Recruiting: Stellen, Bewerbungen und Karriereseite
Stellen ausschreiben und auf der Karriereseite veröffentlichen, Bewerbungen im Kanban bearbeiten, Interviews planen, Bewerbungsformular und Widget einrichten, Bewerbende genehmigen oder absagen.
Ziel
Sie gewinnen neue Mitarbeitende: Stelle ausschreiben, Bewerbungen prüfen, Gespräche führen und die passenden Personen direkt ins Team übernehmen.
Voraussetzungen
- Der Bereich Recruiting ist freigeschaltet. Ohne Freischaltung erscheint „Recruiting nicht aktiviert".
- Sie haben das Recht Recruiting verwalten.
- Positionen sind angelegt (unter Einstellungen → Positionen bzw. hier im Recruiting unter Formulare → Job-Kategorien).
Die Übersicht
Recruiting zeigt die Kennzahlen Offene Bewerbungen, Aktive Stellen und Bewerbungen gesamt sowie sechs Kacheln: Stellen, Bewerbungen, Pipelines, Interviews, Formulare und Absage-Vorlagen.
Stellen ausschreiben
- Öffnen Sie Stellen und klicken Sie auf Neue Stelle.
- Füllen Sie aus:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Titel | Zum Beispiel „Servicemitarbeiter/in". Pflicht |
| Primärer Standort | Pflicht; erscheint im Titel der Karriereseite |
| Zusätzliche Standorte | Weitere Orte, an denen die Stelle gilt |
| Anstellungsart | Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Freelance oder Flexibel |
| Position(en) | Mindestens eine; direkt neu anlegbar |
| Bewerbungsformular | Standard-Formular oder ein eigenes (siehe unten) |
| Kurzbeschreibung | Vorschau in der Stellenliste |
| Beschreibung der Stelle | Volltext der Detailseite („Über die Stelle") |
| Inhaltsblöcke | Optional: Überschrift, Text, Aufzählung, Button mit Link, Bild (PNG, JPEG, WebP oder GIF, höchstens 8 MB). Ersetzen die feste Beschreibung |
| Benefits | Stichworte, je mit Enter bestätigen |
| Gehalt Min (CHF) / Gehalt Max (CHF) | Lohnspanne |
| Lohn nicht anzeigen | Die Karriereseite zeigt dann „Lohn nach Vereinbarung" |
- Klicken Sie auf Stelle erstellen. Die Stelle ist zunächst ein Entwurf.
- Klicken Sie auf Veröffentlichen. Die Stelle erscheint sofort auf Ihrer Karriereseite.
Weitere Aktionen je Stelle: Schliessen (nimmt sie von der Karriereseite), Wieder eröffnen, Bearbeiten, Duplizieren (legt eine Kopie als Entwurf an) und Löschen (Bewerbungen bleiben erhalten, verlieren aber die Verknüpfung). Jede Stelle zeigt die Zahl der Bewerbungen und Aufrufe.
Die Karriereseite
Jede Organisation hat automatisch eine öffentliche Karriereseite im Staff-Portal:
| Seite | Adresse |
|---|---|
| Alle offenen Stellen | staff.scorebase.ch/karriere/ihre-organisation |
| Eine Stelle mit Bewerbungsformular | staff.scorebase.ch/karriere/ihre-organisation/stellen-id |
| Initiativbewerbung | staff.scorebase.ch/staff/register/ihre-organisation |
Der Knopf Karriereseite unter Stellen öffnet Ihre Seite in einem neuen Tab. Logo und Farben stammen aus dem Branding Ihrer Organisation. Besucher filtern nach Standort und Anstellungsart; ohne passende Stelle können sie sich initiativ bewerben. Ihre Stellen erscheinen zudem im übergreifenden Karriereportal unter staff.scorebase.ch/karriere.
Wie die Bewerbung für Bewerbende abläuft, steht unter Bewerbung, Registrierung und Onboarding.
