Location-Buchungen, Anfragen und Sperren

Worum es geht

Mit den Location-Buchungen vermieten Sie Teile Ihrer Location – den ganzen Club, einen Raum, eine Lounge – für einen Abend oder stundenweise. Gäste buchen oder fragen auf Ihrer eigenen Webseite an, oder Sie legen die Buchung am Telefon von Hand an. Der Eventmanager prüft dabei die Belegung: Events, Buchungen und Sperren derselben Location schliessen sich gegenseitig aus.

Voraussetzungen:

• Die Funktion ist nicht in jeder Organisation freigeschaltet. Fehlt sie bei Ihnen, wenden Sie sich an Ihre Administratorin oder an den Support.
• Zum Ansehen brauchen Sie das Recht Buchungen der Location ansehen, zum Anlegen, Entscheiden und Sperren Buchungen, Anfragen und Sperren verwalten.
• Für Online-Zahlungen muss ein Zahlungsanbieter hinterlegt sein, siehe Zahlungsanbieter einrichten.

Wo Sie was finden

Ort	Wofür
Location → Einheiten und Regeln	Buchbare Einheiten mit Zeitfenstern, Preisen und Ablauf
Location → Buchungskalender	Wochenansicht aller Events, Buchungen, Anfragen und Sperren; Buchungen und Sperren anlegen
Location → Anfragen	Offene Anfragen dieser Location entscheiden
Location → Scanner-Zugang	Türgeräte für den Einlass an dieser Location koppeln
Menü Buchungen	Alle Buchungen und Anfragen über alle Locations hinweg

Einheit anlegen

Eine Einheit ist ein Teil der Location, der getrennt vergeben wird. Ihre Regeln entscheiden, was ein Gast überhaupt auswählen kann.

1. Öffnen Sie die Location, Reiter Einheiten und Regeln, und klicken Sie auf Einheit anlegen.
2. Füllen Sie die Abschnitte aus (Tabelle unten) und klicken Sie auf Speichern.

Abschnitt	Felder
Grunddaten	Name (Deutsch ist Pflicht, weitere Sprachen erscheinen auf der öffentlichen Seite), Beschreibung, Schlüssel (wird aus dem Namen gebildet und ist danach fest), Zeitzone, Kapazität (Personen), Mindestpersonenzahl, Höchstpersonenzahl, Schalter Buchbar
Wochentags-Fenster	Je Zeile Wochentag, Beginn und Ende, dazu Raster (Minuten), Mindestdauer (Minuten) und Höchstdauer (Minuten). Endet ein Fenster früher als es beginnt, reicht es in den Folgetag. Vorlagen: „Party Fr/Sa 23:00–04:00", „Teamevent Mo–Do 18:00–23:00", „Tagesmiete Sa 10:00–22:00"
Vorlauf und Horizont	Vorlauf (Stunden): wie kurzfristig gebucht werden darf; Horizont (Tage): wie weit im Voraus; Reservierung im Warenkorb (Minuten): wie lange der Zeitraum beim Buchen gehalten wird
Preis	Preismodell (Pauschal, Pro Stunde, Pro Person), Preis (CHF), Anzahlung (CHF), Mehrwertsteuer
Ablauf	Buchungsart: Sofortbuchung oder Anfrage mit Freigabe; bei Anfragen Option hält (Stunden); Schalter Jede Buchung einzeln freigeben; Storno-Regel
Käuferfelder	Zusätzliche Felder, die der Gast beim Buchen ausfüllt. Ohne Felder gibt der Gast nur Name und E-Mail an.
Kundenverwaltung	Buchungen in der Kundenverwaltung erfassen: Nicht erfassen, Als Kontakt anlegen oder Als Firma anlegen (im CRM)

Ohne Wochentags-Fenster ist eine Einheit nie buchbar. Ohne Preis kann der Gast nur anfragen – eine Sofortbuchung ist dann nicht möglich, und Sie nennen den Betrag beim Bestätigen.

Wichtig: Die Storno-Regel ist ein Hinweis für den Gast. Bei Buchungen löst das System keine Rückzahlung aus – Geld, das zurückgeht, überweisen Sie ausserhalb von Scorebase. Storno-Regeln pflegen Sie unter Ticketing → Einstellungen → Storno-Regeln.

