Team und Mitarbeitende verwalten

Ziel

Sie holen neue Mitarbeitende ins Team, pflegen ihre Angaben und behalten Skills, Zertifikate, Verträge und Ferien im Blick.

Voraussetzungen

• Zum Ansehen des Teams: Team ansehen; zum Einladen und Ändern: Team verwalten.
• Die Bearbeiten-Knöpfe im Profil einer Person (Anstellung, Vergütung, Zertifikate, Standorte, gesperrte Zeiträume) erscheinen nur für Administratoren.
• Positionen sind angelegt (unter Einstellungen → Positionen); ohne Position lässt sich niemand einladen.

Der Personal-Pool

Öffnen Sie Team. Die Seite Personal-Pool listet alle Mitarbeitenden (Rolle Mitarbeitende) und alle Personen, die bei Events als Personal eingesetzt sind – auch externe ohne Konto.

• Suche Name, E-Mail oder Rolle suchen..., Filter nach Typ (Intern / Extern) und Status (Verfügbar / Im Einsatz / Inaktiv)
• Spalten Person, Rollen, Events, Stunden, Status und Onboarding (Fortschritt in % oder „Einsatzbereit")
• Knopf Timesheet je Zeile für den Stundennachweis als Excel-Datei

„Im Einsatz" heisst: Die Person arbeitet gerade bei einem laufenden Event. „Inaktiv" heisst: Der letzte Einsatz liegt mehr als sechs Monate zurück.

Oben führen die Knöpfe Skill-Freigaben, Verträge und Einladen zu den gleichnamigen Seiten.

Das Profil einer Person

Ein Klick auf eine Person öffnet ihr Profil.

Reiter Übersicht:

Karte	Inhalt
Kennzahlen	Events, Stunden, Schichten, Gesamtkosten, Status
Person	Typ, Name, E-Mail, Telefon, im Pool seit. Bei externen Personen bearbeitbar
Vergütung	Stundensatz und Festbeträge aus den Einsätzen
Anstellung	Anstellungsart (Stundenlohn oder Prozentual (Monatslohn)), Pensum (%), Wochen-Sollstunden (aus Pensum berechnet, übersteuerbar), Ferienanspruch (Tage/Jahr), Stundenlohn (CHF) – den Stundenlohn sieht nur, wer Lohndaten ansehen darf
Ferien …	Anspruch, bezogen, Rest im laufenden Jahr
Bevorzugte Rollen, Notizen	Interne Angaben
Letzte Einsätze	Die letzten fünf Events
Onboarding-Status	Fortschritt je Schritt; mit Überspringen lassen Sie eine Person ohne Onboarding starten

Die Anstellungsart hat Folgen im Staff-Portal: Nur prozentual Angestellte sehen dort den Zeittracker für freie Arbeitszeit.

Weitere Reiter: Event-Historie (alle Einsätze mit Filter nach Zeitraum und Rolle) sowie – sofern in Ihrer Organisation freigeschaltet – Skills und Verfügbarkeit (mit gesperrten Zeiträumen, Neuer Block).

Zertifikate & Lizenzen: Mit Zertifikat hinzufügen erfassen Sie Typ (zum Beispiel Security-Lizenz, Erste-Hilfe-Kurs, Hygiene-Zertifikat, Fahrausweis), Bezeichnung, Nummer, Aussteller, Ausstellungs- und Ablaufdatum (leer = unbefristet). Der Status zeigt Gültig, Läuft bald ab (30 Tage oder weniger), Abgelaufen oder Unbefristet. Die Dashboard-Kachel Ablaufende Zertifikate zählt alle, die in weniger als 60 Tagen ablaufen.

Event-Sichtbarkeit · Standorte: Wählen Sie, von welchen Standorten die Person Events im Staff-Portal sieht. Leer bedeutet: alle Standorte.

Mitarbeitende einladen

1. Klicken Sie im Personal-Pool auf Einladen. Die Seite heisst Mitarbeiter einladen.
2. Füllen Sie aus:

Feld	Bedeutung
E-Mail	Pflicht
Name (optional)	Vor- und Nachname
Positionen	Mindestens eine
Skills (optional)	Aus dem Katalog wählen oder eigene hinzufügen, Level 1–5
Pensum	In Prozent
Arbeitsstationen (optional)	Leiten die Standorte der Person ab

3. Klicken Sie auf Einladung senden.

Was dann passiert:

• Die Person hat schon ein Scorebase-Konto: Sie erhält eine E-Mail und eine Mitteilung „Einladung von …" und nimmt die Einladung im Staff-Portal auf dem Dashboard an. Positionen, Pensum und Skills werden übernommen, das Onboarding startet.
• Die Person hat noch kein Konto: Sie erhält die E-Mail „Einladung zum Staff-Portal von …" mit dem Knopf Einladung annehmen. Der Link führt zur Registrierung im Staff-Portal und ist 7 Tage gültig und einmal nutzbar.

Ist die Person bereits Mitglied, erscheint „Bereits Mitglied".

Offene Einladungen: Zeigt die Einladungen der letzten 90 Tage mit Status Offen, Abgelehnt oder Abgelaufen. Mit Erneut senden verlängern Sie um 7 Tage, mit Zurückziehen entfernen Sie die Einladung.

Einladungs-Links: Zeigt die Registrierungslinks mit Nutzung („… verwendet · gültig bis …"). Mit Link kopieren geben Sie einen Link weiter, mit Widerrufen sperren Sie ihn.

