Finanzen einrichten

Ziel

Nach diesen Schritten erzeugt Finanzen korrekte Rechnungen mit QR-Einzahlungsschein, bucht automatisch ins Journal und kann Bankdateien einlesen.

Voraussetzungen

• Die Einstellungen in Finanzen sehen nur Administratorinnen und Administratoren der Organisation.
• Für Kontenplan, Geschäftsjahre und Bankkonten brauchen Sie das Recht Kontenplan verwalten.
• Die Buchhaltung ist nicht in jeder Organisation freigeschaltet. Fehlt die Menügruppe Buchhaltung, wenden Sie sich an Ihre Administratorin oder an den Support.

Schritt 1: Adresse und Bankverbindung der Organisation

Adresse, UID und Bankverbindung pflegen Sie nicht in Finanzen, sondern zentral in den Organisations-Einstellungen. In Finanzen führt der Link Zu den Organisations-Einstellungen (Abschnitt Firmen-Daten & Bank-Daten) direkt dorthin.

1. Öffnen Sie die Organisations-Einstellungen, Bereich Allgemein.
2. Füllen Sie die Adresse sowie die Karte Bank-Daten & UID aus: UID / MwSt-Nummer, Bankname, IBAN, BIC und QR-IBAN (für Swiss QR-Bill).
3. Speichern Sie.

Diese Angaben stehen auf allen Rechnungen und QR-Einzahlungsscheinen. Mehr dazu in Organisation verwalten.

Tipp: Mit einer QR-IBAN trägt der Einzahlungsschein eine 27-stellige QR-Referenz. Ohne QR-IBAN verwendet Scorebase Ihre normale IBAN mit einer Creditor Reference (beginnt mit RF) und schreibt die Belegnummer als Mitteilung auf den Zahlteil.

Schritt 2: Einstellungen in Finanzen

Öffnen Sie Stammdaten → Einstellungen. Die Seite hat folgende Abschnitte:

Abschnitt	Was Sie festlegen
Firmenlogos	Firmenlogo als PNG, JPG oder SVG. Es erscheint auf den PDFs „mit Logopapier“.
Nummernkreise	Präfix für Offerten, Aufträge, Rechnungen und Gutschriften, z. B. RE
Standard-Werte	Standard-Währung (CHF, EUR, USD), Standard-MwSt-Satz, Standard-Zahlungsfrist (Tage), Standard-Zahlungsart (Rechnung, Vorauskasse, Bar, TWINT, Karte)
Kontaktdaten	Telefon, E-Mail, Website und MwSt-Nr. für die Belege
Firmen-Daten & Bank-Daten	Link zu den Organisations-Einstellungen (siehe Schritt 1)
Textvorlagen	Standard-Kopftext und Standard-Fusstext für Angebote und Rechnungen

Klicken Sie am Ende auf Speichern.

So entstehen die Belegnummern

Eine Belegnummer besteht aus Präfix, Jahr und einer vierstelligen laufenden Nummer, zum Beispiel RE-2026-0001. Mit jedem neuen Jahr beginnt die Zählung wieder bei 0001. Massgebend ist die höchste Nummer, die im laufenden Jahr mit diesem Präfix bereits vergeben wurde.

Wichtig: Das Feld Nächste Nr. neben dem Präfix zeigt den Zählerstand an. Nummern lassen sich damit nicht überspringen oder zurücksetzen – ein Beleg bekommt immer die nächste freie Nummer seines Jahres.

Lieferantenrechnungen haben einen eigenen, fortlaufenden Nummernkreis (LR-00001).

Weitere Kacheln auf der Einstellungsseite

• Angenommenes Angebot wird zum Projekt: erscheint nur, wenn Ihre Organisation auch die App Aufgaben nutzt. Mit Projekt automatisch anlegen entsteht aus jedem angenommenen Angebot ein Projekt mit den Positionen als Checkliste. Unter Bereich in der Aufgaben-App wählen Sie, wohin die Projekte kommen.
• Nummernkreise: eine rein lesende Übersicht weiterer Zähler (z. B. für Spenden und Kontakte) mit Vorschau der nächsten Nummer.
• Zahlungsreferenz, Einzahlungskonten und Payrexx-Zugang: nur für die Spendenbuchhaltung, siehe Spender, Zwecke, Projekte und Patenschaften und Bank-/ESR-Import und Prüfung von Spenden.

Schritt 3: Kontenplan einrichten

1. Öffnen Sie Buchhaltung → Kontenplan.
2. Klicken Sie im Kasten Kontenplan einrichten auf Standard-Kontenplan ergänzen. Scorebase legt die Konten des Schweizer KMU-Kontenplans an, die noch fehlen (Kasse, Bank, Debitoren, MwSt, Eigenkapital, Ertrag, Aufwand und weitere).
3. Nur für Organisationen mit Spendenbuchhaltung: Spenden-Kontenplan ergänzen legt Spenden-Ertragskonten, Projekt-, Fundraising- und Verwaltungskonten und das Fondskapital an. Spendenzwecke anlegen erstellt vordefinierte Spendenzwecke mit ihrem Ertragskonto.
4. Fehlt Ihnen ein Konto, legen Sie es unter Einzelnes Konto anlegen an: Kontonummer, Bezeichnung, Typ (Aktiven, Passiven, Eigenkapital, Ertrag, Aufwand) und optional Kategorie. Klicken Sie auf Konto anlegen.

