Aufgaben anlegen und bearbeiten

Worum es geht

Die Aufgabe ist das Herzstück der App. Hier erfahren Sie, auf welchen Wegen Sie Aufgaben erfassen und was Sie an einer Aufgabe alles festhalten können.

Voraussetzungen: Rechte „Aufgaben erstellen", „Aufgaben bearbeiten", „Aufgaben löschen" und „Aufgaben zuweisen". In der Grundeinstellung haben alle Benutzer diese Rechte.

Aufgaben erfassen

Je nachdem, wo Sie gerade sind, gibt es einen passenden Weg:

Wo	Wie
Projekt, Reiter Aufgaben	In der Gruppe ins Feld Aufgabe hinzufügen (Enter) tippen und Enter drücken
Projekt, Reiter Aufgaben	Aufgabe erstellen öffnet das volle Formular Neue Aufgabe
Projekt, Reiter Board	Unten in der Spalte Aufgabe anklicken, Titel eingeben
Projekt, Reiter Timeline	Neue Aufgabe oder auf einen Tag klicken
Meine Aufgaben	Neue Aufgabe (mit Projektwahl) oder das Schnellfeld Aufgabe schnell zur Inbox hinzufügen...
Dashboard und Eingang	Schnellerfassung; die Aufgabe landet im Eingang
Planer	Auf eine freie Zelle klicken, Reiter Aufgabe

Das volle Formular Neue Aufgabe enthält Titel, Status, Beschreibung, Priorität, Typ, Zugewiesen an, Fälligkeitsdatum, Tags und unter Zeitschiene ein Startdatum. Mit Aus Vorlage erstellen übernehmen Sie eine Aufgabenvorlage samt Unteraufgaben; die übrigen Felder im Formular werden dann nicht verwendet.

Tipp: Ist in Ihrer Organisation KI eingeschaltet, zerlegt die Schnellerfassung im Eingang und im Dialog Neue Aufgabe (Schnell mit KI erfassen) einen Satz wie „Offerte Muster AG bis Freitag hoch" in Titel, Datum, Priorität und Projekt. Prüfen Sie den Vorschlag vor dem Speichern.

Eine Aufgabe öffnen

Ein Klick auf eine Aufgabe öffnet die Detailansicht am rechten Rand. Änderungen dort werden sofort gespeichert. Oben finden Sie:

• Beobachten: Augen-Symbol; der Hinweis zeigt, wie viele Personen die Aufgabe beobachten
• Aufgabe duplizieren: legt eine Kopie an, samt Unteraufgaben, Anhängen, Abhängigkeiten, Checklisten und Zusatzfeldern
• Verschieben: in einen anderen Space, ein anderes Projekt oder eine andere Gruppe; Unteraufgaben ziehen mit
• Rapport erstellen: nur bei Aufgaben mit Projekt und eingeschaltetem Modul Rapporte
• Vollansicht: öffnet die Aufgabe als eigene Seite

Wichtig: In der Vollansicht sammelt die Seite Ihre Änderungen. Oben erscheint dann Ungespeicherte Änderungen mit dem Knopf Speichern. Erst damit sind die Änderungen gesichert.

Die Felder einer Aufgabe

Feld	Werte und Hinweise
Status	Die Status des Projekts, zum Beispiel Offen, In Bearbeitung, Erledigt, Abgebrochen
Priorität	Keine, Niedrig, Mittel, Hoch, Dringend
Typ	Eingebaut: Aufgabe, Bug, Feature, Epic, Meilenstein; dazu eigene Typen Ihrer Organisation
Zugewiesen an	Eine oder mehrere Personen, über Zuweisen
Projekt	Bei Aufgaben aus dem Eingang: Projekt zuweisen
Startdatum, Fälligkeitsdatum	Mit optionaler Uhrzeit. Mit beiden Daten erscheint die Aufgabe als Balken in der Timeline.
Wiederholung	Täglich, Werktage (Mo–Fr), Wöchentlich, Alle 2 Wochen, Monatlich, Jährlich oder Benutzerdefiniert, dazu Endet am (optional)
Beschreibung	Formatierter Text mit Überschriften, Listen, Zitaten und Bildern
Schätzung	Zeitschätzung und Story Points
Fortschritt	Prozentwert von Hand (0, 25, 50, 75, 100 oder Schieberegler). 100 % erledigt die Aufgabe.
Tags	Schlagwort tippen, Enter drücken
Zusatzfelder	Nur wenn im Projekt oder Space Felder angelegt sind
Material	Nur mit Modul Material, siehe Rapporte und Material

Bei einer wiederkehrenden Aufgabe erscheint die nächste Instanz automatisch an dem Tag, an dem sie fällig wird, auch wenn die vorherige noch offen ist. Nach dem Datum unter Endet am entstehen keine weiteren Instanzen. Automatisch erzeugte Aufgaben tragen das Kennzeichen Automatisch.

