Erinnerungen einrichten

Worum es geht

Unter Erinnerungen legen Sie fest, was von selbst hinausgeht: die Erinnerung einen Tag vor dem Termin, die Nachricht danach, die Nachfrage bei Nichterscheinen. Jede Erinnerung ist eine Regel aus Auslöser, Zeitpunkt, Weg und Empfänger. Ein Lauf alle 15 Minuten verschickt, was fällig ist – genau einmal, und jede Nachricht steht danach im Versandprotokoll.

Wichtig: Ohne Regel geht keine Erinnerung hinaus – auch dann nicht, wenn im Reiter Bestätigungen einer Strecke ein Erinnerungstext steht.

Voraussetzungen

• Erinnerungen ist nicht in jeder Organisation freigeschaltet. Fehlt der Bereich bei Ihnen, wenden Sie sich an Ihre Administratorin oder an den Support.
• Ansehen: Recht Termine anzeigen. Regeln anlegen, ändern, stilllegen und Testnachrichten senden: Termine anlegen und ändern.
• Erinnert wird an Buchungen aus Buchungsstrecken, bei denen eine E-Mail-Adresse des Gastes vorliegt. Termine, die Sie im Planer für interne Gespräche anlegen, bekommen keine Erinnerung.

Eine Regel anlegen

1. Öffnen Sie Erinnerungen und klicken Sie auf Regel anlegen.
2. Geben Sie einen Name der Regel ein, etwa „Erinnerung 1 Tag vorher“.
3. Wählen Sie den Auslöser und tragen Sie beim Zeitpunkt Zahl und Einheit (Minuten, Stunden, Tage) ein.
4. Wählen Sie den Weg. Derzeit geht nur E-Mail.
5. Wählen Sie den Empfänger.
6. Wählen Sie unter Gilt für eine bestimmte Buchungsstrecke oder Alle Strecken.
7. Schalten Sie bei Bedarf Nachts nicht senden ein und tragen Sie die Ruhezeit mit ab und bis ein.
8. Lassen Sie Betreff und Text leer, damit der Text der Strecke in der Sprache des Gastes gilt – oder schreiben Sie einen eigenen Wortlaut.
9. Klicken Sie auf Speichern.

Die Regel ist sofort in Betrieb.

Die Auslöser

Auslöser	Wann die Nachricht hinausgeht	Text aus der Strecke
Vor dem Termin	Die gewählte Zeit vor Beginn, zum Beispiel 1 Tag vorher.	Erinnerung
Nach dem Termin	Die gewählte Zeit nach dem Ende, zum Beispiel 2 Stunden danach.	Nach dem Termin
Bei Nichterscheinen	Die gewählte Zeit nach dem Ende – nur bei Buchungen, die als nicht erschienen markiert sind.	Zweite Erinnerung
Ohne Freigabe	Die gewählte Zeit nach dem Ende – nur bei Anfragen, die niemand freigegeben hat.	Zweite Erinnerung

Der Zeitpunkt darf höchstens 30 Tage vor oder nach dem Termin liegen.

Die Empfänger

Empfänger	Wer die Nachricht bekommt
Gast	Die E-Mail-Adresse aus der Buchung.
Leitung	Die zuständige Person der Buchungsstrecke.
Beteiligte	Mitglieder Ihrer Organisation – derzeit ebenfalls die zuständige Person der Strecke.

Die Wege

E-Mail ist der einzige Weg, der hinausgeht. Kurznachricht ist gesperrt, weil kein Anbieter für Kurznachrichten hinterlegt ist; Mitteilung in der App setzt ein Konto voraus, und ein Gast hat keines.

Eigener Wortlaut oder Text der Strecke

• Leer gelassen: Es gilt der Text der Strecke aus dem Reiter Bestätigungen – in der Sprache des Gastes, mit deutschem Rückfall. Das ist der empfohlene Weg, weil es diesen Text in acht Sprachen gibt.
• Eigener Wortlaut: Er überstimmt den Text der Strecke für alle Sprachen, denn er ist einsprachig. Platzhalter wie {Name}, {Datum und Zeit} oder {Ort} funktionieren auch hier.

Ruhezeit

Mit Nachts nicht senden und zum Beispiel ab 21:00 bis 07:00 geht eine Nachricht, die in diese Zeit fällt, am Ende der Ruhezeit hinaus – verschoben, nicht verworfen. Die Ruhezeit gilt in der Zeitzone der Strecke.

