Häufige Fragen: Daten importieren, exportieren und löschen
Bestehende Daten übernehmen, Listen und eigene Daten exportieren, Papierkorb und Wiederherstellen, Auskunft und Löschung zu Personen sowie Aufbewahrungsfristen.
Daten übernehmen
Wie übernehme ich meine bestehenden Kontakte?
Exportieren Sie die Kontakte aus Ihrem bisherigen Programm als CSV-Datei. Öffnen Sie im CRM die Kontaktliste und klicken Sie auf Importieren. Die erste Zeile muss die Spaltenüberschriften enthalten; als Trennzeichen gehen Semikolon oder Komma, empfohlen ist die Zeichenkodierung UTF-8. Probieren Sie es zuerst mit wenigen Zeilen. Mehr unter Kontakte verwalten.
Welche Dateien kann ich importieren?
Meist CSV-Tabellen. Dazu kommen Bankauszüge im camt-Format in den Finanzen, einzelne E-Mails als .eml-Datei am Kontakt im CRM und Einträge als CSV oder JSON in der App Inhalte. Die vollständige Liste steht unter Daten importieren und exportieren.
Nach dem Import sind die Umlaute kaputt. Was ist passiert?
Die Datei war nicht in UTF-8 gespeichert. Speichern Sie sie in Excel mit Speichern unter → CSV UTF-8 neu und importieren Sie erneut. Löschen Sie vorher die fehlerhaft importierten Einträge.
Können wir Daten aus bexio oder Trello übernehmen?
Ja. Die Finanzen haben einen Bexio-Import (Menüpunkt Import), die App Aufgaben einen Import von Trello-Boards. Für grössere Übernahmen aus anderen Programmen wenden Sie sich an den Support.
Wie vermeide ich doppelte Kontakte beim Import?
Prüfen Sie vorher, ob es die Personen schon gibt, und importieren Sie in kleinen Schritten. Sind doch Dubletten entstanden, lassen sie sich im CRM zusammenführen. Siehe CRM-Überblick.
Daten herausgeben
Wie exportiere ich meine Kontakte?
Öffnen Sie im CRM die Kontaktliste, setzen Sie bei Bedarf einen Filter und klicken Sie auf Exportieren. Sie erhalten eine CSV-Datei. Diese Funktion ist nicht in jeder Organisation freigeschaltet und braucht ein eigenes Recht. Fehlt der Knopf oder erscheint eine Meldung über die fehlende Berechtigung, wenden Sie sich an Ihre Administratorin.
Wie bekomme ich alle Daten, die Scorebase über mich gespeichert hat?
Öffnen Sie Mein Profil, Abschnitt Datenschutz & DSGVO, und klicken Sie bei Meine Daten herunterladen auf Export anfordern. Wählen Sie JSON (maschinenlesbar), PDF (lesbar) oder Beide Formate. Der Download-Link kommt per E-Mail und ist 7 Tage gültig.
Kann ich alle Daten unserer Organisation auf einmal exportieren?
Einen Knopf dafür gibt es in der Oberfläche nicht. Exportieren Sie die Daten in den einzelnen Apps (Kontakte, Belege, Berichte) oder wenden Sie sich an den Support.
Wie erhalte ich eine Rechnung oder ein Angebot als PDF?
Öffnen Sie den Beleg in den Finanzen und wählen Sie unter den Aktionen zum Beispiel Rechnung drucken (PDF), mit oder ohne Logopapier. Für Rechnungen gibt es zusätzlich den QR-Einzahlungsschein. Siehe Finanzen im Überblick.
Löschen und Wiederherstellen
Kann ich einen gelöschten Kontakt wiederherstellen?
Ja, innerhalb von 30 Tagen. Gelöschte Kontakte und Unternehmen liegen im Papierkorb des CRM und lassen sich dort samt Verknüpfungen wiederherstellen. Danach werden sie automatisch endgültig gelöscht.
Gibt es auch in anderen Apps einen Papierkorb?
In den Kampagnen landen gelöschte Vorlagen und Bausteine ebenfalls 30 Tage im Papierkorb. Ob eine andere App einen Papierkorb hat, steht im Artikel der App. Wo es keinen gibt, fragt Scorebase vor dem Löschen nach; bestätigen Sie nur, wenn Sie sicher sind.
Eine Person verlangt, dass wir ihre Daten löschen. Wie gehe ich vor?
Öffnen Sie den Kontakt im CRM, Reiter Datenschutz, und wählen Sie Recht auf Löschung ausführen, dann Löschung bestätigen. Scorebase anonymisiert den Kontakt: Alle Personenfelder werden geleert, die Zeile selbst bleibt, damit Buchhaltungsbelege nicht ins Leere zeigen und die Person beim nächsten Import nicht wieder angeschrieben wird. Belege, die das Gesetz aufzubewahren verlangt, bleiben erhalten.
Eine Person verlangt Auskunft über ihre Daten. Wie gehe ich vor?
Öffnen Sie den Kontakt im CRM, Reiter Datenschutz, und klicken Sie auf Datenauskunft erteilen. Scorebase erstellt eine Auskunft mit den gespeicherten Angaben, Einwilligungen, Kommentaren und Zustellungen, auch als maschinenlesbare Datei. Frist und Identitätsprüfung liegen bei Ihrer Organisation.
Wer darf in unserer Organisation Daten löschen?
Das hängt von den Rechten ab. Löschen ist in den Apps meist ein eigenes Recht, zum Beispiel Nachrichten löschen in der E-Mail-App. Ihre Administratorin legt fest, wer es hat.
Kann ich eine Löschung rückgängig machen?
Nur solange der Eintrag im Papierkorb liegt. Eine Anonymisierung nach dem Recht auf Löschung und eine endgültige Löschung lassen sich nicht rückgängig machen.
Aufbewahrung
Wie lange bewahrt Scorebase Daten auf?
Ihre Daten bleiben gespeichert, bis Sie sie löschen. Für einige Arten von Daten gelten feste Fristen, die Scorebase jede Nacht automatisch durchsetzt:
| Daten | Frist | Was passiert |
|---|---|---|
| Gelesene Benachrichtigungen | 90 Tage | gelöscht |
| Ihr persönlicher Datenexport | 30 Tage | Datei und Anfrage gelöscht |
| Protokoll der KI-Nutzung (ohne Inhalte) | 1 Jahr | gelöscht |
| Änderungsprotokoll | 3 Jahre | gelöscht |
| Freigaben und Protokoll des KI-Assistenten | 2 Jahre | gelöscht |
| Ticketbestellungen | 1 Jahr nach dem Anlass | Personenangaben anonymisiert, Belege bleiben |
| Buchhaltungsbelege, Spenden, Zahlungsprotokolle | 10 Jahre | anonymisiert |
| Bewerbungen | 6 bzw. 24 Monate | anonymisiert samt Dateien |
| Gästeprofile in Gastro | 36 Monate ohne Besuch | gelöscht |
| Gelöschte Kontakte und Unternehmen im CRM | 30 Tage im Papierkorb | endgültig gelöscht |
Warum werden Belege nicht sofort gelöscht?
Buchhaltungsbelege müssen in der Schweiz zehn Jahre aufbewahrt werden. Deshalb werden sie auch bei einer Löschung der Person nicht entfernt, sondern die Personenangaben werden nach Ablauf der Frist anonymisiert.