Bewerbungen bearbeiten
Bewerbungen zeigt alle Bewerbungen als Kanban-Board. Die Spalten sind die Stufen Ihrer Standard-Pipeline, voreingestellt Neu, Screening, Interview, Angebot, Eingestellt und Abgelehnt.
- Ziehen Sie Karten von Stufe zu Stufe.
- Filter: Zurückgezogene ausblenden, Nur Initiativ, Suche, Sortierung Nach Score.
- Jede Karte zeigt Positionen, Stelle oder „Initiativ", Bewertung und Übereinstimmung („…% Match").
Wichtig: In die Stufe Eingestellt gelangt eine Bewerbung nur über Genehmigen im Detail. Ziehen Sie eine Karte in Abgelehnt, wird sie ohne E-Mail abgelehnt – für eine Absage mit Nachricht verwenden Sie Ablehnen im Detail.
Das Detail einer Bewerbung
Klicken Sie auf Details. Sie sehen persönliche Daten, Skills und Erfahrung, Skill-Matrix, Verfügbarkeit, Dokumente, Interne Notizen, eine Bewertung mit Sternen, geplante Interviews und das Kommunikations-Log.
| Knopf | Wirkung |
|---|---|
| Genehmigen | Die Person wird Mitglied Ihrer Organisation mit den Positionen und bevorzugten Standorten aus der Bewerbung. Hat sie noch kein Konto, erhält sie eine Willkommens-E-Mail mit einem Link zum Setzen des Passworts (7 Tage gültig). Hat sie sich mit einem bestehenden Staff-Portal-Konto beworben, erhält sie die Mitteilung „Bewerbung angenommen". Ein CRM-Kontakt wird angelegt; selbst angegebene Skills landen in den Skill-Freigaben. |
| Ablehnen | Optionaler Ablehnungsgrund, der in der E-Mail erscheint. Die Person erhält „Rückmeldung zu deiner Bewerbung" mit einem Link auf ihre Statusseite. |
| Mehr Infos anfragen | Nachricht an die Person per E-Mail; Antworten gehen an Ihre eigene Adresse. Die Bewerbung wechselt auf „In Prüfung". |
| In CRM übernehmen | Legt die Person als Kontakt im CRM an |
| Daten exportieren | Lädt die Daten der Bewerbung als Datei herunter |
Bewerbungsdaten abgelehnter Personen werden nach sechs Monaten automatisch anonymisiert, mit Einwilligung für den Talent-Pool nach 24 Monaten.
KI-Einschätzung
Ist KI in Ihrer Organisation eingeschaltet und die Einwilligung erteilt, erscheinen Alle bewerten im Board und Mit KI bewerten im Detail. Die KI nennt Stärken und Lücken im Vergleich zur Stelle. Sie ersetzt keine menschliche Beurteilung; es wird nie automatisch abgelehnt.
Interviews
- Öffnen Sie Interviews und klicken Sie auf Interview planen (oder im Bewerbungsdetail).
- Wählen Sie die Bewerbung.
- Geben Sie Datum, Uhrzeit, Dauer (Min.) und den Interview-Typ an (Video, Telefon oder Vor Ort – mit Meeting-Link, Telefonnummer oder Adresse).
- Wählen Sie die Interviewer und optional Hinweise.
- Lassen Sie Email mit Einladung an Bewerber senden eingeschaltet, damit die Person eine Einladung erhält. Klicken Sie auf Interview planen.
Die Bewerbung springt in die Stufe Interview, und in der App Aufgaben entsteht eine Aufgabe dazu. Die Interviewer selbst werden nicht automatisch benachrichtigt – informieren Sie sie.
Nach dem Gespräch: Feedback (Bewertung 1–5, Stärken, Schwächen, Empfehlung von „Klar dafür" bis „Klar dagegen") – nur für eingetragene Interviewer und Administratoren. Mit Abschliessen, Nicht erschienen oder Absagen setzen Sie den Status.
