Betrieb einrichten: Öffnungszeiten, Sonderzeiten und Regeln

Worum es geht

Der Betrieb ist die Grundlage von allem in Gastro: An ihm hängen Zonen, Tische, Speisekarte, Sitzungen und Reservierungen. Solange kein Betrieb eingerichtet ist, zeigen die meisten Bereiche nur den Hinweis „Noch kein Betrieb eingerichtet".

Eine Organisation führt in Gastro genau einen Betrieb.

Voraussetzungen

• Sie haben Zugang zur App Gastro.
• Zum Ändern brauchen Sie das Recht Gastro-Einstellungen verwalten oder Saalplan, Tische, Karte und Sitzungen verwalten. Ohne eines davon sehen Sie die Einstellungen nur; der Knopf Änderungen speichern bleibt grau.

Die Einstellungen im Überblick

Öffnen Sie Einstellungen (Gruppe „Verwalten" in der Seitenleiste). Oben stehen die Reiter:

Reiter	Inhalt
Betrieb	Name, Adresse, Platzzahl, Zeitzone, Öffnungszeiten, Sonderzeiten und Schliesstage
Reservierung	Vorlauf, längste Vorausbuchung, Puffer, Bestätigungspflicht
Bestellen am Tisch	Tischcode, Bezahlen am Tisch, Trinkgeld, Teilen, Grenzen der Abholung – siehe Bestellen und Bezahlen
Drucker und Bereiche	Welche Gerichte an die Küche und welche an die Bar gehen
Personal und Rechte	Führt zum Dienstplan
Schnittstelle	Derzeit gesperrt

Schritt für Schritt: den Betrieb anlegen

1. Öffnen Sie Einstellungen, Reiter Betrieb.

2. Füllen Sie die Grundangaben aus:

   Feld	Bedeutung
   Name	So heisst der Betrieb, etwa „Restaurant Muster". Er erscheint auch in der Gastansicht am Tisch.
   Strasse und Nummer, PLZ, Ort	Die Adresse des Betriebs
   Platzzahl	Die Plätze des Hauses. Die Auslastungsbremse rechnet ihren Anteil daraus.
   Zeitzone	Die Uhr des Hauses, in der Regel Europe/Zurich

3. Tragen Sie unter Öffnungszeiten für jeden Wochentag bis zu zwei Zeitspannen ein – Mittag und Abend. Ein Tag ohne Zeitspanne gilt als Ruhetag. Endet eine Spanne vor ihrem Beginn (zum Beispiel 18:00 bis 01:00), reicht sie über Mitternacht.

4. Klicken Sie oben rechts auf Änderungen speichern.

Tipp: Mittag ohne Abend oder Abend ohne Mittag ist in Ordnung – lassen Sie die andere Spanne einfach leer.

Wichtig: Die Fläche zeigt zwei Zeitspannen je Tag. Wurden für einen Tag auf anderem Weg mehr als zwei gespeichert, erscheint ein Hinweis: Beim nächsten Speichern gehen die weiteren verloren.

Sonderzeiten und Schliesstage

Für Abende, an denen nicht der normale Betrieb gilt, tragen Sie eine Sonderzeit ein – Betriebsferien, ein Feiertag, eine geschlossene Gesellschaft.

1. Im Reiter Betrieb, Abschnitt Sonderzeiten und Schliesstage, klicken Sie auf Eintrag hinzufügen.

2. Wählen Sie die Art:

   Art	Wirkung
   geschlossen	Nimmt den Betrieb im gewählten Fenster ganz weg. Liegt dort schon etwas (etwa eine Reservierung), scheitert der Eintrag.
   privater Anlass	Wirkt wie „geschlossen", nur mit anderem Grund.
   verkürzt	Ändert nur die Öffnungsregel. Sperrt nichts und kollidiert mit nichts.
   nur auf Reservierung	Ändert nur die Öffnungsregel. Sperrt nichts und kollidiert mit nichts.

3. Setzen Sie Von und Bis – das Fenster, in dem der Betrieb nicht normal zur Verfügung steht – und optional einen Grund.

4. Der Haken auch in der Belegung sperren ist fest gesetzt. Er sorgt dafür, dass auch andere Apps (etwa Termine) den Raum in dieser Zeit nicht vergeben.

