Buchungsstrecke einrichten

Worum es geht

Eine Buchungsstrecke ist alles, was Aussenstehende selbst buchen können: die Zeit einer Beraterin, einen Platz in einer Führung mit zwölf Plätzen oder einen Raum. Sie legen fest, wann gebucht werden kann, was im Formular gefragt wird und welche Nachricht der Gast bekommt. Aus jeder Buchung entsteht ein Eingang und – wenn die Angaben reichen – ein Kontakt im CRM.

Dieser Artikel beschreibt das Anlegen und die Reiter Verfügbarkeit, Formular, Bestätigungen und Kontaktbestand. Bezahlung und Veröffentlichung haben eigene Artikel: Bezahlung, Zahlungen und Stornoregeln und Veröffentlichen und einbinden.

Voraussetzungen

• Der Bereich Buchungsstrecken ist nicht in jeder Organisation freigeschaltet. Fehlt er bei Ihnen, wenden Sie sich an Ihre Administratorin oder an den Support.
• Ansehen: Recht Buchungsstrecken und Eingänge anzeigen. Anlegen und ändern: Buchungsstrecken verwalten.
• Für eine Strecke der Art Ort muss der Raum unter Orte und Räume angelegt sein.

Eine Strecke anlegen

1. Öffnen Sie Buchungsstrecken und klicken Sie auf Neue Strecke.
2. Geben Sie einen Name ein, zum Beispiel „Erstberatung“.
3. Wählen Sie die Art. Sie lässt sich später nicht mehr wechseln:

Art	Wofür	Was bei Überschneidungen gilt
Zeit einer Person	Beratung, Gespräch, Behandlung	Ein Platz je Zeitfenster. Kollisionen mit dem Kalender der Person sind eine Warnung.
Ressource mit Kapazität	Führung, Workshop, Platz in einer Gruppe	Mehrere Plätze zur selben Zeit. Gezählt wird, nicht blockiert.
Raum oder Ort	Vermietung eines Raums	Eine Überschneidung ist ausgeschlossen.

4. Wählen Sie je nach Art die Zuständige Person oder den Raum.
5. Wählen Sie optional eine Terminart als Vorlage. Siehe Terminarten als Vorlage.
6. Tragen Sie eine Kennung für die Adresse ein oder lassen Sie das Feld leer – dann wird sie aus dem Namen abgeleitet. Die Kennung steht in jedem verschickten Link, zum Beispiel ihre-organisation.scorebase.ch/termine/b/erstberatung.
7. Klicken Sie auf Strecke anlegen.

Die neue Strecke steht als Entwurf in der Liste. Die Liste zeigt je Strecke Art, Verfügbarkeit, Preis, wo sie veröffentlicht ist und die Zahl der Buchungen. Oben filtern Sie nach Person, Ressource und Ort und durchsuchen die Strecken.

Die sechs Reiter einer Strecke

Ein Klick auf eine Strecke öffnet sie. Im Kopf stehen Name, Art, Zustand und die öffentliche Adresse. Darunter:

Reiter	Beantwortet die Frage
Verfügbarkeit	Wann und wie lange kann gebucht werden, und wie viele gleichzeitig?
Formular	Was wird der Gast gefragt?
Bezahlung	Was kostet es, und was gilt bei einer Absage?
Bestätigungen	Welche Nachrichten bekommt der Gast?
Veröffentlichung	Wo erscheint die Strecke, und ab wann?
Kontaktbestand	Was entsteht aus einer Buchung im CRM?

Änderungen in einem Reiter speichern Sie mit Speichern oben rechts.

Reiter Verfügbarkeit: Zeitfenster und Arbeitszeiten

Zeitfenster

Unter Zeitfenster legen Sie je Wochentag fest, wann gebucht werden kann – das sind die Arbeitszeiten dieser Strecke. Ausserhalb wird nichts angeboten, auch wenn die Person oder der Raum frei wäre.

1. Schalten Sie einen Wochentag ein. Ausgeschaltete Tage stehen als geschlossen da.
2. Tragen Sie Von und Bis ein, zum Beispiel 08:00 bis 12:00.
3. Für eine Mittagspause fügen Sie mit dem Plus-Zeichen ein zweites Zeitfenster hinzu, etwa 13:30 bis 17:00.
4. Endet ein Fenster nach Mitternacht (Bis früher als Von), steht bis zum nächsten Tag daneben.

Die Zeiten gelten als Wanduhrzeit in der Zeitzone der Strecke, nicht in der des Servers. Die Startzeiten für den Gast liegen im Viertelstundenraster innerhalb dieser Fenster.

