Sitzungen, Tischdauer und Auslastungsbremse

Worum es geht

Ein Restaurant hat selten eine durchgehende Öffnungszeit, sondern zwei Betriebe mit einer Pause dazwischen. Unter Sitzungen und Auslastung legen Sie fest:

• wann Reservierungen angenommen werden (die Sitzungen),
• wie lange ein Tisch je nach Gruppengrösse belegt ist (die Dauer),
• wie viele Gäste die Küche gleichzeitig verträgt (die Auslastungsbremse).

Wichtig: Ohne Sitzung wird keine Zeit für Reservierungen angeboten.

Voraussetzungen

• Ein Betrieb mit Öffnungszeiten ist eingerichtet – siehe Betrieb einrichten.
• Zum Ändern brauchen Sie Saalplan, Tische, Karte und Sitzungen verwalten oder Gastro-Einstellungen verwalten.

Eine Sitzung anlegen

1. Öffnen Sie Sitzungen und Auslastung (Gruppe „Einrichten").

2. Klicken Sie oben auf Sitzung.

3. Füllen Sie den Dialog Sitzung anlegen aus:

   Feld	Bedeutung
   Name	Etwa „Mittag", „Abend" oder „Sonntagsbrunch"
   An welchen Tagen	Die Wochentage, an denen die Sitzung gilt
   Von / Bis	Beginn und Ende der Sitzung
   Letzte Annahme	Bis zu dieser Zeit wird angenommen. Leer heisst: bis zum Ende der Sitzung.
   Sitzung ist eingeschaltet	Ausgeschaltete Sitzungen bieten keine Zeiten an.

4. Klicken Sie auf Sitzung anlegen.

Die letzte Annahme ist nicht das Ende der Sitzung: Wer um 21:30 gesetzt wird, sitzt über 22:00 hinaus. Der Dialog zeigt das beim Ausfüllen an.

Bestehende Sitzungen ändern oder entfernen Sie über das Menü der Zeile (Bearbeiten, Entfernen). Zwei Sitzungen am selben Wochentag dürfen sich nicht überschneiden.

Wie lange ein Tisch belegt ist

Eine feste Dauer verschenkt entweder Tische oder drängt Gäste hinaus: Zwei Personen sind in neunzig Minuten fertig, acht Personen nicht. Deshalb staffeln Sie die Dauer nach Gruppengrösse.

1. Im Kasten Wie lange ein Tisch belegt ist sehen Sie die Stufen. Vorgegeben sind 90 Minuten für 1 bis 2 Personen, 120 Minuten für 3 bis 5, 150 Minuten für 6 bis 8 und 180 Minuten ab 9 Personen.
2. Tragen Sie je Stufe die Minuten ein.
3. Mit Stufe fügen Sie eine Stufe hinzu, mit Letzte Stufe entfernen Sie die unterste.
4. Klicken Sie auf Dauer speichern.

Die Staffel muss lückenlos sein: Die erste Stufe beginnt bei einer Person, jede weitere schliesst direkt an. Zur Dauer kommt der Puffer aus den Einstellungen (Reiter Reservierung) – so lange bleibt der Tisch nach dem Gast zum Abräumen gehalten.

Die Auslastungsbremse

Zwölf Tische gleichzeitig um 19:00 sind rechnerisch möglich, in der Küche aber nicht. Die Bremse nimmt Zeiten aus dem Reservierungsformular, bevor jemand sie bucht.

Feld	Bedeutung
Gäste je Viertelstunde	Höchstens so viele Gäste kommen in einer Viertelstunde an. Darunter steht, welcher Anteil der Plätze des Hauses das ist.
Gruppen je Viertelstunde	Höchstens so viele Gruppen kommen in einer Viertelstunde an.
Grösste Gruppe ohne Rückfrage	Grössere Gruppen kommen als Anfrage herein statt als Buchung.

Leer heisst jeweils: ohne Grenze. Speichern Sie mit Bremse speichern.

Tipp: Die Bremse ist eine Grenze für die Küche, keine zweite Platzzahl. Setzen Sie sie auf die Platzzahl des Hauses, greift sie nie.

Die Bremse zählt Gäste, nicht Tische: Auch eine Reservierung ohne zugewiesenen Tisch zählt mit. Laufkundschaft wird mitgezählt, aber nicht abgewiesen – sie steht ja schon im Lokal.

Die Vorschau: was der Gast sieht

Rechts zeigt Was der Gast zu sehen bekommt das Reservierungsformular aus Gastsicht: Personenzahl wählen, Tag wählen, und die Zeiten erscheinen. Es sind dieselben Zeiten, die das Formular wirklich anbietet – hier wird nichts gebucht.

Fehlt eine Zeit, nennt die Vorschau den Grund, zum Beispiel:

• zu kurzfristig (Vorlauffrist),
• nach der letzten Annahme dieser Sitzung,
• gesperrt durch eine Sonderzeit oder einen Anlass,
• ausgebucht, weil die Küche in dieser Viertelstunde voll ist,
• kein Tisch für diese Gruppengrösse lang genug frei.

Formular, Bezahlung, Bestätigungen und Veröffentlichung

Oben auf der Seite stehen weitere Reiter: Formular, Bezahlung, Bestätigungen, Veröffentlichung und Kontaktbestand. Diese Einstellungen gehören zur App Termine: Der Betrieb ist dort eine Buchungsstrecke, und über sie reservieren Gäste online.

• Nutzt Ihre Organisation Termine und haben Sie dort Zugang, führen die Reiter direkt zur passenden Stelle in Termine.
• Sonst sind die Reiter gesperrt, und ein Hinweis nennt den Grund.

Nichterscheinen

Der Kasten Nichterscheinen zeigt Erinnerung am Tag selbst, Karte hinterlegen und Gebühr bei Nichterscheinen. Diese drei Punkte sind derzeit gesperrt: Gastro verschickt keine Erinnerungen und zieht keine Gebühren ein.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Die Vorschau meldet, dass in den nächsten zwei Wochen keine Zeit angeboten wird	Keine Sitzung, keine Öffnungszeiten oder alles gesperrt	Mindestens eine eingeschaltete Sitzung anlegen und die Öffnungszeiten im Reiter Betrieb prüfen.
Meldung „Zwei Sitzungen am selben Wochentag überschneiden sich."	Zeiten überlappen	Von/Bis anpassen oder Wochentage trennen.
Meldung „Die Staffel hat eine Lücke oder eine Überschneidung."	Die Stufen schliessen nicht lückenlos an	Die erste Stufe bei 1 Person beginnen lassen, jede weitere direkt anschliessen.
Eine Zeit gilt als ausgebucht, obwohl Tische frei sind	Die Auslastungsbremse greift	Die Grenze prüfen – die Vorschau nennt, wie viele Gäste in der Viertelstunde schon ankommen.
Die Reiter Formular, Bezahlung usw. sind gesperrt	Termine ist nicht abonniert oder Ihnen fehlt dort das Recht	Wenden Sie sich an Ihre Administratorin.