Was noch fehlt, bevor ein Gast buchen kann

Oben im Reiter zeigt eine Prüfliste, ob alles bereit ist: Webseiten-Schlüssel vergeben, Buchbare Einheiten, Einheiten Ohne Preis oder Ohne Storno-Regel. Steht dort „Alles steht: ein Gast kann auf eurer Webseite buchen.", ist die Einrichtung fertig. Den Webseiten-Schlüssel tragen Sie in der Übersicht der Location ein, siehe Locations und Stationen. Ihre Webseite holt die buchbaren Einheiten über dieselbe Schnittstelle wie den Ticketverkauf; eingerichtet wird sie unter Ticketing → Einstellungen → Eigene Webseite, siehe Ticketshop im Überblick.

Eine Einheit, die Sie nicht mehr anbieten, archivieren Sie. Sie verschwindet aus der Buchung; bestehende Buchungen bleiben im Kalender sichtbar.

Der Buchungskalender

Der Reiter Buchungskalender zeigt eine Woche. Mit Vorige Woche, Nächste Woche und Heute blättern Sie, mit dem Filter Einheit beschränken Sie die Ansicht. Ein Abend bleibt eine Spalte: Der Betriebstag reicht bis in die Morgenstunden des Folgetags.

Die Legende unterscheidet Event, Bestätigte Buchung, Anfrage mit Option, Reservierung im Warenkorb und Sperre. Ein Klick auf eine Buchung öffnet ihre Buchungsakte. Überschneiden sich zwei feste Einträge, warnt der Kalender unter Überschneidungen in dieser Woche – verschieben Sie dann einen der beiden.

Buchung von Hand anlegen

Für Anrufe und Stammkunden:

1. Klicken Sie im Buchungskalender auf Buchung anlegen – oder direkt in eine freie Fläche; dann sind Datum und Zeit schon eingetragen.
2. Wählen Sie im Dialog Manuelle Buchung die Einheit, Datum, Beginn und Ende (bei Bedarf Ende liegt am Folgetag) und die Anzahl Personen.
3. Tragen Sie Name und E-Mail des Gasts ein (Pflicht), optional Telefon, Firma und Notiz.
4. Wählen Sie die Zahlung: Ohne Zahlung bestätigen (etwa für Rechnung auf Papier) oder Zahlungslink erzeugen.
5. Klicken Sie auf Buchung anlegen. Die Buchungsakte öffnet sich.

Die Prüfung auf freie Zeiten läuft genau wie bei einer Buchung über die Webseite.

Anfragen entscheiden

Steht eine Einheit auf Anfrage mit Freigabe, hält jede Anfrage ihren Zeitraum als Option blockiert, bis Sie entscheiden. Der Reiter Anfragen zeigt alle offenen Anfragen mit Restzeit der Option und berechnetem Preis.

1. Klicken Sie bei einer Anfrage auf Entscheiden (oder öffnen Sie die Akte).
2. Bestätigen: Unter Entscheidung klicken Sie auf Anfrage bestätigen — … (mit dem Betrag). Im Dialog können Sie den Preis (CHF) anpassen (leer = berechneter Preis), den Zahlungsweg wählen und eine Notiz an den Gast schreiben.
   • Online bezahlen: Der Gast erhält mit der Zusage einen Zahlungslink. Bis zur Zahlung steht die Buchung auf Zahlung offen, der Zeitraum bleibt blockiert.
   • Kostenlos bestätigen: Kein Geld über das System; der Gast erhält die Zusage mit dem Buchungscode, der Zeitraum ist fest vergeben.
3. Ablehnen: Klicken Sie auf Anfrage ablehnen und tragen Sie eine Begründung ein – sie steht so in der Absage-E-Mail. Der Zeitraum wird sofort frei.
4. Mehr Zeit nötig? Option verlängern bzw. Option um 24 Std. verlängern schiebt die Frist hinaus.

Wichtig: Entscheiden Sie nicht rechtzeitig, läuft die Option ab: Das System gibt den Zeitraum von selbst frei, und der Gast erhält eine Absage. Läuft eine Option in den nächsten 24 Stunden ab, weist der Reiter Anfragen darauf hin.

Die Buchungsakte

Die Akte zeigt alles zu einer Buchung: Einheit, Zeitraum, Personen, Gast mit Firma und Telefon, Angaben des Gasts, Preis, Anzahlung, Zahlungsstand, Storno-Regel, die Verknüpfung zur Kundenverwaltung, die Herkunft (Eigene Webseite, Ticketshop oder Von Hand angelegt) sowie den Buchungscode für den Eingang mit QR-Code und Scan-Historie.