Zwei Regeln für denselben Termin

Treffen zwei Regeln denselben Termin und denselben Empfänger innerhalb einer Stunde, geht nur eine Nachricht hinaus – die frühere gewinnt. Die Reihenfolge macht der Zeitpunkt, nicht die Liste. Im Versandprotokoll steht bei der anderen „Eine frühere Regel hatte Vorrang“.

Regel prüfen, testen, stilllegen

Ein Klick auf eine Regel in der Liste zeigt sie im Einzelnen: Auslöser, Zeitpunkt, Weg, Empfänger, Gilt für, Ruhezeit und Nachricht.

• Testnachricht senden schickt die Nachricht an Ihre eigene Adresse, nie an einen Gast. Sie zählt nicht ins Protokoll.
• Bearbeiten öffnet die Regel zum Ändern.
• Stilllegen nimmt die Regel ausser Betrieb, In Betrieb nehmen schaltet sie wieder ein.

Versandprotokoll und Kacheln

Oben zeigen vier Kacheln: Verschickt, 30 Tage (je Weg), Nicht hinausgegangen (jeder Fall mit Grund), Nichterscheinen und Regeln in Betrieb.

Unter Versandprotokoll steht jede verschickte Erinnerung mit Zeitpunkt, Weg, Empfänger und Zustand (unterwegs, zugestellt, fehlgeschlagen, nicht verschickt). Unter Nicht hinausgegangen, 30 Tage stehen die Fälle, in denen nichts hinausging, mit dem Grund:

Grund	Was zu tun ist
Adresse unzustellbar	Adresse beim Gast erfragen und in der Buchung bzw. im Kontakt korrigieren.
Ruhezeit — verschoben	Nichts – die Nachricht geht nach der Ruhezeit hinaus.
Termin vorher abgesagt	Nichts – an abgesagte Termine wird nicht erinnert.
Eine frühere Regel hatte Vorrang	Nichts, oder die Regeln zeitlich weiter auseinanderlegen.
Dieser Weg ist nicht gebaut	Die Regel auf E-Mail umstellen.
Keine Adresse für diesen Empfänger	Für Leitung und Beteiligte: der Strecke eine zuständige Person mit E-Mail-Adresse geben.
Kein Wortlaut hinterlegt	In der Regel oder in der Strecke einen Text hinterlegen.

Erinnerungen und Werbung

Eine Erinnerung zu einem gebuchten Termin ist keine Werbung: Wer den Newsletter abbestellt hat, bekommt sie trotzdem. Abbestellen lässt sich die Werbung, nicht die Erinnerung an den eigenen Termin. Schreiben Sie deshalb keine Werbung in Erinnerungstexte.

Tipps

• Eine bewährte Grundausstattung: Vor dem Termin, 1 Tag, an den Gast – und bei längeren Wegen eine zweite Vor dem Termin, 2 Stunden.
• Nutzen Sie Gilt für, wenn eine Strecke anders erinnern soll als die übrigen, etwa eine Raumvermietung eine Woche vorher.
• Senden Sie nach jeder Änderung eine Testnachricht an sich selbst.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Es geht gar keine Erinnerung hinaus.	Keine Regel in Betrieb, oder die Regel gilt für eine andere Strecke.	Unter Erinnerungen Regeln und Gilt für prüfen.
Ein Gast, der kurzfristig gebucht hat, bekam keine Erinnerung.	Der Zeitpunkt lag bei der Buchung schon mehr als zwei Stunden zurück. Verspätete Erinnerungen werden nicht nachgeschickt.	Nichts zu tun – die Bestätigung hat er bekommen.
Eine Erinnerung kam mitten in der Nacht.	Keine Ruhezeit eingestellt.	Nachts nicht senden einschalten.
Die Erinnerung kam auf Deutsch statt in der Sprache des Gastes.	Die Regel hat einen eigenen Wortlaut, oder die Strecke hat keinen Text in dieser Sprache.	Wortlaut der Regel leeren und den Text in der Strecke übersetzen.
Bei Nichterscheinen verschickt nie etwas.	Die Buchungen sind nicht als nicht erschienen markiert.	Siehe Häufige Fragen.