Personal und Schichten

Personalplanung

Die Personalplanung im Eventmanager ermöglicht es, Mitarbeiter gezielt für Events einzuteilen. Das System berücksichtigt Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Arbeitszeitregelungen.

Personal-Bedarf definieren

Für jedes Event können Sie den Personal-Bedarf festlegen:

1. Öffnen Sie das Event und navigieren Sie zum Tab Personal
2. Definieren Sie die benötigten Positionen:

Position	Anzahl	Qualifikation	Schicht
Service	8	Serviceerfahrung	17:00-01:00
Bar	3	Barkenntnisse	17:00-01:00
Küche	4	Kocherfahrung	14:00-23:00
Security	2	SIA-Ausweis	16:00-02:00
Garderobe	2	Keine	17:00-01:00

Schichten erstellen

1. Im Tab Schichten klicken Sie auf Neue Schicht
2. Definieren Sie:
   • Name (z.B. "Abendschicht", "Aufbau", "Abbau")
   • Startzeit und Endzeit
   • Pausen (Zeitpunkt und Dauer)
   • Benötigte Positionen und Anzahl pro Position

Personal zuweisen

Es gibt mehrere Wege, Personal zuzuweisen:

Manuelle Zuweisung

1. Öffnen Sie eine Schicht
2. Klicken Sie auf Mitarbeiter zuweisen
3. Filtern Sie nach Verfügbarkeit und Qualifikation
4. Wählen Sie die gewünschten Mitarbeiter aus

Automatische Vorschläge

• Das System schlägt verfügbare Mitarbeiter vor, die:
  • An dem Datum verfügbar sind
  • Die benötigte Qualifikation haben
  • Keine Überschneidung mit anderen Schichten haben
  • In der Nähe des Veranstaltungsortes wohnen

Verfügbarkeiten

Verfügbarkeits-Kalender

Mitarbeiter können ihre Verfügbarkeiten im Staff-Portal pflegen:

• Verfügbar: Grüne Markierung im Kalender
• Nicht verfügbar: Rote Markierung (z.B. Ferien, andere Verpflichtungen)
• Bedingt verfügbar: Gelbe Markierung (z.B. nur abends)

Verfügbarkeits-Check

Bei der Schichtzuweisung prüft das System automatisch:

• Überschneidung mit anderen Events
• Eingetragene Nichtverfügbarkeit
• Maximale Arbeitsstunden pro Woche
• Ruhezeiten zwischen Schichten (mind. 11 Stunden)

Hinweis: Mitarbeiter erhalten eine Push-Notification, wenn sie einer Schicht zugewiesen werden. Sie können die Zuweisung bestätigen oder ablehnen.

Qualifikationen und Positionen

Positionen verwalten

Positionen (z.B. "Service", "Bar", "Küche") werden unter Eventmanager > Einstellungen > Positionen zentral verwaltet:

• Name und Beschreibung der Position
• Benötigte Qualifikationen
• Standard-Stundenlohn (optional)
• Farbcodierung für die Schichtplanung

Qualifikationen

Qualifikationen werden den Mitarbeiterprofilen zugewiesen:

• Zertifikate: SIA-Ausweis, Lebensmittelhygiene, Erste Hilfe
• Erfahrung: Serviceerfahrung, Barkenntnisse, Kocherfahrung
• Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch
• Sonstiges: Führerschein, eigenes Fahrzeug

Schichttausch

Mitarbeiter können über das Staff-Portal einen Schichttausch anfragen:

1. Mitarbeiter A stellt eine Tausch-Anfrage
2. Verfügbare Mitarbeiter mit gleicher Qualifikation werden benachrichtigt
3. Mitarbeiter B akzeptiert den Tausch
4. Der Admin genehmigt den Tausch (oder er wird automatisch genehmigt)

Tipp: Aktivieren Sie die automatische Genehmigung für Schichttausche, wenn beide Mitarbeiter die gleiche Qualifikation haben. Das entlastet die Planung erheblich.