Tipp: Einen allgemeinen Link, über den sich beliebig viele Personen bewerben, finden Sie unter Recruiting → Formulare → Embed & Widget als Direkt-Link. Wer sich darüber meldet, landet als Bewerbung im Recruiting und wird erst mit Ihrer Genehmigung Mitglied. Siehe Recruiting.

Skill-Freigaben

Skills, die Mitarbeitende im Staff-Portal selbst angeben, müssen Sie bestätigen.

1. Klicken Sie im Personal-Pool auf Skill-Freigaben.
2. Pro Person sehen Sie die offenen Skills. Passen Sie bei Bedarf das Level an (1–5).
3. Klicken Sie auf Bestätigen, Ablehnen oder Alle bestätigen. Abgelehnte Skills werden gelöscht.

Nur bestätigte Skills zählen bei der Personenauswahl im Plan und bei der automatischen Tausch-Genehmigung als „passend". Den ganzen Skill-Katalog verwalten Sie unter Einstellungen → Skills.

Verträge

Verträge sind nicht in jeder Organisation freigeschaltet. Fehlt der Bereich, wenden Sie sich an Ihre Administratorin oder an den Support.

Vorlagen anlegen (Reiter Vorlagen):

1. Klicken Sie auf Vorlage bzw. Erste Vorlage anlegen.
2. Geben Sie den Namen der Vorlage und den Vertragstext ein. Über Variablen einfügen setzen Sie Platzhalter ein, zum Beispiel Name, Adresse, AHV-Nummer der Person, Firmenname, Funktion, Pensum, Lohn, Beginn, Arbeitsort, Wochenstunden, Ferientage, Probezeit, Kündigungsfrist oder das heutige Datum. Vorschau zeigt den Text mit Beispielwerten.
3. Speichern Sie mit Anlegen. Danach können Sie unter Arbeitgeber-Signatur ein Bild Ihrer Unterschrift hochladen (PNG oder JPEG, höchstens 2 MB).
4. Jedes weitere Speichern erzeugt eine neue Version. Mit dem Schalter Aktiv steuern Sie, welche Vorlagen zur Auswahl stehen.

Verträge erstellen (Reiter Verträge):

1. Klicken Sie auf Neuer Vertrag und wählen Sie die Vorlage.
2. Füllen Sie die Vertrags-Basisdaten aus (Funktion, Pensum, Lohn, Beginn, Ende / Laufzeit, Arbeitsort, Wochenstunden, Ferientage / Jahr, Probezeit, Kündigungsfrist).
3. Wählen Sie eine oder mehrere Personen – mit Filtern nach Position und Standort und Alle wählen für viele auf einmal.
4. Prüfen Sie die Vorschau (erste Person) und klicken Sie auf Erstellen & senden oder Als Entwurf speichern.

Status verfolgen: Die Verträge stehen in den Gruppen Entwurf, Versendet, Unterschrieben und Storniert. Entwürfe versenden Sie mit Senden, bei versendeten schicken Sie mit Erinnern eine Erinnerung. Unterschriebene Verträge lassen sich nicht stornieren.

Unterschrift durch die Mitarbeitenden: Die Person erhält „Neuer Vertrag zur Unterschrift", öffnet im Staff-Portal Dokumente → Offene Verträge, unterschreibt im Feld Deine Unterschrift und bestätigt mit Rechtsverbindlich unterschreiben. Administratoren erhalten danach die Mitteilung „Vertrag unterschrieben". Die Kachel Ablaufende Verträge im Dashboard erinnert an Verträge und Probezeiten, die bald enden.

Urlaubsplaner

Urlaubsplaner (eigener Menüpunkt) zeigt die Absenzen aller Mitarbeitenden über ein ganzes Jahr.

• Wechseln Sie das Jahr mit Vorheriges Jahr, Nächstes Jahr, Aktuelles Jahr.
• Filtern Sie nach Standort und Position.
• Pro Person steht der Saldo („… / … Tage frei · … bezogen") oder „Kein Anspruch hinterlegt".
• Farben: Ferien, Krankheit, Andere. Voller Balken = genehmigt, schraffiert = beantragt.

Der Urlaubsplaner zeigt nur an. Genehmigt wird unter Genehmigungen; den Anspruch setzen Sie im Profil unter Anstellung.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
„Bitte mindestens eine Position zuordnen"	Keine Position gewählt	Position wählen; fehlt sie, unter Einstellungen → Positionen anlegen
„Bereits Mitglied"	Die Person gehört schon zur Organisation	Im Personal-Pool suchen
Die eingeladene Person findet die Einladung nicht	Sie hat schon ein Konto und muss sich im Staff-Portal anmelden	Im Staff-Portal anmelden; die Einladung steht oben im Dashboard
Einladungs-Link abgelaufen	Links gelten 7 Tage	Neue Einladung senden
Bearbeiten-Knöpfe im Profil fehlen	Sie sind kein Administrator	Administratorin fragen
Neuer Vertrag ist ausgegraut	Keine aktive Vorlage	Vorlage anlegen und aktiv schalten
Eine Person fehlt im Urlaubsplaner	Sie hat nicht die Rolle Mitarbeitende, oder der Filter schliesst sie aus	Filter und Rolle prüfen

Weiterlesen

• Recruiting
• Einstellungen der App Personal
• Bewerbung, Registrierung und Onboarding im Staff-Portal