Gästebuch und Gastprofile

Worum es geht

Das Gästebuch hält fest, was das Haus für den nächsten Besuch wissen muss: Allergien, Vorlieben, Anmerkungen – und wie oft jemand da war oder nicht erschienen ist. Ein Gastprofil ist keine Bewertung von Menschen. Was jemand über einen Gast denkt, gehört nicht hinein.

Allergien sind Gesundheitsangaben. Deshalb hat das Gästebuch ein eigenes Leserecht, und jede Angabe trägt ihre Herkunft.

Voraussetzungen

• Das Gästebuch ist ein Zusatzmodul und nicht in jeder Organisation freigeschaltet. Fehlt es bei Ihnen, wenden Sie sich an Ihre Administratorin oder an den Support.
• Zum Ansehen brauchen Sie Gastprofile anzeigen, zum Anlegen, Ändern und Löschen Gastprofile pflegen.

Wer was sieht

Das Gästebuch zeigt nicht allen dasselbe. Oben rechts steht Ihre Stufe.

Stufe	Wer	Was sichtbar ist
Leitung	mit Gastprofile pflegen	Alles, auch Kontaktangaben und Personalvermerke
Service	mit Gastprofile anzeigen	Hinweise, aber keine Kontaktangaben
Küche	ohne diese Rechte	Nur Allergien, ohne Namen – zum Beispiel auf dem Bon

Die Angaben kommen aus drei Quellen:

Quelle	Bedeutung	Sichtbar für
Selbst angegeben	Aus dem Reservierungsformular oder am Telefon nachgefragt	Service
Vom Personal vermerkt	Nach dem Besuch eingetragen, mit dem Namen der Person, die es eingetragen hat	Leitung
Aus den Bons errechnet	Lieblingsgerichte und mittlerer Bon – niemand tippt sie ein	Leitung

Die Liste

Unter Gästebuch sehen Sie oben vier Kacheln über alle Profile des Hauses: Erfasste Gäste, Stammgäste (ab fünf Besuchen), Mittlerer Bon und Nichterscheinen-Quote.

Darunter die Liste mit Gäste durchsuchen, den Filtern Alle, Stammgäste und Mit Hinweis und der Sortierung nach letztem Besuch, Anzahl Besuche, Name oder mittlerem Bon. Ein Klick auf einen Gast öffnet sein Profil.

Einen Gast anlegen

1. Klicken Sie auf Gast anlegen.
2. Füllen Sie aus: Name, E-Mail, Telefon, Allergien (mehrere durch Komma trennen), Vorlieben und Anmerkung.
3. Wählen Sie unter Woher kommt diese Angabe? die Herkunft: Selbst angegeben oder Vom Personal vermerkt. Das ist Pflicht – ohne Herkunft lässt sich nicht entscheiden, wer die Angabe sehen darf.
4. Klicken Sie auf Anlegen.

Was Sie als „vom Personal vermerkt" eintragen, trägt Ihren Namen und das Datum.

Tipp: Beim Aufnehmen einer Reservierung erscheint ein bestehendes Profil schon beim Tippen des Namens. Wählen Sie es, damit der Besuch dem richtigen Gast zugeordnet wird.

Das Gastprofil

Das Profil zeigt:

• Angaben – Name, Kontakt (nur Leitung), Sprache aus der letzten Buchung
• Hinweise – Allergien, Vorlieben und Anmerkungen, jeweils mit Herkunft und Datum. Allergien gehen auch an die Küche.
• Besuche – die letzten Besuche mit Personen, Tisch, Zone und Zustand
• Zahlen – mittlerer Bon im Vergleich zum Haus, Gesamtumsatz, Nichterscheinen
• Lieblingsgerichte – aus den Bons errechnet
• Wer es sieht, Aufbewahrung und Letzte Änderungen

Mit Reservierung anlegen springen Sie direkt in eine neue Reservierung für diesen Gast.

Hinweise eintragen und entfernen

Unter Hinweise, im Feld Hinweis eintragen, schreiben Sie den Wert, wählen Allergien oder Vorlieben und die Herkunft (Selbst angegeben oder Vom Personal vermerkt) und bestätigen mit Eintragen. Einen Hinweis entfernen Sie mit dem Entfernen-Symbol daneben. Die Anmerkung setzen Sie beim Anlegen des Gastes.

Name, E-Mail und Telefon eines bestehenden Profils lassen sich derzeit nicht nachträglich ändern.

Auskunft und Löschung

Auskunft erteilen

Verlangt ein Gast Auskunft über seine Daten, klicken Sie im Profil auf Auskunft. Scorebase erzeugt eine Datei mit allem, was zu diesem Gast gespeichert ist.

Profil löschen

1. Klicken Sie im Profil auf Profil löschen.
2. Der Dialog nennt, was geht und was bleibt:
   • Weg: Name, Kontakt, Allergien, Vorlieben und die Anmerkung – auch aus den Reservierungen, Warteeinträgen und Bestellungen dieses Gastes.
   • Bleibt: Datum, Gruppengrösse, Tisch, Bonpositionen, Beträge und Nummern. Der Tagesumsatz bleibt derselbe.
3. Kommende Reservierungen verlieren ihren Namen, der Tisch bleibt aber gebucht.
4. Klicken Sie auf Endgültig löschen.

Das Löschen lässt sich nicht rückgängig machen.

Aufbewahrung

Ein Profil ohne Besuch löscht sich nach 36 Monaten von selbst. Im Profil steht unter Aufbewahrung, wann die nächste Prüfung ist. Das Änderungsprotokoll im Profil zeigt 24 Monate rückwirkend, wer was geändert hat – ohne die Werte selbst.

Zusammenspiel mit dem CRM

Nutzt Ihre Organisation das CRM, entsteht aus einem Gastprofil ein Kontakt, sobald ein Name und eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer vorliegen. Reservierungen und Abholbestellungen erscheinen dort beim Kontakt unter Käufe → Gastro.

Tipps

• Tragen Sie Allergien immer mit Herkunft „selbst angegeben" ein, wenn der Gast sie genannt hat. Dann sieht sie auch der Service.
• Halten Sie Anmerkungen sachlich: Sie werden bei jeder Reservierung mitgelesen.
• Das Gästebuch führt weder Geburtstage noch eine Sperrliste.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Gästebuch fehlt im Menü	Zusatzmodul nicht freigeschaltet oder Recht fehlt	Gastprofile anzeigen geben lassen bzw. Support fragen.
Kontaktangaben fehlen im Profil	Sie haben die Stufe Service	Kontaktangaben sieht nur die Leitung (Gastprofile pflegen).
Meldung „Diese Angabe braucht eine Herkunft."	Die Herkunft wurde nicht gewählt	Unter Woher kommt diese Angabe? eine Herkunft wählen.
Bei einem alten Hinweis steht „Herkunft nicht festgehalten"	Der Eintrag stammt aus der Zeit vor der Herkunftspflicht	Bei Bedarf entfernen und mit Herkunft neu eintragen.