Schichten planen und veröffentlichen

Ziel

Sie planen die Schichten einer Woche, besetzen sie mit den passenden Mitarbeitenden und veröffentlichen den Plan, damit Ihr Team ihn im Staff-Portal sieht.

Voraussetzungen

• Der Bereich Plan ist freigeschaltet. Fehlt er, wenden Sie sich an Ihre Administratorin oder an den Support.
• Zum Ansehen brauchen Sie das Recht Personalplanung ansehen, zum Ändern Personalplanung verwalten. Ohne Verwalten-Recht sehen Sie zwar Knöpfe, das Speichern wird aber abgelehnt.
• Empfohlen: Standorte, Positionen und Schichtarten sind angelegt (siehe Einstellungen der App Personal).
• Im Raster erscheinen alle Mitglieder mit der Rolle Mitarbeitende. Wer zuständig für bestimmte Standorte ist, sieht nur deren Schichten.

Das Wochenraster

Öffnen Sie Plan. Die Seite heisst Personalplanung.

Kopfzeile, von links nach rechts:

• Pfeile und Heute zum Blättern zwischen den Wochen
• Filter Alle Standorte und Alle Positionen
• Rückgängig für die letzten Schritte
• Ansichten Woche und Monat (auf dem Handy zusätzlich Tag)
• Drucken, Neue Schicht, Auto-Füllen, KI-Assistent
• Bedarf, Schichtarten, Umfragen, Serie, Veröffentlichen
• Oben rechts der Link Plan-Quittierung

Das Raster:

Zeile	Inhalt
Bedarf („Ist / Soll")	Pro Tag besetzt/benötigt. Grün = gedeckt, orange = teilweise, rot = kaum besetzt. Ein Klick führt zum Bedarf.
Offen („Unbesetzt")	Schichten ohne zugewiesene Person
Mitarbeiter-Zeilen	Name und Wochenstunden. Ein Warndreieck erscheint bei mehr als 50 Stunden pro Woche, bei Überschreitung des Monats-Solls oder bei Arbeitsrechts-Konflikten.

In den Zellen sehen Sie genehmigte Absenzen (rot, mit „Ferien", „Krank", „Unbezahlt" oder „Absenz") und eingetragene Verfügbarkeit (grüner Rand links, „Verfügbar").

Jede Schicht erscheint als farbige Karte mit Schichtart und Zeit. Kennzeichen:

Kennzeichen	Bedeutung
Gestrichelter Rahmen, Entwurf	Noch nicht veröffentlicht – für Mitarbeitende unsichtbar
Ausgeschrieben	Mitarbeitende können sich im Staff-Portal darauf melden
SL	Der Schichtleiter erfasst die Zeiten
x/y	Fortschritt der Checkliste
Roter oder oranger Ring	Arbeitsrechts-Konflikt (rot = harter Verstoss, orange = Warnung)

Die Monatsansicht zeigt pro Tag die Anzahl Schichten und wie viele offen sind. Ein Klick auf einen Tag öffnet die Woche.

Über dem Raster liegt die einklappbare Bedarfsprognose (siehe unten).

Schicht anlegen

1. Fahren Sie in einer Zelle mit der Maus auf + Schicht – in einer Mitarbeiter-Zeile ist die Schicht dann direkt dieser Person zugewiesen, in der Zeile Offen bleibt sie unbesetzt. Alternativ legt Neue Schicht (Taste n) eine offene Schicht für heute an.
2. Füllen Sie das Formular Neue Schicht aus:

Feld	Bedeutung
Schichtart	Optional. Übernimmt Zeiten, Pause und Standort der Schichtart
Start / Ende	Vorgabe 09:00–17:00. Liegt das Ende vor dem Start, gilt es für den Folgetag
Pause	In Minuten
Standort, Station	Wo gearbeitet wird
Notiz	Freitext für die Mitarbeitenden
Sichtbar für Team	Nur wenn Teams bestehen: Schicht nur einem Team anbieten
Zeiterfassung	Standard (Schichtart), App (Selbst-Check-in), QR-Code an der Station, Schichtleiter erfasst oder Keine Zeiterfassung
Schichtleiter	Nur bei „Schichtleiter erfasst"

3. Klicken Sie auf Als Entwurf speichern. Neue Schichten sind immer Entwürfe. Checklisten der Schichtart werden automatisch angehängt.

Schicht bearbeiten, zuweisen, ausschreiben

Ein Klick auf eine Schicht öffnet die Details mit Status („Zugewiesen: …", „Offen ausgeschrieben — Mitarbeitende können sich melden" oder „Unbesetzt") und diesen Knöpfen:

Knopf	Wirkung
Zuweisen / Umbesetzen	Öffnet Mitarbeiter zuweisen: Die passendsten Personen stehen oben. „passend" heisst: Position, Skills und Zertifikate stimmen. Warnungen wie Position, Skills, Skill unbestätigt oder ausserhalb Team … zeigen, was nicht passt. Ein Klick weist zu.
Bearbeiten	Alle Felder ändern, dann Speichern
Zuweisung lösen	Die Schicht wird wieder unbesetzt
Ausschreiben	Entfernt die Zuweisung und gibt die Schicht zur Übernahme frei. Mitarbeitende melden sich im Staff-Portal; Sie entscheiden unter Genehmigungen.
Streichen (mit Grund)	Nur bei veröffentlichten Schichten. Der Grund wird der Person mitgeteilt; die Schicht bleibt als gestrichen erhalten.
Entwurf löschen	Nur bei Entwürfen, endgültig

Unter Checkliste fügen Sie Punkte hinzu (+ Punkt, mit Foto- oder Notiz-Pflicht) oder übernehmen sie mit Vorlage anwenden aus den Checklisten-Vorlagen. Abgehakt wird von den Mitarbeitenden im Staff-Portal.

