Teilnehmende, Zusagen und Sponsoring

Ziel

Sie behalten im Blick, wer sich für einen Hike angemeldet hat, geben das Einverständnis der Eltern bei Minderjährigen frei, verfolgen die Spendenzusagen und verwalten die Sponsorenpakete, die Firmen buchen.

Voraussetzungen

Was Sie tun möchten	Nötiges Recht
Anmeldungen ansehen	Anmeldungen ansehen
Status ändern, Eltern-Formular ansehen, freigeben oder ablehnen	Anmeldungen bearbeiten und Eltern-Freigaben erteilen
Zusagen ansehen	Zusagen ansehen
Status einer Zusage ändern	Zusagen bearbeiten und stornieren
Pakete und Sponsorings ansehen	Pakete und Sponsorings ansehen
Pakete anlegen, Sponsorings erfassen und ändern	Pakete pflegen und Sponsorings bestätigen

Der Bereich Sponsoren ist nicht in jeder Organisation freigeschaltet. Fehlt er bei Ihnen, wenden Sie sich an Ihre Administratorin oder an den Support. Mehr dazu: Freischaltung und Rechte.

Woher Anmeldungen und Zusagen kommen

Anmeldungen und Spendenzusagen entstehen auf der öffentlichen Seite eines Hike und auf den Läuferseiten. Diese Seiten folgen. In der Verwaltung legen Sie deshalb keine Anmeldung und keine Zusage von Hand an; Sie sehen sie, ändern ihren Status und entscheiden über das Einverständnis der Eltern. Sponsorings dagegen erfassen Sie selbst – Sponsorenverträge entstehen meist im Gespräch.

Teilnehmende

Die Liste

Unter Teilnehmende stehen die Anmeldungen aller Hikes, die neuesten zuerst. Mit der Filterleiste grenzen Sie ein:

• Hike, Rolle, Status und Eltern-Freigabe – je eine Auswahl, Alle hebt den Filter auf.
• Suchen – Name oder E-Mail-Adresse. Die Suche startet, wenn Sie die Eingabetaste drücken oder das Feld verlassen.
• Filter zurücksetzen hebt alle Filter auf einmal auf.

Die Filter stehen in der Adresse der Seite. Einen gefilterten Stand können Sie deshalb als Link weitergeben. Die Liste zeigt höchstens 200 Anmeldungen; grenzen Sie bei grossen Läufen mit den Filtern ein.

Spalte	Inhalt
Name	Name und E-Mail-Adresse; ein Klick öffnet die Anmeldung. Bei gelöschten Personen steht Gelöschte Person.
Hike	Zu welchem Hike die Anmeldung gehört
Rolle	Läuferin oder Läufer, Helferin oder Helfer, Spenderin oder Spender, Grosssponsor
Status	Angemeldet, Bestätigt oder Abgemeldet
Eltern-Freigabe	Stand des Einverständnisses der Eltern
Zusagen	Anzahl der Zusagen für diese Person und ihre Summe
Angemeldet	Datum der Anmeldung

Liegen hochgeladene Eltern-Formulare vor, über die noch niemand entschieden hat, steht über der Liste ein Hinweis mit ihrer Zahl, zum Beispiel 3 offene Eltern-Freigaben.

Den Status einer Anmeldung ändern

Mit dem Recht zum Bearbeiten ist die Spalte Status eine Auswahl. Wählen Sie Angemeldet, Bestätigt oder Abgemeldet; die Änderung gilt sofort. Zwischen den drei Zuständen können Sie frei wechseln, etwa wenn jemand sich abgemeldet hat und doch kommt.

Wichtig: Eine abgemeldete Läuferin erscheint nicht mehr unter Ergebnisse und bekommt kein Ergebnis. Setzen Sie sie wieder auf Angemeldet oder Bestätigt, falls sie doch gelaufen ist.

Eine Anmeldung im Detail

Ein Klick auf den Namen öffnet die Anmeldung. Oben stehen Rolle und Status, darunter drei Kästen:

• Stammdaten – E-Mail-Adresse, Telefon, Geburtsdatum, Angemeldet am, Spendenzweck, Läuferseite, Eigenes Sammelziel, Öffentlich sichtbar, Zusagen und Freigegebene Strecke (oder Offen, solange es kein Ergebnis gibt).
• Einverständnis der Eltern – siehe nächster Abschnitt.
• Angaben aus der Anmeldung – die Werte der Felder je Rolle. Wurde ein Feld nach der Anmeldung entfernt, bleibt sein Wert sichtbar und trägt den Vermerk Feld nicht mehr im Katalog.

