Postversand, Aktionscodes und Briefvorlagen

Ziel

Sie verschicken Briefe an eine Zielgruppe – etwa einen Spendenaufruf mit Einzahlungsschein – und sehen später, was darauf zurückkam.

So hängt alles zusammen

Begriff	Bedeutung
Aktionscode	Vierstelliger Stammsatz einer Aktion. An ihm hängen Spendenzweck, Konten, Kostenstelle und Projekt. Er steht in der Zahlungsreferenz auf dem Einzahlungsschein
Aussendung	Ein konkreter Versandlauf: eine Empfängerzeile je Brief, mit der Adresse, wie sie gedruckt wurde
Briefvorlage	Ihr gestalteter Brief als PDF, in den Scorebase je Empfänger Adresse und Anrede einsetzt und darunter den Schweizer QR-Zahlteil druckt

Geht später eine Zahlung mit der Referenz ein, findet sie über Aktionscode und Kontaktnummer zur Aussendung und zum Kontakt zurück.

Voraussetzungen

• Ansehen: Kampagnen anzeigen.
• Aktionscodes und Briefvorlagen anlegen: Kampagnen erstellen; ändern: Kampagnen bearbeiten.
• Aussendung auslösen und drucken: Kampagnen versenden.
• Ein Segment unter Zielgruppen, das die Empfänger beschreibt, und Kontakte mit Postadresse.
• Für den QR-Zahlteil ein Einzahlungskonto mit QR-IBAN (in Finanzen unter Einzahlungskonten, siehe Finanzen im Überblick) und ein Referenzlayout Ihrer Organisation für die Zahlungsreferenz.

Einen Aktionscode anlegen

1. Öffnen Sie Aktionscodes und klicken Sie auf Neuer Aktionscode.
2. Füllen Sie die Grundangaben aus: Aktionscode (genau vier Ziffern), Bezeichnung, Startdatum, Für neue Aussendungen verwendbar.
3. Unter Buchung wählen Sie den Spendenzweck, optional ein Eigenes Zielkonto, das Einzahlungskonto (steht auf dem Einzahlungsschein) und einen Buchungstext.
4. Unter Dimensionen und Zuordnung ergänzen Sie Kostenstelle, Kampagnenachse, Projekt und Herkunftskanal.
5. Die Vorschau Eine Antwort wird gebucht auf zeigt, auf welches Konto eine Zahlung am Ende gebucht wird. Es gilt: eigenes Konto vor Zweck vor Vorgabe der Organisation.
6. Klicken Sie auf Anlegen.

Wichtig: Ein Aktionscode lässt sich nicht mehr ändern, sobald er auf gedruckten Einzahlungsscheinen steht, und er wird nie gelöscht, weil Spenden an ihm hängen. Brauchen Sie eine andere Nummer, legen Sie eine neue Aktion an und schalten die alte unter Verwendbar still.

Eine Aussendung auslösen

1. Öffnen Sie den Aktionscode. Im Bereich Aussendung aus diesem Aktionscode wählen Sie die Empfängermenge (ein Segment).
2. Tragen Sie die Bezeichnung der Aussendung ein, zum Beispiel „Weihnachtsbrief 2026", und optional einen Betrag auf dem Einzahlungsschein. Leer bedeutet: Der Spender setzt den Betrag selbst ein.
3. Klicken Sie auf Vorschau. Scorebase zeigt, wie viele Empfänger entstehen, wie viele eine Zahlungsreferenz bekommen und wie viele übergangen werden – zum Beispiel wegen Postsperre, abbestellter Versandgruppe oder fehlender Adresse.
4. Klicken Sie auf Aussendung auslösen.

Wichtig: Sehen Sie sich immer zuerst die Vorschau an. Eine Aussendung lässt sich nach dem Druck nicht rückgängig machen.

Aussendungen ansehen

Unter Postversand stehen alle Aussendungen mit Versanddatum, Aktionscode, Selektion und Anzahl Empfänger – auch solche, die aus einem früheren System übernommen wurden. Übernommene Einträge sind mit Nur lesen markiert: Ihr Adressschnappschuss belegt, was im Briefkasten lag, nicht wo jemand heute wohnt. Suchen Sie nach Name, Aktionscode oder Selektionsnummer.

Die Seite einer Aussendung zeigt:

• die Eckdaten wie Aktionscode, Versanddatum, Zweck, Projekt und Einzahlungskonto,
• die Wirksamkeit: Empfänger, Spenden mit demselben Aktionscode, Summe, Rücklaufquote und Zeitraum,
• den Bereich Drucken,
• die Reiter Empfänger (jede Zeile ein Brief, mit gedruckter Adresse, Anrede, Referenz und Betrag) und Aktionen.