Alle diese Aktionen ergänzen nur, was fehlt. Bestehende Konten werden nie überschrieben, umbenannt oder umkategorisiert. Ein zweiter Klick schadet also nicht.

Wichtig: Die Kontonummer lässt sich nach dem Anlegen nicht mehr ändern.

Schritt 4: Geschäftsjahr anlegen

1. Öffnen Sie Buchhaltung → Geschäftsjahre.
2. Füllen Sie unter Neues Geschäftsjahr anlegen die Bezeichnung (z. B. „Geschäftsjahr 2026“) sowie Von und Bis aus.
3. Klicken Sie auf Anlegen.

Wie Sie ein Jahr abschliessen, steht in Buchhaltung: Kontenplan, Journal und Abschluss.

Schritt 5: Bankkonto für den Bankabgleich

1. Öffnen Sie Banking → Bankabgleich.
2. Füllen Sie unter Neues Bankkonto hinzufügen die Bezeichnung, die IBAN und das Konto im Kontenplan aus (z. B. 1020 Bank).
3. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Das Bankkonto im Bankabgleich ist ein eigener Eintrag mit Umsätzen und Abgleichsstand – nicht dasselbe wie die Bankverbindung in den Organisations-Einstellungen. Ohne Kontenplan lässt sich kein Bankkonto anlegen.

Schritt 6: Produkte erfassen

Unter Stammdaten → Produkte (Überschrift Artikelstamm verwalten) legen Sie mit Neues Produkt Leistungen an, die Sie oft verrechnen: Name, Artikelnr., Einzelpreis (CHF), Einheit, MwSt-Satz, Beschreibung und Kategorie. Beim Schreiben einer Rechnung wählen Sie das Produkt dann mit einem Klick.

Rechte in Finanzen

Rechte vergeben Administratorinnen und Administratoren in den Organisations-Einstellungen unter Rollen, siehe Benutzer und Rollen. Die Rechte der App stehen in der Gruppe Finanzen:

Recht	Wofür es gebraucht wird
Dokumente löschen	Angebote, Aufträge, Rechnungen, Gutschriften löschen
Dokumente erstellen	Belege kopieren bzw. duplizieren
Produkte erstellen, Produkte bearbeiten, Produkte löschen	Artikelstamm pflegen
Buchhaltung anzeigen	Menügruppe Buchhaltung, Bankabgleich, MwSt, Anlagen, Kostenstellen sehen
Buchungen erstellen	Manuelle Buchungen, Storno, Bankzeilen buchen, Abschreibungen buchen, automatische Buchungen beim Freigeben und bei Zahlungen
Kontenplan verwalten	Kontenplan einrichten, Konten anlegen, Geschäftsjahre anlegen und abschliessen, Bankkonten, Anlagen, Kostenstellen und wiederkehrende Buchungen pflegen
Spenden anzeigen	Menügruppe Spenden sehen
Spenden erfassen und verbuchen	Spenden erfassen, Importe starten, Spender zuordnen, verbuchen, stornieren und korrigieren
Spenden bearbeiten	Zeilen eines Imports freigeben, Importe umbenennen, Payrexx-Zugang speichern
Spenden löschen	Nicht verbuchte Spenden und ganze Importe löschen
Spenden-Stammdaten verwalten (Zwecke, Projekte, Patenschaften)	Stammdaten der Spendenbuchhaltung, Steuerbescheinigungen
Lohndaten anzeigen	Menüpunkt Lohn

Wer ein Recht der Gruppe Buchhaltung hat, darf auch den entsprechenden Teil der Spendenbuchhaltung nutzen. Umgekehrt öffnet ein Spendenrecht keine Buchhaltungsseite.

Tipp: Angebote, Aufträge und Rechnungen erstellen und bearbeiten kann jedes Mitglied mit Zugang zur App Finanzen. Beschränken Sie den Zugang zur App, wenn nur wenige Personen Belege schreiben sollen.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Menüpunkt Einstellungen fehlt	Sie sind nicht Administratorin bzw. Administrator	Eine Person mit Administratorrolle bitten
Menügruppe Buchhaltung fehlt	Nicht freigeschaltet oder Recht Buchhaltung anzeigen fehlt	Administratorin fragen, sonst den Support
„Kontenplan fehlt (1100, 3000, 2200). Bitte Kontenplan initialisieren.“ beim Freigeben	Der Kontenplan ist noch nicht eingerichtet	Schritt 3 ausführen
Kein Bankkonto anlegbar, Hinweis Zuerst den Kontenplan anlegen	Der Kontenplan ist leer	Schritt 3 ausführen
Auf der Rechnung fehlt der QR-Einzahlungsschein oder die IBAN	Keine Bankverbindung in den Organisations-Einstellungen	Schritt 1 ausführen
Rechnungsnummer springt nicht auf die gewünschte Zahl	Die Nummer folgt der höchsten vergebenen Nummer des Jahres	Siehe „So entstehen die Belegnummern“