Gästelisten führen

Worum es geht

Im Reiter Gästeliste führen Sie die Namen, die ohne Ticket eingelassen werden: Gäste des Künstlers, VIPs, Presse, Sponsoren. Ein Event kann mehrere Listen haben, zum Beispiel „VIP", „Backstage" und „Presse", jede mit eigener Kapazität.

Voraussetzungen:

• Listen ansehen: Recht Gästelisten ansehen; anlegen und ändern: Gästelisten verwalten (Gäste, Links, Portal).
• Ein Partner mit der Freigabe Gästeliste betreuen kann die Gästeliste eines Events ebenfalls führen, siehe Events für Partner freigeben.
• Der Reiter ist nicht in jeder Organisation freigeschaltet. Fehlt er bei Ihnen, wenden Sie sich an Ihre Administratorin oder an den Support.

Gästeliste anlegen

1. Öffnen Sie das Event, Reiter Gästeliste, und klicken Sie auf Gästeliste erstellen (bei weiteren Listen Neue Gästeliste).
2. Tragen Sie im Dialog Neue Gästeliste erstellen den **Name *** ein, zum Beispiel „VIP".
3. Optional: Maximale Kapazität (optional) – wie viele Personen die Liste höchstens umfasst. Leer lassen für unbegrenzte Kapazität.
4. Klicken Sie auf Erstellen.

Haben Sie mehrere Listen, wechseln Sie oben zwischen ihnen.

Gäste erfassen

1. Klicken Sie auf Gast hinzufügen.
2. Tragen Sie **Name *** und optional E-Mail ein.
3. Unter Begleitpersonen geben Sie an, wie viele Personen der Gast mitbringen darf (0 bis 20).
4. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Neue Gäste stehen im Status Eingeladen.

Status und Übersicht

Jeder Gast hat einen Status, den Sie in seiner Zeile direkt umstellen:

Status	Bedeutung
Eingeladen	Auf der Liste, noch keine Rückmeldung
Bestätigt	Kommt
Abgesagt	Kommt nicht
Eingecheckt	Ist eingelassen worden
Nicht erschienen	War bestätigt, ist aber nicht gekommen

Oben zeigen vier Karten Total Gäste, Bestätigt, Eingecheckt und Abgesagt. Begleitpersonen zählen mit: Ein Gast mit zwei Begleitpersonen zählt drei Plätze. Hat die Liste eine Kapazität, sehen Sie zusätzlich die belegten Plätze in Prozent.

Mehrere Gäste auf einmal ändern Sie so: Häkchen setzen, dann unter Status ändern... den neuen Status wählen. Auswahl aufheben hebt die Markierung auf. Mit Gast suchen... finden Sie einen Namen schnell.

Einen einzelnen Gast entfernen Sie über das Papierkorb-Symbol in seiner Zeile, eine ganze Liste über Liste löschen.

Am Eingang einchecken

Am Einlass arbeitet Ihr Personal mit der App Scanner im Modus Gästeliste: Es sucht den Namen auf der Liste und lässt den Gast ein. Eingelassene Gäste erscheinen danach im Eventmanager als Eingecheckt. Wie Sie ein Gerät dafür einrichten, steht unter Scanner im Überblick.

Tipp: Setzen Sie kurz vor dem Event alle Gäste, die zugesagt haben, auf Bestätigt. Nach dem Event markieren Sie Gäste, die bestätigt waren und nicht kamen, als Nicht erschienen – das hilft bei der Planung der nächsten Gästeliste.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Gast hinzufügen bleibt grau	Der Name fehlt	Namen eintragen
Der Reiter Gästeliste fehlt	Nicht freigeschaltet oder Recht Gästelisten ansehen fehlt	Administration fragen
Sie können nichts ändern	Das Event ist abgerechnet oder archiviert, oder das Recht Gästelisten verwalten fehlt	Status prüfen bzw. Recht beantragen
Der Scanner findet die Liste nicht	Das Gerät ist fest einer Location zugeordnet statt einem Event	Gerät für das Event koppeln, siehe Scanner einrichten