Mahnwesen

Ziel

Sie mahnen überfällige Rechnungen stufenweise und halten fest, welche Mahnung versendet oder erledigt ist.

Voraussetzungen

• Zugang zur App Finanzen.
• Damit eine Mahnung per E-Mail rausgeht, braucht der Kontakt oder das Unternehmen der Rechnung eine E-Mail-Adresse.

Die Seite Mahnwesen

Öffnen Sie Verkauf → Mahnungen. Oben sehen Sie:

• Offener Gesamtbetrag aller überfälligen Rechnungen
• drei Kacheln nach Überfälligkeit: 1. Mahnung (1–30 Tage überfällig), 2. Mahnung (31–60 Tage), 3. Mahnung (60+ Tage)
• Aktive Mahnungen – wie viele ausstehend und wie viele versendet sind

Darunter liegen zwei Reiter:

Reiter	Inhalt
Überfällige Rechnungen	Jede offene oder teilbezahlte Rechnung, deren Fälligkeitsdatum vorbei ist: Rechnungs-Nr., Kunde, Fällig am, Tage überfällig, Offen, Mahnstufe
Mahnungsverlauf	Alle erstellten Mahnungen mit Stufe, Gebühr, Frist und Status

Die Spalte Mahnstufe zeigt die zuletzt erstellte Mahnung („2. Mahnung“) oder, falls noch keine besteht, die Stufe, die der Überfälligkeit entspricht.

Mahnung erstellen

1. Klicken Sie im Reiter Überfällige Rechnungen in der Zeile der Rechnung auf Mahnung erstellen.
2. Die Mahnung entsteht im Status Ausstehend und erscheint im Mahnungsverlauf. Sie bekommt die nächste Stufe (erste Mahnung, zweite, dritte …) und eine Frist von 14 Tagen ab heute. Eine offene Rechnung wechselt dabei auf Überfällig.

Mit Alle mahnen erstellen Sie für alle überfälligen Rechnungen auf einmal die nächste Mahnung. Rechnungen, deren letzte Mahnung noch ausstehend oder versendet ist, überspringt Scorebase dabei.

Mahnung versenden

1. Wechseln Sie in den Reiter Mahnungsverlauf.
2. Klicken Sie bei einer ausstehenden Mahnung auf den Papierflieger (Mahnung versenden).

Die Mahnung geht sofort per E-Mail an den Kontakt der Rechnung, ohne Kontakt an das Unternehmen. Es gibt keine Vorschau – prüfen Sie deshalb vorher Ihre Textvorlagen. Nach dem Versand steht die Mahnung auf Versendet, und die Meldung nennt die Empfängeradresse.

So ist die E-Mail aufgebaut:

• Betreff: Zahlungserinnerung, 2. Mahnung oder Letzte Mahnung, gefolgt von der Rechnungsnummer
• Anrede „Guten Tag“, der Text der Stufe aus den Mahn-Einstellungen, Gruss mit Ihrem Firmennamen
• kein PDF-Anhang – die Mahnung bezieht sich auf die bereits zugestellte Rechnung. Braucht der Kunde die Rechnung erneut, versenden Sie sie aus der Rechnung.

Ohne E-Mail-Adresse bricht der Versand mit einer Meldung ab; die Mahnung bleibt ausstehend. Tragen Sie die Adresse beim Kontakt oder Unternehmen nach, oder mahnen Sie per Post.

Mahnung abschliessen

Im Mahnungsverlauf stehen je Mahnung zwei weitere Knöpfe:

• Als bezahlt markieren (Häkchen): Die Mahnung ist erledigt. Die Zahlung selbst erfassen Sie bei der Rechnung mit Zahlung erfassen, siehe Zahlungen und Bankabgleich.
• Stornieren (Kreuz, nur bei ausstehenden Mahnungen): Die Mahnung wird nicht versendet.

Eine erledigte oder stornierte Mahnung zählt nicht mehr als aktiv; bei Alle mahnen bekommt die Rechnung dann die nächste Stufe.

Mahn-Einstellungen

Über Mahn-Einstellungen oben rechts öffnen Sie die Einstellungen:

Bereich	Feld
Karenzfrist	Tage nach Fälligkeit, bevor gemahnt wird (0 = ab dem ersten Tag)
1. Mahnung, 2. Mahnung, 3. Mahnung	Mahngebühr CHF, Zahlungsfrist (Tage), Textvorlage

Klicken Sie auf Einstellungen speichern.

In den Textvorlagen ersetzt Scorebase beim Versand diese Platzhalter:

Platzhalter	Wird ersetzt durch
{documentNumber}	Rechnungsnummer
{amount}	Rechnungsbetrag (Total der Rechnung, nicht der offene Rest)
{dueDate}	Frist der Mahnung
{fee}	Mahngebühr der Mahnung
{daysOverdue}	Tage seit dem Fälligkeitsdatum der Rechnung

Wichtig: Beim Erstellen übernimmt eine Mahnung derzeit weder die Mahngebühr noch die Zahlungsfrist aus den Mahn-Einstellungen – sie erhält immer eine Frist von 14 Tagen und keine Gebühr. Auch die Karenzfrist wirkt sich noch nicht auf die Liste der überfälligen Rechnungen aus. Wirksam sind die Textvorlagen. Verwenden Sie {fee} deshalb vorerst nicht, sonst steht „CHF 0.00“ im Mahntext.

Mahntext mit KI entwerfen

Bei einer offenen, überfälligen oder teilbezahlten Rechnung steht oben AI-Mahntext generieren (nur mit eingeschalteter KI). Im Fenster wählen Sie die Mahnstufe und klicken auf Generieren. Die KI schlägt Betreff und Nachricht vor, abgestimmt auf die Kundenbeziehung und die Sprache. Mit In Zwischenablage kopieren übernehmen Sie den Text, etwa für ein persönliches Schreiben.

Dieser Entwurf erstellt oder versendet keine Mahnung. Mehr zu den KI-Funktionen: KI-Funktionen.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Rechnung fehlt unter Überfällige Rechnungen	Sie ist nicht freigegeben, bezahlt, storniert oder noch nicht fällig	Rechnung freigeben bzw. Fälligkeitsdatum prüfen
„Für diese Rechnung ist keine E-Mail-Adresse hinterlegt …“	Kontakt und Unternehmen haben keine E-Mail-Adresse	Adresse im Kontakt oder Unternehmen ergänzen
Fehlermeldung zum E-Mail-Versand	Der Versand über den E-Mail-Server ist gescheitert	Meldung lesen, später erneut versenden; Mahnung bleibt ausstehend
Gebühr zeigt „–“	Mahnungen erhalten derzeit keine Gebühr	Siehe Hinweis bei den Mahn-Einstellungen
Hinweis nicht verbucht neben einer Gebühr	Die Gebühr konnte nicht ins Journal gebucht werden (Kontenplan fehlt oder Jahr abgeschlossen)	Kontenplan einrichten, Buchung bei Bedarf manuell erfassen
Alle mahnen erstellt nichts	Alle überfälligen Rechnungen haben bereits eine aktive Mahnung	Bestehende Mahnungen versenden oder abschliessen