Dauer und Fristen

Feld	Bedeutung
Zeitzone	In welcher Zeitzone die Zeitfenster gelten und dem Gast angezeigt werden.
Kürzeste Buchung	Die Dauer eines Termins in Minuten.
Vorlauf	Wie viele Minuten vor Beginn spätestens gebucht werden kann. Kürzere Fristen erscheinen dem Gast als „zu kurzfristig“.
Buchungshorizont	Wie viele Tage im Voraus gebucht werden kann.

Kapazität und Kollisionen

Feld	Bedeutung
Plätze gleichzeitig	Wie viele Buchungen zur selben Zeit möglich sind (wichtig bei der Art Ressource).
Personen je Buchung, mindestens / höchstens	Die Gruppengrösse einer Buchung. Die eigene Buchungsseite fragt die Personenzahl nicht ab; dort zählt jede Buchung mit der Mindestzahl.
Reservierung hält	Wie viele Minuten ein gewählter, aber noch nicht gebuchter Platz für den Gast reserviert bleibt.

Darunter sehen Sie, wogegen jede Buchung geprüft wird: immer gegen die Anderen Buchungen dieser Strecke, bei einem Ort gegen Veranstaltungen an diesem Ort, bei einer Person gegen ihren Kalender.

Vorlage

Unter Vorlage wählen Sie eine Terminart als Vorlage. Mit dem Schalter Dauer aus der Vorlage übernehmen übernimmt die Strecke deren Dauer. Klicken Sie auf Vorlage speichern. Die Reisezeit der Terminart gilt automatisch.

Vorschau

Rechts zeigt So sieht die Buchungsstrecke aus, welche Tage und Zeiten die Strecke mit den gespeicherten Werten und der echten Belegung heute anbietet. Ein Klick auf einen Tag zeigt dessen Startzeiten.

Reiter Formular: was der Gast gefragt wird

Feste Angaben fragt jede Strecke: Name, E-Mail, Telefon und Anliegen. Auf der Buchungsseite sind Vorname, Name, E-Mail und Anliegen Pflicht, Telefon freiwillig.

Weitere Fragen legen Sie unter Eigene Felder an:

1. Klicken Sie auf Feld.
2. Tragen Sie einen Schlüssel ein (Kleinbuchstaben, Ziffern und Unterstrich, etwa anzahl_kinder). Er lässt sich später nicht mehr ändern.
3. Geben Sie die Beschriftung ein, die der Gast sieht.
4. Wählen Sie die Art des Feldes: Einzeiliger Text, Mehrzeiliger Text, E-Mail, Telefon, Adresse, Zahl, Datum, Auswahl, Auswahlknöpfe, Haken oder Verstecktes Feld. Bei Auswahl und Auswahlknöpfen tragen Sie die Auswahlmöglichkeiten ein, eine je Zeile.
5. Legen Sie fest, ob es ein Pflichtfeld ist.
6. Wählen Sie unter Geht nach, wohin der Wert im CRM geht: Kontakt, Firma, Zusatzfeld oder Nur Beleg (bleibt nur an der Buchung). Bei Kontakt oder Firma wählen Sie das Feld im Kontakt bzw. Feld in der Firma.
7. Klicken Sie auf Feld anlegen.

Hinweis: Die Auswahl Feld im Kontakt zeigt die Felder derzeit unter ihren technischen Namen, zum Beispiel firstName (Vorname), lastName (Nachname), phone (Telefon), position (Funktion), street (Strasse), zip (PLZ), city (Ort), country (Land) und notes (Notizen). Bei der Firma: name, email, phone, website, street, zip, city, country.

Mit den Pfeilen ordnen Sie die Felder, mit dem Schalter machen Sie ein Feld zum Pflichtfeld, und mit dem Kreuz entfernen Sie es. Die Vorschau rechts zeigt den zweiten Schritt so, wie der Gast ihn sieht.

Zustimmungstext: Unter Zustimmungstext klicken Sie auf Ändern und hinterlegen den Satz unter dem Einwilligungshaken. Ohne gesetzten Haken wird keine Buchung angenommen. Ohne eigenen Text steht dort: „Die Angaben dürfen zur Bearbeitung der Buchung gespeichert werden.“

Reiter Bestätigungen: Nachrichten an den Gast

Jede Strecke führt fünf Nachrichten:

Nachricht	Wann sie hinausgeht
Bestätigung	Sofort nach der Buchung – und noch einmal, wenn Sie eine Buchung in den Eingängen freigeben.
Erinnerung, Zweite Erinnerung, Nach dem Termin	Nur, wenn unter Erinnerungen eine passende Regel in Betrieb ist. Die Regel bestimmt den Zeitpunkt, von hier kommt der Text. Siehe Erinnerungen einrichten.
Bei Absage	Wenn Sie eine Buchung absagen und Gast benachrichtigen angehakt ist.

