Personal: Häufige Fragen

Zugang und Rechte

Warum sehe ich die App Personal nicht?

Die App ist nicht in jeder Organisation freigeschaltet, und Mitglieder ohne passende Rolle sehen sie nicht. Administratoren sehen sie immer, sofern die Organisation sie nutzt. Wenden Sie sich an Ihre Administratorin oder an den Support. Mehr zu den Rechten im Überblick.

Warum steht „… nicht aktiviert" auf einer Seite?

Der Bereich ist für Ihre Organisation nicht freigeschaltet, zum Beispiel Planung, Zeiterfassung, Recruiting, Trinkgeld oder Berichte. Die Seite Lohn braucht zusätzlich die Freischaltung der Zeiterfassung. Wenden Sie sich an Ihre Administratorin oder an den Support.

Warum sind Listen leer, obwohl das Dashboard offene Vorgänge zählt?

Ihnen fehlt das Recht für diesen Bereich, zum Beispiel Genehmigungen verwalten oder Recruiting verwalten. Die Zähler erscheinen trotzdem. Lassen Sie Ihre Rolle anpassen, siehe Benutzer und Rollen.

Kann ich jemandem nur die Planung für einen Standort geben?

Ja. Wer nur für bestimmte Standorte zuständig ist, sieht im Plan, bei offenen Schichten und beim Tausch nur deren Vorgänge. Die Zuständigkeit legt Ihre Administratorin fest.

Planung

Warum sehen meine Mitarbeitenden ihre Schichten nicht?

Neue Schichten sind Entwürfe und für Mitarbeitende unsichtbar. Klicken Sie im Plan auf Veröffentlichen und bestätigen Sie mit Publizieren. Siehe Schichten planen.

Wer wird wann benachrichtigt?

Beim Veröffentlichen erhalten alle zugewiesenen Personen „Neue Schicht zugeteilt"; qualifizierte Mitarbeitende erhalten zusätzlich eine Mitteilung zu neuen offenen Schichten. Nach dem Veröffentlichen werden Betroffene informiert, wenn Sie jemanden zuweisen, eine Zuweisung lösen, eine Schicht verschieben oder streichen. Bei Entwürfen wird niemand benachrichtigt.

Kann ich eine Änderung im Plan rückgängig machen?

Ja, mit Rückgängig oder Ctrl+Z (Mac: Cmd+Z) bis zu 20 Schritte zurück. Das gilt für Anlegen, Verschieben, Zuweisen per Drag and Drop und Duplizieren. Streichen, Löschen und Änderungen in den Schicht-Details lassen sich nicht rückgängig machen. Beim Wechsel der Woche wird der Verlauf geleert.

Was ist der Unterschied zwischen „Streichen" und „Entwurf löschen"?

Entwürfe löschen Sie endgültig; niemand hat sie je gesehen. Veröffentlichte Schichten streichen Sie mit Grund: Die Person wird mit dem Grund benachrichtigt, und die Schicht bleibt als gestrichen erhalten.

Ist Auto-Füllen eine KI?

Nein. Auto-Füllen rechnet nach festen Regeln mit Ihren Gewichtungen (Verfügbarkeit, Erfahrung, faire Verteilung, Team, Kosten, Wunschzeiten). Der KI-Assistent dagegen versteht Anweisungen in eigenen Worten und braucht die KI-Einwilligung Ihrer Organisation. Beide übernehmen nichts ohne Ihre Bestätigung.

Wie verhindere ich Verstösse gegen das Arbeitsgesetz?

Stellen Sie unter Einstellungen → Arbeitsrecht die Vorlage (Arbeitsgesetz oder L-GAV Gastgewerbe) und die Durchsetzung ein. Bei Warnen markiert der Plan Konflikte, bei Blockieren (mit Begründung) lassen sich harte Verstösse nur mit protokollierter Begründung übersteuern. Siehe Einstellungen.

Genehmigungen und Zeit

Was passiert, wenn ich eine Krankmeldung genehmige?

Die Person wird für den Zeitraum als abwesend eingetragen. Kollidiert die Absenz mit Schichten, bietet die App an, diese zur Vertretung auszuschreiben; qualifizierte, verfügbare Mitglieder werden informiert. Genehmigen Sie Krankmeldungen mit Schichten einzeln – die Sammelaktion bietet keine Vertretung an. Siehe Genehmigungen.

