Im Team arbeiten: geteilte Postfächer, Zuweisung, Kommentare
Ein gemeinsames Postfach für Kolleginnen freigeben, Mails einer Person zuweisen, den Bearbeitungsstand setzen und intern kommentieren.
Worum es geht
Viele Organisationen haben Postfächer, die mehrere Personen betreuen – etwa info@ oder support@. In Scorebase geben Sie ein solches Postfach für Kolleginnen frei, weisen einzelne Mails einer Person zu und halten fest, ob eine Mail offen, in Bearbeitung oder erledigt ist.
Wer welches Postfach sieht
| Person | Sieht |
|---|---|
| Administratorinnen und Administratoren | Alle Postfächer der Organisation |
| Wer ein Postfach verbunden hat | Dieses Postfach |
| Freigegebene Mitglieder | Die Postfächer, die für sie freigegeben wurden |
Dazu kommt das Postfach Importierte E-Mails, falls jemand im CRM Mails als Datei abgelegt hat. Es ist für alle lesbar; senden lässt sich darüber nichts.
Ein Postfach freigeben (nur Administratoren)
Die Freigabe erfolgt in den Einstellungen der Organisation, nicht in der E-Mail-App:
- Öffnen Sie über den App-Umschalter die Scorebase-Startseite und dort im Menü Einstellungen.
- Wählen Sie Email-Konten.
- Klicken Sie beim gewünschten Postfach auf das Symbol Berechtigungen.
- Unter Zugriff auf dieses Konto haken Sie die Mitglieder an, die das Postfach in der E-Mail-App sehen und verwenden dürfen.
Die Änderung gilt sofort. Administratoren haben immer Zugriff und stehen deshalb nicht in der Liste. Mehr zu den Einstellungen der Organisation: Organisation verwalten.
Mails zuweisen
Eine zugewiesene Mail hat eine verantwortliche Person – so ist klar, wer antwortet.
- Öffnen Sie die Mail.
- Klicken Sie in der Zeile unter dem Absender auf Zuweisen.
- Wählen Sie unter Zuweisen an die Person.
Zuweisen können Sie an die Person, die das Postfach verbunden hat, und an alle, für die das Postfach freigegeben ist. Die zugewiesene Person erhält eine Benachrichtigung „Email zugewiesen: …“. Mit Zuweisung aufheben nehmen Sie die Zuweisung zurück.
Der Knopf zeigt danach den Namen der zuständigen Person.
Den Bearbeitungsstand setzen
Ist eine Mail zugewiesen, erscheint daneben der Stand. Ein Klick darauf öffnet die Auswahl:
| Stand | Bedeutung |
|---|---|
| Offen | Zugewiesen, aber noch nicht angefangen |
| In Bearbeitung | Jemand arbeitet daran |
| Erledigt | Abgeschlossen |
In der Nachrichtenliste steht der Stand als Etikett (Zugewiesen, In Bearbeitung, Erledigt) an der Mail.
Die Team-Ansicht: Filter „Zuweisung“
Öffnen Sie über das Filter-Symbol neben dem Suchfeld den Abschnitt Zuweisung:
- Mir zugewiesen – nur Ihre Mails.
- Offen – alles, was noch nicht erledigt ist. Erledigte Mails verschwinden aus dieser Ansicht.
- Nicht zugewiesen – Mails, um die sich noch niemand kümmert.
Ein zweiter Klick auf dieselbe Auswahl hebt den Filter wieder auf.
Intern kommentieren
Zu jeder Mail können Sie interne Kommentare schreiben, die nur Ihr Team sieht – nie der Absender. Öffnen Sie die Mail in der Handy-Ansicht und tippen Sie unten rechts auf das Sprechblasen-Symbol (Kommentare). Im Fenster Team-Kommentare schreiben Sie ins Feld Kommentar schreiben... und senden.
Wie viele Kommentare eine Mail hat, sehen Sie auch am Computer unter Verknüpfte Aktionen im Lesebereich. Alle Kommentare und Erwähnungen der Organisation finden Sie unter Kommentare im Menü.
Nachvollziehen, wer was getan hat
Administratorinnen und Administratoren sehen unter Aktivitätsprotokoll im Menü, wer wann was geändert hat.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Eine Kollegin sieht das gemeinsame Postfach nicht | Nicht freigegeben | Administration gibt es unter Einstellungen → Email-Konten → Berechtigungen frei |
| Eine Person fehlt unter Zuweisen an | Das Postfach ist für sie nicht freigegeben, oder sie ist nicht mehr Mitglied | Postfach freigeben |
| Der Stand-Knopf fehlt | Die Mail ist noch niemandem zugewiesen | Zuerst Zuweisen |
| Eine erledigte Mail fehlt im Filter Offen | Das ist so gewollt | Filter aufheben |