Das Einverständnis der Eltern freigeben

Ist eine Person jünger als das Mindestalter ohne Einverständnis der Eltern ihrer Rolle, lädt die Anmeldung ein unterschriebenes Formular hoch. Ein Mensch prüft es und entscheidet.

1. Filtern Sie unter Teilnehmende nach Eltern-Freigabe auf die eingegangenen Formulare, oder folgen Sie dem Hinweis über der Liste.
2. Öffnen Sie die Anmeldung.
3. Klicken Sie im Kasten Einverständnis der Eltern auf Formular ansehen. Das Formular öffnet sich in einem neuen Tab.
4. Klicken Sie auf Freigeben oder auf Ablehnen.

Unter dem Formular steht danach Entschieden am … mit Datum und Uhrzeit; Scorebase hält auch fest, wer entschieden hat.

• Freigeben geht nur, wenn ein Formular hochgeladen ist. Ohne Formular steht Kein Formular hochgeladen, und der Knopf ist gesperrt.
• Ablehnen geht auch ohne Formular, etwa wenn die Familie abgesagt hat.
• Eine Entscheidung lässt sich ändern: Beide Knöpfe bleiben stehen. Zurück auf „offen“ lässt sich eine Entscheidung aber nicht setzen.

Wichtig: Das Formular trägt Angaben über ein Kind und eine Unterschrift. Es sieht deshalb nur, wer Anmeldungen bearbeiten und Eltern-Freigaben erteilen hat. Wer Anmeldungen nur ansehen darf, sieht den Stand, aber weder das Formular noch die Knöpfe.

Spendenzusagen

Eine Zusage ist das Versprechen einer Spenderin für eine Läuferin:

• Ein Fixbetrag steht schon fest, unabhängig von der gelaufenen Strecke.
• Ein Betrag pro Kilometer wird erst zur Forderung, wenn das Ergebnis der Läuferin freigegeben ist. Auf Wunsch gilt ein Höchstbetrag (Deckel).

Die Kennzahlen

Oben auf der Seite Spendenzusagen stehen drei Kacheln. Sie rechnen über alle Zusagen, die der Filter trifft – nicht nur über die sichtbaren Zeilen. Stornierte Zusagen zählen in keiner Kachel mit.

Kachel	Inhalt
Feste Zusagen	Summe der festen Beträge
Offen, pro Kilometer	Wie viele Zusagen pro Kilometer noch keine Forderung haben und was sie zusammen je Kilometer ergeben, zum Beispiel „12 Zusagen, 48.00 je Kilometer“
Anzahl Zusagen	Anzahl der Zusagen

Eine voraussichtliche Gesamtsumme zeigt die Seite bewusst nicht: Sie hinge an einer Strecke, die noch niemand gelaufen ist.

Filter und Liste

Filtern Sie nach Hike, Art und Status. Sobald ein Hike gewählt ist, erscheint zusätzlich die Auswahl Spendenzweck. Die Liste zeigt die neuesten 200 Zusagen.

Spalte	Inhalt
Spenderin oder Spender	Name, oder Anonym, wenn die Spenderin es so gewünscht hat. Hat sie ihre Nachricht öffentlich gemacht, steht der Anfang darunter.
Für	Die Läuferin; ein Klick öffnet ihre Anmeldung
Spendenzweck	Wofür gesammelt wird
Art	Fixbetrag oder Betrag pro Kilometer
Betrag	Beim Fixbetrag der Betrag; bei einer Zusage pro Kilometer der Ansatz je Kilometer und darunter Höchstens oder Ohne Deckel
Status	Offen, Bestätigt, Bezahlt, Berechnet oder Storniert

Den Status einer Zusage ändern

Mit Zusagen bearbeiten und stornieren ist die Spalte Status eine Auswahl. Sie bietet nur die Wechsel an, die erlaubt sind:

Aktueller Status	Mögliche Wechsel
Offen	Bestätigt, Storniert
Bestätigt	Offen, Storniert
Bezahlt	Storniert
Berechnet	Storniert
Storniert	Offen

Bezahlt und Berechnet lassen sich nicht von Hand setzen. Beide entstehen aus einem Zahlungseingang bzw. einer Rechnung; von Hand gesetzt, stünde in Hike eine Zahlung, die es in der Buchhaltung nicht gibt.

Eine stornierte Zusage bleibt in der Liste stehen – als Auskunft, dass die Spenderin zurückgezogen hat. Mit Storniert → Offen holen Sie sie zurück.

Sponsoren

Ein Sponsorenpaket ist ein Angebot für Firmen, etwa Gold, Silber und Bronze. Ein Sponsoring ist die Buchung eines Pakets durch eine Firma. Beides steht unter Sponsoren (mit einer Auswahl des Hike oben) und im Reiter Sponsorenpakete eines Hike.