5. Steht etwas im Weg, zeigt der Dialog es unter Das steht dem im Weg. Lösen Sie den Konflikt zuerst, zum Beispiel indem Sie die Reservierung verschieben.

6. Klicken Sie auf Sonderzeit eintragen.

Eine Sonderzeit nehmen Sie mit Aufheben zurück. Die Zeile bleibt als Spur stehen und ist mit aufgehoben markiert.

Gut zu wissen: Sonderzeiten stehen in derselben Belegung, die auch die App Termine liest. Einträge, die aus einer anderen App stammen, sind mit aus einer anderen App und fremd markiert; Sie können sie hier nicht aufheben. Den Grund sehen Sie nur, wenn Sie auch Zugang zu jener App haben – sonst steht dort „Belegt".

Regeln für Reservierungen

Im Reiter Reservierung legen Sie fest, wann Reservierungen angenommen werden:

Feld	Bedeutung
Vorlauf-Mindestfrist (Minuten)	So kurzfristig darf frühestens reserviert werden. 0 heisst: auch für die nächste Viertelstunde.
Längste Vorausbuchung (Tage)	So weit im Voraus nimmt der Betrieb Reservierungen an.
Puffer zwischen Sitzungen (Minuten)	Zeit zum Abräumen und Neueindecken. So lange bleibt der Tisch nach dem Gast gehalten.
Bestätigung verlangen	Reservierungen mit der Herkunft „Website" kommen dann als Anfrage herein. Am Telefon steht eine Reservierung sofort.
Karte hinterlegen	Derzeit gesperrt

Die Auslastungsbremse und die Dauer je Gruppengrösse stehen hier nur zur Anzeige. Geändert werden sie unter Sitzungen und Auslastung – der Link Bei Sitzungen und Auslastung ändern führt dorthin. Speichern Sie die Regeln mit Regeln speichern.

Was an einem einzelnen Abend anders ist, tragen Sie nicht hier ein, sondern als Sonderzeit im Reiter Betrieb.

Drucker und Bereiche

Der Reiter Drucker und Bereiche zeigt, welcher Bereich welche Bons bekommt. Die Zuordnung folgt der Art des Gerichts: Speisen gehen in die Küche, Getränke an die Bar. Geändert wird sie am einzelnen Gericht in der Speisekarte mit dem Schalter Bon geht an.

Einen Drucker können Sie in Gastro nicht hinterlegen, und es gibt keinen Testbon. Die Bons erscheinen auf dem Bildschirm Küche und Bar – der Knopf Zum Bildschirm am Pass führt dorthin.

Tipps

• Richten Sie zuerst den Betrieb ein, dann Zonen und Tische, dann die Speisekarte. In dieser Reihenfolge stehen alle Voraussetzungen bereit.
• Tragen Sie Betriebsferien früh als Sonderzeit „geschlossen" ein. Danach gilt die Zeit als gesperrt, und das Reservierungsformular bietet sie nicht mehr an – die Vorschau unter Sitzungen und Auslastung zeigt das.
• Eine Zone kann eigene Öffnungszeiten haben, etwa eine Terrasse nur abends. Das stellen Sie an der Zone ein – siehe Tische, Zonen und Saalplan.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Änderungen speichern ist grau	Ihnen fehlt das Recht zum Ändern	Eine Administratorin gibt Ihnen Gastro-Einstellungen verwalten oder Saalplan, Tische, Karte und Sitzungen verwalten.
Eintrag hinzufügen bei den Sonderzeiten ist grau	Es ist noch kein Betrieb gespeichert	Zuerst die Grundangaben speichern.
Meldung „In diesem Zeitraum ist der Betrieb bereits belegt."	Im Fenster liegt schon eine Reservierung oder ein Anlass	Den Konflikt im Dialog ansehen und zuerst auflösen, oder die Art „verkürzt" bzw. „nur auf Reservierung" wählen.
Meldung „Eine Sonderzeit sperrt immer auch die Belegung."	Der Haken auch in der Belegung sperren lässt sich nicht abwählen	Das ist so gewollt: sonst könnte eine andere App denselben Raum vergeben.
Online werden keine Zeiten angeboten	Keine Öffnungszeiten, keine Sitzung oder eine Sonderzeit	Öffnungszeiten prüfen und unter Sitzungen und Auslastung mindestens eine Sitzung anlegen.