Mögliche Aktionen:

• Bestätigung erneut senden – schickt die Bestätigung noch einmal an den Gast.
• Stornieren – gibt den Zeitraum frei, macht den Buchungscode ungültig und schickt dem Gast eine Absage. Optional mit Grund für den Gast (höchstens 500 Zeichen). Bereits bezahltes Geld gibt das System nicht zurück; der Dialog zeigt, was laut Storno-Regel zurückginge.
• In Event umwandeln – legt aus der Buchung ein Event an. Danach planen Sie Personal und Budget wie bei jedem Event; der Zeitraum bleibt belegt, der Buchungscode gilt weiter.

Status einer Buchung

Status	Bedeutung
Reserviert	Der Gast ist gerade beim Buchen, der Zeitraum ist kurz gehalten
Angefragt	Anfrage mit Option, wartet auf Ihre Entscheidung
Freigabe offen	Die Einheit verlangt, dass jede Buchung einzeln freigegeben wird
Zahlung offen	Zugesagt, der Gast hat den Zahlungslink noch nicht bezahlt
Bestätigt	Fest vergeben
Storniert	Von Ihnen storniert
Abgelaufen	Option oder Zahlungsfrist verstrichen
Nicht erschienen	Der Gast ist nicht gekommen

Geht eine Zahlung erst nach einem Storno ein, erscheint der Hinweis Zahlung nach Storno eingegangen. Das Geld zahlen Sie ausserhalb des Systems zurück; der Hinweis bleibt als Erinnerung stehen.

Zeitraum sperren

Für Renovation, Betriebsferien oder private Nutzung:

1. Klicken Sie im Buchungskalender auf Sperre.
2. Wählen Sie die Einheit oder Ganze Location, Datum, Beginn, Ende und einen Grund (Pflicht).
3. Mit Vorläufige Reservierungen verdrängen weichen offene Optionen und Reservierungen der Sperre. Bezahlte Buchungen, andere Sperren und Events bleiben in jedem Fall bestehen.
4. Klicken Sie auf Sperre anlegen.

Eine Sperre heben Sie im Buchungskalender auf: Klicken Sie auf den Block der Sperre und bestätigen Sie Sperre aufheben. Der Zeitraum ist danach wieder buchbar.

Alle Buchungen im Überblick

Der Menüpunkt Buchungen listet alle Buchungen und Anfragen der Organisation mit Termin, Location, Einheit, Gast, Personen, Betrag, Status und Buchungscode. Filtern Sie nach Status, Location, Von und Bis oder suchen Sie nach Gast, Firma, E-Mail oder Code, und bestätigen Sie mit Filter anwenden. Ein Klick öffnet die Buchungsakte, Zur Location führt zur Location.

Scanner-Zugang der Location

Im Reiter Scanner-Zugang koppeln Sie ein Türgerät fest mit dieser Location – ohne Bezug zu einem einzelnen Event. Mit Zugang erzeugen legen Sie Gültig ab, Gültig bis (ein Zugang ist immer befristet), die Bezeichnung des Geräts und fest, Was das Gerät darf: Tickets, Buchungen, Gästeliste, Abendkasse. Der QR-Code zum Koppeln erscheint genau einmal. Dafür brauchen Sie sowohl Locations bearbeiten als auch Buchungen, Anfragen und Sperren verwalten. Mit Widerrufen sperren Sie ein Gerät sofort. Darunter zeigt Einlass an dieser Location, wie viele Scans gültig, doppelt oder abgewiesen waren. Mehr zur Einlass-App: Scanner einrichten.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Auf der Webseite erscheint nichts zum Buchen	Kein Webseiten-Schlüssel oder keine buchbare Einheit	Prüfliste in Einheiten und Regeln abarbeiten
Gäste können nur anfragen, nicht sofort buchen	Die Einheit hat keinen Preis oder steht auf Anfrage mit Freigabe	Preis hinterlegen und Sofortbuchung wählen
„Der Zeitraum ist bereits belegt."	Event, Buchung oder Sperre überschneidet sich	Anderen Zeitraum wählen oder Kalender prüfen
Eine Anfrage ist plötzlich weg	Die Option ist abgelaufen	Den Gast kontaktieren und von Hand buchen
Eine Sperre soll wieder weg	–	Im Buchungskalender auf die Sperre klicken und Sperre aufheben bestätigen; dafür braucht es das Recht Buchungen, Anfragen und Sperren verwalten
Die Reiter für Buchungen fehlen	Funktion nicht freigeschaltet oder Recht fehlt	Administration oder Support fragen