Erledigen

• In Listen und auf Heute klicken Sie auf den Kreis bzw. das Kästchen vor der Aufgabe.
• In der Detailansicht setzen Sie einen Status der Kategorie „Erledigt".
• Im Board ziehen Sie die Karte in die Spalte Erledigt.

Wird eine Aufgabe durch eine offene Abhängigkeit blockiert, lässt sie sich nicht abschliessen. Die Meldung nennt die blockierenden Aufgaben.

Unteraufgaben und Checklisten

• Unteraufgaben sind vollwertige Aufgaben mit eigenem Status und eigenen Zuständigen. Sie legen sie in der Vollansicht mit Unteraufgabe an (Titel eintippen, Enter). Die Detailansicht am Rand zeigt sie als Liste.
• Checklisten sind einfache Abhakpunkte innerhalb einer Aufgabe. In der Detailansicht bei Checklisten auf Neu klicken, dann Einträge mit Eintrag hinzufügen (Enter) erfassen.

Abhängigkeiten

Unter Abhängigkeiten → Hinzufügen wählen Sie die Art und suchen die andere Aufgabe nach Titel oder Nummer:

Art	Bedeutung
Wird blockiert von …	Diese Aufgabe kann erst erledigt werden, wenn die andere erledigt ist
Blockiert …	Die andere Aufgabe wartet auf diese
Wartet auf …	Diese Aufgabe wartet auf die andere; sie ist bis dahin gesperrt
Verknüpft mit …	Reiner Hinweis, sperrt nichts

Die App verhindert Ringbezüge. In der Timeline erscheinen Abhängigkeiten als Linien zwischen den Balken.

Kommentare und Erwähnungen

1. Schreiben Sie ins Feld Kommentar schreiben … Verwende @ für Erwähnungen.
2. Tippen Sie @, um eine Kollegin oder einen Kollegen zu erwähnen. Die erwähnte Person erhält eine Benachrichtigung.
3. Senden Sie mit dem Senden-Knopf (Hinweis „Kommentar senden") oder mit Ctrl+Enter.

Eigene Kommentare können Sie über das Menü am Kommentar Bearbeiten oder Löschen. Bearbeitete Kommentare tragen den Zusatz „(bearbeitet)".

Tipp: Nur Erwähnte werden benachrichtigt. Soll jemand Ihren Kommentar sicher sehen, erwähnen Sie die Person mit @.

Anhänge und Dokumente

• Anhänge: Hochladen wählt eine oder mehrere Dateien, jeder Dateityp, höchstens 50 MB pro Datei. Aus Bibliothek hängt eine Datei an, die schon in Docs & Dateien liegt. Anhänge lassen sich herunterladen und löschen.
• Dokumente: In der Vollansicht erstellt Neues Doc ein Dokument, das automatisch mit der Aufgabe verknüpft ist. Siehe Docs und Dateien.

Verknüpfungen mit anderen Apps

Im Abschnitt Verknüpfungen öffnet Verknüpfen den Dialog Verknüpfung erstellen. Je nach gebuchten Apps finden Sie Reiter für:

• Inhalte der App Aufgaben: Aufgaben, Projekte, Sprints, Ziele, Docs, Meilensteine
• Termine aus Planer und Kalender, mit Vorschlägen „Kommende und letzte Termine"
• CRM: Kontakte und Firmen
• Kampagnen, Eventmanager (Events) und Finanzen (Rechnungen und Angebote)

In fremden Apps suchen Sie ab zwei Zeichen. Antwortet eine App nicht, erscheint die Verknüpfung als Nicht erreichbar. Mehr dazu unter Verknüpfungen zwischen Apps.

Löschen

In der Vollansicht über das Menü … → Aufgabe löschen und Endgültig löschen. Unteraufgaben, Kommentare und Anhänge werden mitgelöscht. Das lässt sich nicht rückgängig machen.

Im Reiter Aufgaben und auf der Seite einer Gruppe können Sie mehrere Aufgaben markieren und gemeinsam löschen. Prüfen Sie die Auswahl vorher genau: Dort löscht Löschen ohne weitere Rückfrage. Die Tabelle fragt vor dem Löschen nach.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Änderung in der Vollansicht ist weg	Nicht gespeichert	Vor dem Verlassen Speichern klicken
Aufgabe lässt sich nicht erledigen	Offene Abhängigkeit	Blocker erledigen oder Abhängigkeit entfernen
Rapport erstellen fehlt	Aufgabe hat kein Projekt oder Modul Rapporte ist aus	Projekt zuweisen bzw. Modul einschalten lassen
Upload bricht ab	Datei grösser als 50 MB oder Verbindung unterbrochen	Datei verkleinern, Verbindung prüfen, erneut versuchen
Ein Reiter im Verknüpfungsdialog fehlt	Ihre Organisation nutzt die App nicht	Nur gebuchte Apps erscheinen
Die erwähnte Person hat nichts erhalten	Benachrichtigungen im Konto ausgeschaltet	Siehe Benachrichtigungen