Pipelines
Unter Pipelines passen Sie die Stufen an: Namen ändern, Typ (Neu, Screening, Interview, Angebot, Eingestellt, Abgelehnt) und Farbe wählen, mit Stage hinzufügen ergänzen oder löschen. Stufen mit Bewerbungen lassen sich erst löschen, wenn die Bewerbungen verschoben sind. Das Board zeigt die Standard-Pipeline (Default).
Bewerbungsformular und Widget
Unter Formulare (Seite Formular-Einstellungen) richten Sie ein, was Bewerbende ausfüllen.
Reiter Job-Kategorien: Die Positionen, die Bewerbende im Formular wählen können, mit Beschreibung, Farbe, optionaler Lohnspanne, erforderlichen Skills und Standort-Einschränkung.
Reiter Formular:
- Bewerbungsformulare: mehrere Formulare je Organisation; eines ist Standard. Einer Stelle kann ein eigenes Formular zugewiesen werden.
- Allgemein: Positionsauswahl anzeigen, Mehrere Positionen wählbar.
- Standard-Felder: Vorname, Nachname und E-Mail sind immer Pflicht. Zuschaltbar, jeweils optional oder Pflicht: Telefonnummer, Passwort setzen, zweiter Vorname, Geburtsdatum, Adresse, IBAN, AHV-Nummer, Ausweis-Upload, bisherige Erfahrung, bevorzugte Wochentage, Tageszeiten und Standorte, maximale Stunden pro Woche. Halten Sie das Formular schlank – vieles davon fragt später das Onboarding ab.
- Eigene Felder: Textfeld, Textbereich, Auswahl, Checkbox, Datei-Upload, Datum, Zahl, E-Mail, Telefon.
- Texte: eigener Datenschutz-Text und Bestätigungstext nach dem Absenden.
- Benachrichtigungen: Wer bei neuen Bewerbungen informiert wird – Mitglieder oder externe E-Mail-Adressen. Ohne Eintrag alle Administratoren.
Speichern Sie mit Formular speichern.
Reiter Embed & Widget: So binden Sie Formular oder Karriereseite in Ihre eigene Website ein:
- Wählen Sie den Modus: Bewerbungsformular oder Karriereseite (alle Stellen). Optional eine Job-ID für eine bestimmte Stelle und die Initiale Höhe (px).
- Kopieren Sie mit Snippet kopieren den HTML-Code und fügen Sie ihn auf Ihrer Website ein. Die Höhe passt sich automatisch an; Kopf- und Fusszeile des Portals werden ausgeblendet.
- Ohne Widget verwenden Sie den Direkt-Link (ohne Widget) mit Link kopieren.
Bewerbungen über Widget oder Link landen direkt im Board.
Absage-Vorlagen
Unter Absage-Vorlagen legen Sie wiederverwendbare Texte an: Bezeichnung, Kategorie und Text, dann Vorlage hinzufügen. Kopieren Sie den passenden Text beim Ablehnen in das Feld Ablehnungsgrund.
Recruiting-Auswertung
Unter Berichte → Recruiting sehen Sie Funnel, Einstellungsquote, Dauer bis zur Einstellung, Quellen und Ablehnungsgründe. Siehe Berichte.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Board oder Stellenliste leer, obwohl Bewerbungen existieren | Recht Recruiting verwalten fehlt | Rolle anpassen lassen |
| „Genehmigung nur über den Detail-Dialog möglich" | Karte nach Eingestellt gezogen | Details → Genehmigen |
| Genehmigen ist gesperrt | Die Person hat ihre Bewerbung zurückgezogen | Kontakt aufnehmen |
| Die Stelle ist nicht auf der Karriereseite | Sie ist noch ein Entwurf oder geschlossen | Veröffentlichen bzw. Wieder eröffnen |
| Eine Pipeline-Stufe lässt sich nicht löschen | Es liegen Bewerbungen darin | Zuerst verschieben |
| Feedback meldet einen Fehler | Sie sind nicht als Interviewer eingetragen | Interview bearbeiten lassen oder als Administrator erfassen |