Wichtig: Ein Paket ist eine Gegenleistung, keine Spende. Eine Firma kauft Nennung und Logo; das wird anders verbucht als eine Spende.

Ein Paket anlegen

1. Wählen Sie oben den Hike.
2. Klicken Sie auf Paket anlegen.
3. Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf Speichern.

Feld	Bedeutung
Name des Pakets	Pflichtfeld, auf Deutsch; weitere Sprachen möglich
Leistungen	Was die Firma bekommt
Betrag	Pflichtfeld, in Franken, grösser als null
Stufe	1 bis 9. Eine kleinere Zahl heisst prominenter: Die Stufe steuert Logogrösse und Reihenfolge auf der Website und den Läuferseiten
Höchstzahl	Wie viele Pakete dieser Art es gibt. Leer lassen heisst: unbegrenzt

Jedes Paket steht als Karte mit Stufe, Betrag und den Zahlen Gebucht, Frei (oder Unbegrenzt) und Summe. Stornierte Sponsorings zählen nicht mit. Mit Bearbeiten ändern Sie das Paket, mit dem Schalter daneben legen Sie es still. Ein Paket lässt sich nicht löschen.

Ein Sponsoring erfassen

1. Klicken Sie auf der Karte des Pakets auf Sponsoring erfassen.
2. Wählen Sie unter Firma eine Firma aus dem CRM (Firma wählen), und/oder tragen Sie einen Anzeigename ein.
3. Tragen Sie optional die Website ein, beginnend mit https:// oder http://.
4. Klicken Sie auf Anlegen.

Ein neues Sponsoring hat den Status Angefragt. Der Anzeigename ist die Nennung auf der Website: Er wird beim Erfassen festgehalten und ändert sich nicht, wenn die Firma im CRM umbenannt wird. Ohne Anzeigename erscheint der Firmenname.

Status und Logo

Unter jedem Sponsoring stehen:

• eine Auswahl für den Status: Angefragt, Bestätigt oder Storniert. Berechnet und Bezahlt entstehen aus Rechnung und Zahlung und erscheinen nur als Abzeichen; ein solches Sponsoring lässt sich nicht mehr umstellen.
• Logo mit Hochladen – JPEG, PNG, WebP oder AVIF, höchstens 4 MB. Danach steht Logo hinterlegt.

Tipps

• Setzen Sie den Filter Eltern-Freigabe vor dem Lauf auf die eingegangenen Formulare und arbeiten Sie die Liste ab.
• Wer sponsert, erfassen Sie am besten mit Firma und Anzeigename: Die Firma verbindet das Sponsoring mit dem CRM, der Anzeigename legt die Nennung fest.
• Im CRM zeigt der Reiter Hike an Kontakt und Firma Teilnahmen, eigene Zusagen und Sponsorings – sofern Hike im CRM freigeschaltet ist. Siehe Die Detailansicht.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Noch keine Anmeldung / Noch keine Zusage	Anmeldungen und Zusagen entstehen auf der öffentlichen Seite, die folgt	–
Der Status ist keine Auswahl, sondern nur ein Abzeichen	Ihnen fehlt das Recht zum Bearbeiten – oder bei einer Zusage ist kein Wechsel möglich	Recht bei Ihrer Administration anfragen
Formular ansehen fehlt	Kein Formular hochgeladen, oder Ihnen fehlt Anmeldungen bearbeiten und Eltern-Freigaben erteilen	Recht anfragen; ohne Formular bleibt nur Ablehnen
Freigeben ist gesperrt	Es liegt kein Formular vor	Auf das Formular warten
Bezahlt lässt sich nicht wählen	Bezahlt entsteht nur aus einem Zahlungseingang	–
Sponsoring erfassen wird abgewiesen	Weder Firma noch Anzeigename angegeben, die Website ist keine gültige Adresse, oder die Höchstzahl des Pakets ist erreicht	Angaben ergänzen; bei voller Höchstzahl die Höchstzahl erhöhen oder ein anderes Paket wählen
Eine Firma fehlt in der Auswahl Firma	Die Auswahl zeigt die ersten 100 Firmen in alphabetischer Reihenfolge	Sponsoring mit Anzeigename erfassen
Paket anlegen fehlt	Ihnen fehlt Pakete pflegen und Sponsorings bestätigen, oder der Bereich Sponsoren ist nicht freigeschaltet	Ihre Administration fragen

Weiterlesen

• Hike im Überblick
• Einen Spendenlauf einrichten
• Helferplanung und Ergebnisse
• Häufige Fragen zu Hike