Drucken: Etiketten und Serienbriefe

1. Wählen Sie im Bereich Drucken die Art: Adressetiketten oder Serienbrief.
2. Bei Etiketten wählen Sie den Etikettenbogen und bei Bedarf das Fensterkuvert.
3. Wählen Sie die Adressquelle: Adressschnappschuss der Aussendung (Nachdruck) oder Heutige Adresse aus dem Kontaktstamm (neuer Versand).
4. Wählen Sie den Zweck: Versand (wird frankiert und verschickt) oder Beleg (Archivkopie, verlässt das Haus nicht).
5. Optional: Strichcode mit der Kontaktnummer drucken – nur sinnvoll, wenn in Ihrer Poststelle ein Handscanner steht.
6. Grosse Aussendungen werden in Stapel geteilt. Klicken Sie auf Als PDF drucken bzw. Diesen Stapel drucken oder Alle … Stapel drucken.

Jedes PDF beginnt mit einem Deckblatt und endet mit einer Bilanz (erwartet, gedruckt, ausgenommen). Nicht gedruckte Empfänger stehen auf einem Ausnahmeblatt mit Kontaktnummer und Grund, zum Beispiel „Keine druckbare Adresse", „Kontaktsperre" oder „Widerspruch gegen Papierpost".

Beim Serienbrief wählen Sie zusätzlich die Vorlage, ob Trennlinien mit Scherensymbol gedruckt werden (auf gewöhnlichem Papier vorgeschrieben, bei vorgestanztem Papier ausschalten) und ob Sie Einzelne PDFs (ZIP) für eine Kuvertiermaschine oder einen Lettershop brauchen.

Tipp: Halten Sie vor der ersten Serie einen Probedruck gegen den beschafften Etikettenbogen bzw. das Kuvert. Drucker weichen um ein bis zwei Millimeter ab.

Hinweis: Ein Beleg-Ausdruck enthält auch gesperrte Empfänger und trägt den Vermerk Nicht versenden. Frankieren Sie ihn nicht.

Briefvorlagen

Den Weg zu den Vorlagen finden Sie oben auf der Seite Postversand unter Briefvorlagen.

Eine Vorlage hochladen

1. Gestalten Sie Ihren Brief in Ihrem Gestaltungsprogramm und setzen Sie Platzhalter wie {{Adresszeile_1}} an die gewünschten Stellen. Die Liste Bekannte Platzhalter zeigt, welche es gibt.
2. Halten Sie die unteren 105 mm der Seite für den QR-Zahlteil frei. Der Zahlteil braucht mindestens A4.
3. Klicken Sie auf Vorlage hochladen, tragen Sie Bezeichnung und Sprache ein, wählen Sie die PDF-Datei und klicken Sie auf Hochladen und auswerten.
4. Scorebase meldet, welche Platzhalter gefunden wurden. Unbekannte Platzhalter – meist ein Schreibfehler – werden nicht gedruckt.

Der QR-Zahlteil hat keine Platzhalter. Scorebase erzeugt ihn normgerecht selbst.

Felder platzieren und Probedruck

1. Öffnen Sie die Vorlage mit Öffnen. Unter Felder platzieren ziehen Sie die Kästen an ihren Platz oder tragen die Masse in Millimetern ein, dazu Schriftgrösse, Ausrichtung und Fett.
2. Legen Sie fest, ob der QR-Zahlteil gedruckt wird und auf welcher Seite.
3. Klicken Sie auf Probedruck. Sie erhalten einen Musterbrief mit erfundenen Werten, aber echter Referenz.
4. Mit Als Vorgabe setzen wird die Vorlage beim Drucken vorgeschlagen. Entfernen legt sie still; gedruckte Aussendungen bleiben nachvollziehbar.

Ohne eigenes PDF können Sie unter Briefkopf gestalten einen Brief aus fertigen Bausteinen zusammensetzen. Adressblock, Frankier- und Codierzone folgen dabei den Vorgaben der Schweizerischen Post.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Vorschau meldet „es entsteht KEINE Zahlungsreferenz"	Kein Referenzlayout hinterlegt	Referenzlayout unter Zahlungsreferenz einrichten lassen; bei Fragen den Support kontaktieren
Briefe ohne Zahlteil	Kein Einzahlungskonto mit QR-IBAN hinterlegt	In Finanzen unter Einzahlungskonten ergänzen
Empfänger ohne Referenz	Kontakt hat keine Kontaktnummer	Rückmeldungen dieser Personen von Hand zuordnen
Empfänger auf dem Ausnahmeblatt	Keine Adresse, Sperre oder Widerspruch gegen Papierpost	Adresse im CRM ergänzen oder Sperre respektieren
Aktionscode lässt sich nicht ändern	Er steht schon auf gedruckten Scheinen	Neuen Aktionscode anlegen
Rücklaufquote „nicht berechenbar"	Zur Aussendung sind keine Empfängerzeilen bekannt	Kein Fehler; die Spenden sind trotzdem gezählt

Weiterlesen

• Zielgruppen und Segmente
• Einwilligungen und Abmeldungen
• Finanzen im Überblick