Was bedeutet „Visieren"?

Visieren heisst: Sie prüfen die Ist-Zeiten einer abgeschlossenen Schicht und versiegeln sie. Versiegelte Zeiten sind unveränderlich und zählen für den Lohn als freigegeben. Siehe Zeiterfassung und Visierung.

Kann ich eine visierte Zeit noch korrigieren?

Ja, über Zeiterfassung → Manuell einstempeln mit der betroffenen Schicht. Die Schicht wird danach der Person zur erneuten Bestätigung vorgelegt und erscheint in der Visierung als Wiedervorlage.

Können Mitarbeitende per QR-Code einstempeln?

Im Staff-Portal im Browser nicht. Dort wählen sie bei der Stempeluhr ihre Station aus. Die QR-Codes der Stationen finden Sie in der Zeiterfassung.

Erstellt die App Lohnabrechnungen?

Nein. Personal liefert die visierte Stundenbasis als CSV fürs Lohnbüro (auf Wunsch mit Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschlägen) und verteilt fertige Lohnabrechnungen und Lohnausweise als PDF an die Mitarbeitenden. Siehe Lohn und Trinkgeld.

Werden Mitarbeitende informiert, wenn ich ein Lohndokument freigebe?

Nein, beim Freigeben eines hochgeladenen PDF geht keine eigene Mitteilung raus. Das Dokument erscheint im Staff-Portal unter Lohn. Informieren Sie das Team bei Bedarf per Broadcast.

Kann ich eine Trinkgeld-Verteilung rückgängig machen?

Nein. Ein verteilter Pool lässt sich weder löschen noch zurücknehmen. Prüfen Sie deshalb vorher mit Verteilung berechnen, wer wie viel erhält.

Team und Recruiting

Wie lade ich neue Mitarbeitende ein?

Unter Team → Einladen mit E-Mail, Position und Pensum. Personen ohne Konto erhalten einen Registrierungslink, der 7 Tage gilt; Personen mit Konto nehmen die Einladung im Staff-Portal an. Ist eine Einladung abgelaufen, senden Sie eine neue. Siehe Team und Mitarbeitende.

Wie kommen Bewerbungen herein?

Über Ihre Karriereseite unter staff.scorebase.ch/karriere/ihre-organisation, über das Widget auf Ihrer eigenen Website oder den Direkt-Link zur Initiativbewerbung. Alle Bewerbungen landen im Kanban unter Recruiting → Bewerbungen. Siehe Recruiting.

Bekommt eine abgelehnte Person eine E-Mail?

Ja, wenn Sie im Detail der Bewerbung auf Ablehnen klicken – optional mit Ablehnungsgrund. Ziehen Sie die Karte nur in die Spalte Abgelehnt, geht keine E-Mail raus.

Wie lange bleiben Bewerbungsdaten gespeichert?

Daten abgelehnter Bewerbungen werden nach sechs Monaten automatisch anonymisiert, mit Einwilligung für den Talent-Pool nach 24 Monaten.

Können Mitarbeitende Verträge digital unterschreiben?

Ja, sofern Verträge in Ihrer Organisation freigeschaltet sind. Sie erstellen Verträge aus Vorlagen unter Team → Verträge; die Person unterschreibt im Staff-Portal unter Dokumente. Siehe Team und Mitarbeitende.

Mobil und Daten

Gibt es Personal auch auf dem Handy?

Die App Personal ist für den Computer gebaut, lässt sich aber im Browser des Handys bedienen. Der Plan hat dort eine eigene Tagesansicht. Ihre Mitarbeitenden nutzen das Staff-Portal, das sich auf dem Handy wie eine App installieren lässt.

Warum steht bei einer Person „Inaktiv"?

Ihr letzter Einsatz bei einem Event liegt mehr als sechs Monate zurück. „Im Einsatz" bedeutet dagegen, dass die Person gerade bei einem laufenden Event arbeitet. Der Status ist eine Anzeige im Personal-Pool und ändert nichts an Zugang oder Rechten.

Kann ich die Daten einer Person exportieren?

Den Stundennachweis einer Person exportieren Sie im Personal-Pool über Timesheet als Excel-Datei, wahlweise für einen Zeitraum. Die Daten einer Bewerbung laden Sie im Bewerbungsdetail mit Daten exportieren herunter.