Bestellungen und Verkaufsstand
Bestellungen suchen und öffnen, Bestätigung erneut senden, stornieren und erstatten – und den Verkaufsstand eines Events mit Umsatz je Verkaufsweg auswerten.
Worum es geht
Jeder Kauf erzeugt eine Bestellung mit Bestellnummer, Käuferangaben, Positionen und den ausgestellten Tickets. In der Bestellliste eines Shops finden Sie jede Bestellung, schicken Tickets erneut oder erstatten Geld. Der Verkaufsstand am Event zeigt die Zahlen eines Abends auf einen Blick.
Voraussetzungen
- Recht Ticketshops und Bestellungen ansehen zum Lesen, Ticketshops und Tickettypen bearbeiten zum erneuten Senden.
- Zum Stornieren und Erstatten: Rückerstattungen entscheiden und auszahlen, und Rückerstattungen müssen für Ihre Organisation freigeschaltet sein. Ohne beides bleibt die Liste vollständig lesbar, es fehlen nur die Aktionen.
- Für den Verkaufsstand: Budget, Ausgaben und Einnahmen eines Events ansehen.
Bestellungen finden
- Öffnen Sie Ticketing → Shop → Bestellungen. Vom Event aus kommen Sie über Reiter Ticketing → Bestellungen dorthin.
- Suchen Sie im Feld „Email, Ordernummer oder Nachname…“.
- Filtern Sie bei Bedarf nach Zustand.
Die Tabelle zeigt Ordernummer, Käufer (Name und E-Mail), Event, Status, Total (mit bereits erstattetem Betrag) und Datum, 50 Bestellungen je Seite.
Die Zustände einer Bestellung
| Zustand | Bedeutung |
|---|---|
| Zahlung offen | Die Bestellung ist angelegt, die Zahlung wird gestartet |
| Reserviert | Der Gast ist auf der Bezahlseite; Tickets und Plätze sind für ihn gehalten |
| Bezahlt | Bezahlt, Tickets ausgestellt und verschickt |
| Teilweise erstattet | Ein Teil des Betrags ging zurück |
| Erstattet | Der volle Betrag ging zurück, die Tickets sind entwertet |
| Abgelaufen | Nicht innert 15 Minuten bezahlt; Tickets und Plätze sind wieder frei |
| Storniert | Zahlung abgebrochen oder fehlgeschlagen |
Nur Bezahlt und Teilweise erstattet haben gültige Tickets.
Eine Bestellung öffnen
Ein Klick auf eine Zeile öffnet Bestellung … mit:
- Käufer: Name, Email, Telefon, Event, Total, Erstattet, Zahlungsmittel, Bezahlt am,
- Positionen: Menge, Tickettyp, Platz, Preis,
- Tickets: Code (
KLT-…), Tickettyp, Platz, „gescannt …“ mit Zeitpunkt des ersten Einlasses und Zustand Gültig, Erstattet oder Storniert, - Zahlungslog: die Zahlungsschritte mit Zeitpunkt,
- Aktionen.
Tickets erneut senden
Klicken Sie auf Bestätigung erneut senden. Die Bestätigung mit dem PDF geht erneut an die E-Mail-Adresse der Bestellung. Der Versand läuft im Hintergrund und kann einige Minuten dauern. Das geht nur bei bezahlten Bestellungen.
Hinweis: Die E-Mail-Adresse einer Bestellung lässt sich nicht ändern. Hat sich der Gast vertippt, kommt die Bestätigung erneut an die falsche Adresse. Siehe Häufige Fragen zum Ticketshop.
Stornieren und erstatten
Mit dem Recht Rückerstattungen entscheiden und auszahlen erscheinen bei bezahlten Bestellungen vier Wege:
| Aktion | Was passiert |
|---|---|
| Voll-Storno | Der ganze offene Betrag geht sofort über den Zahlungsanbieter zurück, alle gültigen Tickets werden storniert. Nicht rückgängig zu machen. |
| Teil-Storno | Haken Sie unter Tickets einzelne Tickets an und klicken Sie auf Teil-Storno (n). Der anteilige Betrag geht zurück, nur diese Tickets werden storniert. |
| Kulanz-Erstattung (Tickets bleiben gültig) | Betrag eingeben, Erstatten. Der Gast bekommt Geld zurück und behält seine Tickets. Höchstens der noch offene Betrag. |
| Rückerstattung beantragen | Legt statt einer Sofortbuchung einen Antrag in der Liste Rückerstattungen an, optional mit Grund und nur für angehakte Tickets. Richtig, wenn jemand anderes entscheidet oder per Bank zurückgezahlt wird. |
Der Schalter Plätze / Kontingente wieder verkaufen wirkt nur bei älteren Bestellungen über den alten Datatrans-Zugang. Bei Bestellungen über einen unter Zahlungsanbieter hinterlegten Anbieter werden Plätze und Kontingente beim Storno immer wieder freigegeben.
Stornierte Tickets werden am Einlass abgewiesen („Storniert“) – auch wenn der Gast das PDF noch hat. Mehr zu Anträgen und zur Massen-Rückerstattung: Storno-Regeln und Rückerstattungen.
Der Verkaufsstand eines Events
Öffnen Sie das Event, Reiter Ticketing, Unterreiter Verkaufsstand. Oben steht der Stand mit Uhrzeit; alle Beträge sind inklusive MwSt.
| Kennzahl | Bedeutung |
|---|---|
| Verkaufte Tickets | In bezahlten Bestellungen |
| Reservierte Tickets | Gerade im Kauf, Plätze werden kurz gehalten |
| Umsatz | Bezahlter Umsatz, mit dem Anteil bar an der Abendkasse |
| Erstattet | Bereits zurückgezahlt; im Umsatz oben noch enthalten |
Je Verkaufsweg trennt den Umsatz nach Webseite (unser Ticketshop), Eigene Webseite und Abendkasse mit Bestellungen, Tickets, Umsatz und Anteil; die Zeile Zusammen ergibt den Gesamtumsatz. Darunter stehen die Bestellungen dieses Abends (die neuesten) und der Link Bestellungen aller Abende.
Mit In Event-Budget übernehmen schreiben Sie den Ticket-Umsatz ins Budget des Events („Der Ticket-Umsatz steht im Event-Budget.“). Siehe Budget und Abrechnung.
Die Shop-Übersicht (Ticketing → Shop) zeigt zusätzlich Bezahlte Bestellungen, Verkaufte Tickets und Brutto-Umsatz über alle Events des Shops.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Die Schaltflächen zum Stornieren fehlen | Recht Rückerstattungen entscheiden und auszahlen fehlt, Rückerstattungen sind nicht freigeschaltet, oder die Bestellung ist nicht bezahlt | Recht zuweisen lassen bzw. Support kontaktieren; nur bezahlte Bestellungen sind erstattbar |
| „Nur bezahlte Bestellungen können erneut versendet werden“ | Die Bestellung ist nicht bezahlt | Zustand prüfen |
| „Maximal erstattbar: …“ | Die Kulanz-Erstattung ist höher als der offene Betrag | Kleineren Betrag eingeben |
| „Zu diesem Vorgang existiert bereits ein Antrag“ | Für diese Bestellung läuft schon ein Antrag | In Rückerstattungen weiterbearbeiten |
| „Der Verkaufsstand ist für dich nicht freigegeben.“ | Recht auf Event-Finanzen fehlt | Recht zuweisen lassen |
| Eine Bestellung steht lange auf Zahlung offen | Der Gast hat nicht bezahlt oder die Zahlungsmeldung fehlt noch | Einige Minuten warten; unbezahlte Bestellungen verfallen von selbst |