So bearbeiten Sie eine Nachricht:

1. Klicken Sie links auf die Nachricht. Mit dem Schalter daneben legen Sie fest, ob sie verschickt wird.
2. Wählen Sie oben die Sprache (DE, EN, FR, IT, PT, SQ, TR, SR).
3. Schreiben Sie Betreff und Text. Platzhalter fügen Sie mit einem Klick ein.
4. Haken Sie unter Anhang bei Bedarf Kalendereintrag beilegen an.
5. Prüfen Sie mit Vorschau ansehen, was der Gast bekommt, und klicken Sie auf Speichern.

Der Gast bekommt die Nachricht in seiner Sprache. Fehlt eine Übersetzung, geht die deutsche hinaus. Ohne deutschen Text gibt es keinen Rückfall – deshalb lässt sich eine Strecke mit eingeschalteter Bestätigung erst veröffentlichen, wenn Betreff und Text auf Deutsch stehen.

Platzhalter	Wird ersetzt durch
{Name}	Name des Gastes
{E-Mail}	E-Mail-Adresse des Gastes
{Datum und Zeit}	Beginn und Ende mit Zeitzone
{Datum}	Nur der Tag – für ganztägige Strecken
{Dauer}	Dauer in Minuten
{Ort}	Ort der Strecke, sonst ihr Name
{Zuständige Person}	Die zuständige Person der Strecke
{Betrag}	Der bei der Buchung fällige Betrag
{Organisation}	Name Ihrer Organisation
{Absagelink}, {Verschiebelink}	Ein Link zur Buchungsseite der Strecke

Unbekannte Platzhalter – etwa ein Tippfehler wie {Nmae} – meldet die Fläche, bevor die Nachricht hinausgeht.

Wichtig: Selbst absagen oder verschieben kann der Gast über die Buchungsseite derzeit nicht. Schreiben Sie deshalb in die Bestätigung, wie man Sie für eine Absage oder Umbuchung erreicht, statt nur auf die Links zu verweisen.

Reiter Kontaktbestand: was im CRM entsteht

Ob aus einer Buchung ein Kontakt wird, entscheidet eine feste Regel – für jede Buchung gleich:

• Ein Kontakt entsteht nur, wenn eine Person erkennbar ist: ein Name, kein Platzhalter wie „Gast“, „Tisch 4“ oder „Test“.
• Dazu braucht es eine gültige E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Test-, Beispiel-, No-Reply- und Wegwerf-Adressen zählen nicht.
• Steht ein Firmenname im Formular, wird die Firma gesucht oder angelegt und der Kontakt ihr zugeordnet.
• Ist die Adresse schon bekannt, wird die Buchung mit dem bestehenden Kontakt verknüpft statt einen zweiten anzulegen.

Tragen mehrere Kontakte dieselbe Adresse, gilt Offen lassen und melden: Die Buchung steht in den Eingängen unter Zuordnung offen, und ein Mensch entscheidet. Siehe Zuordnung auflösen.

Unter Was zuletzt daraus wurde sehen Sie für die letzten Buchungen dieser Strecke, ob ein Kontakt angelegt oder verknüpft wurde, ob die Zuordnung offen ist oder warum nichts angelegt wurde.

Eine Strecke stilllegen

In der Liste öffnen Sie über Weitere Aktionen den Punkt Stilllegen. Die Strecke verschwindet aus der Auswahl, bestehende Buchungen bleiben. Auch stillgelegte zeigen blendet sie wieder ein, Reaktivieren holt sie zurück. Gelöscht wird eine Strecke nie.

Tipps

• Beginnen Sie mit wenigen Zeitfenstern und prüfen Sie in der Vorschau, was der Gast sieht.
• Fragen Sie nur, was Sie wirklich brauchen. Jedes Feld mit einem Ziel im CRM pflegt Ihren Kontaktbestand mit.
• Pflegen Sie die Bestätigung mindestens auf Deutsch und Englisch, wenn Sie internationale Gäste haben.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Die Vorschau zeigt keinen einzigen Tag.	Es gibt keine Zeitfenster, oder alle Zeiten sind belegt oder liegen ausserhalb des Buchungshorizonts.	Zeitfenster eintragen und speichern, Horizont prüfen.
„Ein Zeitfenster überschneidet sich, ist leer oder keine Uhrzeit.“	Zwei Fenster am selben Tag überlappen oder ein Feld ist leer.	Fenster korrigieren.
Ein Feld lässt sich nicht anlegen.	Der Schlüssel enthält Grossbuchstaben, Leerzeichen oder Sonderzeichen, oder das Ziel im CRM fehlt.	Schlüssel anpassen und unter Geht nach ein Ziel wählen – auch Nur Beleg ist eines.
Der Gast bekommt die Nachricht auf Deutsch.	Für seine Sprache ist kein Text hinterlegt.	Text in der Sprache ergänzen.
Erinnerungen gehen nicht hinaus, obwohl der Text steht.	Es gibt keine aktive Regel unter Erinnerungen.	Regel anlegen.