Drag and Drop

In der Wochenansicht ziehen Sie Schichten mit der Maus:

• in eine andere Zeile am selben Tag = zuweisen, in die Zeile Offen = Zuweisung lösen
• auf einen anderen Tag = verschieben (die Uhrzeit bleibt)
• mit gedrückter Alt- oder Ctrl-Taste (Mac: Cmd) = als neuen Entwurf duplizieren

Rückgängig und Tastenkürzel

Rückgängig (Ctrl+Z bzw. Cmd+Z) nimmt bis zu 20 Schritte zurück: Anlegen, Verschieben, Zuweisen per Drag and Drop und Duplizieren. Beim Wechsel der Woche wird der Verlauf geleert. Weitere Tasten: n neue Schicht, p Veröffentlichen, Pfeiltasten links/rechts für die vorige bzw. nächste Woche.

Arbeitsrecht-Prüfung

Ist unter Einstellungen → Arbeitsrecht die Durchsetzung auf Warnen gestellt, markiert der Plan Konflikte (Tages- und Wochenarbeitszeit, Ruhezeit, Nachtarbeit, Sonntags- und Feiertagsarbeit, Absenzen, Überschneidungen) und zeigt Warnungen – blockiert aber nichts.

Bei Blockieren (mit Begründung) wird eine Zuweisung mit hartem Verstoss abgelehnt. Wollen Sie sie trotzdem, geben Sie eine Begründung ein (in der Personenauswahl über Trotzdem zuweisen). Jede Ausnahme landet im Override-Protokoll unter Einstellungen → Arbeitsrecht.

Mehrere Schichten auf einmal

Serie: Legt wöchentlich wiederkehrende Schichten als Entwürfe an. Wählen Sie Schichtart (optional), Wochentage, Zeiten, Pause, Zuweisung (optional), Standort, Arbeitsstation sowie Ab und Bis, dann Serie erstellen. Unbesetzte Serienschichten werden automatisch ausgeschrieben. Die entstandenen Entwürfe bearbeiten oder löschen Sie danach einzeln.

Auto-Füllen: Schlägt für offene Schichten und ungedeckten Bedarf der Woche passende Personen vor.

1. Gewichten Sie mit den Reglern Verfügbarkeit, Erfahrung, Faire Verteilung, Team-Zusammensetzung, Kosten und Wunschtage/-zeiten. Mit Team-Sichtbarkeit strikt werden nur Mitglieder des Teams einer Schicht vorgeschlagen.
2. Klicken Sie auf Vorschau berechnen. Die Vorschau zeigt je Vorschlag Person, Score und Warnungen sowie, was Nicht besetzbar ist.
3. Wählen Sie die gewünschten Vorschläge und klicken Sie auf … übernehmen. Nichts wird ohne Ihre Bestätigung übernommen.

KI-Assistent: Beschreiben Sie in eigenen Worten, was geplant werden soll, zum Beispiel „Fülle diese Woche wie letzte Woche" oder „Stelle Anna diese Woche frei". Der Assistent kann eine Woche kopieren, auto-füllen und Personen freistellen. Vorschau berechnen zeigt die vorgeschlagenen Aktionen mit Hinweisen und Warnungen; … übernehmen führt die gewählten aus. Der Assistent erscheint nur, wenn KI in Ihrer Organisation eingeschaltet ist, und braucht die KI-Einwilligung in den Datenschutz-Einstellungen der Organisation.

Veröffentlichen

1. Klicken Sie auf Veröffentlichen (Taste p). Der Dialog heisst Schichten publizieren.
2. Prüfen Sie Von, Bis und optional Standort.
3. Vorschau zeigt, wie viele Entwürfe veröffentlicht und wie viele Personen benachrichtigt werden, und listet die zugewiesenen Schichten.
4. Klicken Sie auf Publizieren.

Danach sehen die Mitarbeitenden ihre Schichten im Staff-Portal. Zugewiesene Personen erhalten „Neue Schicht zugeteilt". Für ausgeschriebene, unbesetzte Schichten erhalten qualifizierte Mitarbeitende eine Mitteilung über neue offene Schichten.

Nach dem Veröffentlichen werden die Betroffenen benachrichtigt, wenn Sie jemanden zuweisen, eine Zuweisung lösen, eine Schicht verschieben oder streichen. Bei Entwürfen wird niemand benachrichtigt.

