschaft

Auf der öffentlichen Seite wählt die Person einen freien Termin und gibt Name, E-Mail, Telefon und eine Notiz an. Danach:

• erhält sie eine E-Mail – mit Genehmigung erforderlich als Eingangsbestätigung, sonst als Terminbestätigung,
• erhalten Sie als Verantwortliche eine Benachrichtigung per E-Mail,
• enthält die Bestätigung einen Link, über den die Person selbst absagen kann.

Buchungen bearbeiten

Im Reiter Buchungen einer Terminseite sehen Sie Alle Buchungen mit Status Ausstehend, Bestätigt, Storniert, Abgeschlossen oder Nicht erschienen.

• Bestätigen bestätigt eine ausstehende Buchung.
• Absagen sagt die Buchung ab.
• Absage-Link kopiert den Link, mit dem die Person selbst absagen kann.

Meeting planen: freie Zeiten im Team finden

1. Klicken Sie auf Meeting planen. Es öffnet sich Gemeinsamen Termin finden.
2. Wählen Sie die Teilnehmer, die Dauer und den Zeitraum (Von, Bis). Mit Nur Arbeitszeiten schliessen Sie Abende und Wochenenden aus.
3. Klicken Sie auf Freie Slots suchen.
4. Wählen Sie einen der gefundenen Zeiträume und klicken Sie auf Termin erstellen.

Belegungen aus Apps, die Sie selbst nicht nutzen dürfen, werden berücksichtigt, ihr Grund bleibt aber verborgen.

Treffen erfassen oder einen Termin mit einem Kontakt planen

Im Reiter Termine eines Kontakts oder Unternehmens klicken Sie auf Treffen erfassen. Oben wählen Sie:

Vergangenes Treffen – ein Gespräch nachträglich festhalten:

1. Anlass (etwa „Standgespräch“), Datum, Von/Bis oder Ganztägig.
2. Unter Mit wem Kontakte, Firmen oder Kolleginnen suchen und hinzufügen. Ist jemand noch nicht im CRM, legen Sie ihn über Kontakt anlegen bzw. Unternehmen anlegen gleich an.
3. Unter Notiz festhalten, was besprochen und vereinbart wurde. Die Notiz gilt als Ergebnis – das Treffen ist damit nachbereitet.
4. Unter Unterlagen mit Dateien wählen Dokumente anhängen.
5. Erfassen klicken.

Termin planen – einen künftigen Termin vereinbaren:

1. Anlass, Agenda und Dauer eintragen und unter Mit wem die Beteiligten wählen.
2. Freie Zeiten suchen schlägt Zeiträume in den nächsten zwei Wochen vor, an denen alle ausgewählten Kolleginnen und Kollegen können.
3. Termin anlegen klicken.

Ein erfasster Termin hat eine eigene Seite. Dort ändern Sie mit Eckdaten ändern Anlass und Zeit, pflegen die Beteiligte, halten mit Notiz erfassen das Ergebnis fest, laden Unterlagen hoch oder löschen den Termin. Vergangene Termine ohne Ergebnis zählt der Reiter Termine als „nicht nachbereitet“.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Termin-Seite erstellen meldet einen Fehler	Nur Administratoren dürfen Terminseiten anlegen	Administration bitten
Die öffentliche Seite ist nicht buchbar	Seite aktiv ist aus oder das Buchungsfenster ist abgelaufen	Einstellungen der Seite prüfen
Keine freien Slots gefunden	Alle Beteiligten sind im Zeitraum belegt	Zeitraum vergrössern, Nur Arbeitszeiten ausschalten, weniger Teilnehmer wählen
Hinweis, eine Belegungsquelle habe nicht geantwortet	Eine App war nicht erreichbar	Vorschläge können unvollständig sein – später erneut suchen
Buchungen erscheinen als Ausstehend	Genehmigung erforderlich ist eingeschaltet	Buchung mit Bestätigen freigeben

Weiterlesen

• Die Detailseite: Reiter, Aktivitäten und 360° Cockpit
• Termine im Überblick