Plan-Quittierung

Unter Plan-Quittierung sehen Sie für jede veröffentlichte, zugewiesene Schicht der Woche, ob die Person sie im Staff-Portal bestätigt hat („bestätigt" oder „offen").

• Blättern Sie mit ← Vorherige Woche und Nächste Woche →, filtern Sie mit Nur offene bzw. Alle anzeigen.
• Erinnerung senden schickt allen mit offenen Schichten die Mitteilung „Schicht bestätigen" – höchstens einmal pro 24 Stunden je Schicht.

Personalbedarf

Unter Bedarf legen Sie fest, wie viele Personen Sie wann brauchen.

1. Klicken Sie auf Bedarf hinzufügen.
2. Geben Sie Von und Bis, die Benötigte Anzahl und optional Schichtart, Standort, Station, Event und Notiz an. Anlegen.
3. Der Balken Deckung zeigt, wie viel bereits besetzt ist.
4. Schichten erzeugen legt so viele unbesetzte Entwürfe an, wie die Anzahl vorgibt. Jeder Klick erzeugt die volle Anzahl neu – klicken Sie also nur einmal.

Bedarfsprognose

Die Bedarfsprognose über dem Raster schätzt aus den letzten 12 Wochen (geplante Stunden und Check-ins) je Tag die empfohlene Anzahl Personen und Stunden und zeigt das Wetter dazu. Mit Übernehmen machen Sie aus einer Empfehlung einen Bedarf. KI-Empfehlung anzeigen ergänzt eine kurze Einschätzung, sofern KI eingeschaltet und die Einwilligung erteilt ist.

Schichtarten

Unter Schichtarten (auch über Einstellungen) definieren Sie Vorlagen für wiederkehrende Schichten:

Feld	Bedeutung
Name, Beschreibung, Farbe, Icon	Erscheinung im Plan
Passende Positionen	Eine der gewählten Positionen genügt
Erforderliche Skills	Alle gewählten Skills müssen vorhanden sein
Von / Bis / Pause (Min.)	Standardzeiten; über Mitternacht ist erlaubt
Default-Stundenlohn (CHF)	Für die Kostenberechnung
Zeiterfassung	App (Selbst-Check-in), QR-Code an der Station, Terminal vor Ort, Schichtleiter erfasst oder Keine Zeiterfassung
Toleranz Check-in (Min.) / Toleranz Check-out (Min.)	Spielraum beim Stempeln
Standort	Standard-Standort

Mit dem Schalter Aktiv blenden Sie eine Schichtart aus den Auswahllisten aus. Gelöschte Schichtarten verschwinden, bereits geplante Schichten bleiben bestehen.

Verfügbarkeits-Umfragen

Unter Umfragen holen Sie Arbeitswünsche Ihres Teams für einen Zeitraum ein.

1. + Umfrage: Titel, Von, Bis, optional Frist.
2. Slot-Raster: Vorgabe Morgen (06–12), Nachmittag (12–18), Abend (18–24); mit + Slot ergänzen (höchstens sechs).
3. Zielgruppe: Ganzes Team oder Ausgewählte. Anlegen speichert die Umfrage als Entwurf.
4. Öffnen verschickt die Umfrage: Die Zielgruppe erhält „Bitte Verfügbarkeiten eintragen" und antwortet im Staff-Portal unter Arbeitswünsche.
5. Auswertung zeigt die Rücklaufquote und eine Matrix aller Antworten. Erinnern schickt allen, die noch nicht geantwortet haben, eine Erinnerung.
6. Schliessen beendet die Umfrage; danach sind keine Änderungen mehr möglich.

Die Antworten fliessen automatisch als Verfügbarkeiten in den Plan ein.

Dienstplan drucken

Drucken öffnet den Dienstplan der Woche mit den aktuellen Filtern in einem neuen Tab. Über Drucken im Druckblatt drucken Sie ihn oder speichern ihn als PDF. Entwürfe sind mit „E" markiert.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
„Personalplanung nicht aktiviert"	Der Bereich ist nicht freigeschaltet	Administratorin oder Support
„Kein Zugriff"	Recht Personalplanung ansehen fehlt	Rolle anpassen lassen
Speichern meldet „Keine Berechtigung …"	Recht Personalplanung verwalten fehlt	Rolle anpassen lassen
Eine Person fehlt im Raster	Sie hat nicht die Rolle Mitarbeitende, oder Sie sehen nur bestimmte Standorte	Rolle der Person bzw. Ihre Standort-Zuständigkeit prüfen
Mitarbeitende sehen ihre Schicht nicht	Die Schicht ist noch ein Entwurf	Veröffentlichen
Zuweisung wird abgelehnt	Harter Arbeitsrechts-Verstoss bei „Blockieren"	Andere Person wählen oder mit Begründung übersteuern
KI-Assistent fehlt	KI ist in der Organisation ausgeschaltet	Administratorin fragen
„KI-Einwilligung erforderlich"	Die Organisation hat der KI-Verarbeitung nicht zugestimmt	Einwilligung in den Datenschutz-Einstellungen erteilen lassen

Weiterlesen

• Genehmigungen
• Zeiterfassung und Visierung
• Einstellungen der App Personal
• Schichten im Staff-Portal