Planer, Mein Tag und Nachbereitung

Worum es geht

Der Planer ist die Startseite der App Termine. Er zeigt alle Termine Ihrer Organisation und die Belegung der Mitglieder – eine Zeile je Mitglied. Von hier aus planen Sie neue Termine, sehen Konflikte, bevor Sie zusagen, und öffnen einen Termin, um ihn zu bearbeiten. Mein Tag zeigt dasselbe nur für Sie und nur für heute, die Nachbereitung sammelt vergangene Termine ohne Ergebnis.

Voraussetzungen

Was Sie tun möchten	Nötiges Recht
Planer, Mein Tag und Nachbereitung ansehen	Termine anzeigen
Termine planen, bearbeiten, verschieben, absagen; Ergebnis und Notizen festhalten	Termine anlegen und ändern
Einen Termin endgültig löschen	Orte und Ressourcen verwalten

Die Rechte vergibt eine Administratorin unter Einstellungen → Rechte in der App Termine oder in der Rechteverwaltung der Organisation.

Der Planer

Oben wählen Sie die Ansicht: Tag, Woche, Monat oder Liste. Mit Zurück, Weiter und Heute blättern Sie durch die Zeit. Die gewählte Ansicht steht in der Adresse – Sie können eine bestimmte Woche also als Link weitergeben.

• In Tag und Woche hat jedes Mitglied eine eigene Zeile. Termine, an denen kein Mitglied beteiligt ist (etwa ein im CRM erfasstes Treffen nur mit Kontakten), stehen in der Zeile Ohne Zuordnung.
• Die Legende unterscheidet Termine, Buchungen (aus einer Buchungsstrecke), Belegt (andere App) und Konflikt.
• Das Konfliktband über dem Raster meldet, wie viele Konflikte es im gezeigten Zeitraum gibt. Mit Konflikte anzeigen sehen Sie jeden einzeln: wer, welcher Termin, was im Weg steht und wann.
• Ein Klick auf einen Termin öffnet seine Detailseite.

Hinweis: Der Planer zeigt alle Zeiten in Schweizer Zeit. Mitglieder, die die Sichtbarkeitsregeln der Organisation für Sie verbergen, erscheinen nicht.

Einen Termin planen

1. Klicken Sie im Planer oder in Mein Tag auf Termin planen.
2. Geben Sie einen Titel ein, zum Beispiel „Jahresgespräch Muster AG“.
3. Wählen Sie Datum, Von und Bis.
4. Fügen Sie unter Beteiligte mit Hinzufügen die Kolleginnen und Kollegen hinzu.
5. Wählen Sie optional einen Ort oder Raum und ein Projekt aus der App Aufgaben.
6. Schreiben Sie unter Agenda, worum es geht.
7. Prüfen Sie rechts die Spalte Wer kann, wer nicht und klicken Sie auf Termin planen.

Die rechte Spalte rechnet bei jeder Änderung an Zeit, Beteiligten oder Raum neu:

Anzeige	Bedeutung	Was Sie tun können
frei	Die Person hat zu dieser Zeit nichts.	Planen.
belegt	Die Person hat zu dieser Zeit schon etwas. Den Grund sehen Sie nur, wenn Sie Zugriff auf die App haben, der die Belegung gehört.	Andere Zeit suchen oder bewusst Trotzdem planen.
Raum vergeben	Der gewählte Raum ist zu dieser Zeit belegt.	Der Knopf bleibt gesperrt. Wählen Sie eine andere Zeit oder einen anderen Raum.

Wichtig: Das Feld Einladung per E-Mail senden ist derzeit nicht verfügbar. Scorebase verschickt beim Planen keine Einladung – informieren Sie die Beteiligten selbst.

Denselben Dialog öffnen Sie auch auf der Kontakt- und Firmenseite im CRM und im Planer der App Aufgaben. Er verhält sich überall gleich.

Einen Termin öffnen und bearbeiten

Die Detailseite eines Termins zeigt im Kopf Zeitraum, Raum und wer ihn angelegt hat. Darunter:

Abschnitt	Inhalt
Agenda	Was vor dem Termin festgehalten wurde.
Ergebnis	Was besprochen und vereinbart wurde (siehe Nachbereitung).
Beteiligte	Mit Zustand Zugesagt (selbst angelegt), Offen, Kann nicht (zu dieser Zeit belegt) oder Extern. Zu- und Absagen lassen sich hier nicht eintragen.
Gehört zu	Der Bezug zu Kontakt, Firma oder Projekt.
Unterlagen	Dateien zum Termin: Datei anhängen, dann Hochladen. Erlaubt sind PDF, Bild oder Dokument bis 4 MB.
Notizen des Teams	Interne Notizen; mit Notiz hinzufügen speichern.

Oben rechts stehen die Aktionen:

• Bearbeiten – Titel, Agenda, Raum, Projekt und Beteiligte ändern. Die Zeit ändern Sie nicht hier, sondern über Verschieben.
• Verschieben – neue Zeit wählen. Ist eine Person belegt, warnt Scorebase und Sie können mit Trotzdem verschieben fortfahren. Ist der Raum vergeben, geht es nicht.
• Absagen – mit Grund. Der Termin bleibt als Datensatz stehen, die Zeit wird sofort frei.
• Endgültig löschen – zum Bestätigen den Titel des Termins eintippen. Der Eintrag verschwindet aus der Belegung. Unterlagen bleiben im Speicher der Organisation, der Vorgang steht im Protokoll.
• Serie bearbeiten – nur bei Terminen, die zu einer Serie gehören (Kennzeichen Teil einer Serie). Sie ändern den Titel für Nur dieser Termin, Dieser und alle folgenden oder Die ganze Serie. Vergangene und bereits einzeln geänderte Termine bleiben unverändert.

Mein Tag

Mein Tag zeigt nur Ihre eigenen Termine und Buchungen von heute, mit der verplanten Zeit im Kopf. Dazu:

• Konflikte heute – wer bei welchem Ihrer Termine nicht dabei sein kann.
• Vorbereiten – die Agenden der heutigen Termine.
• Noch offen aus den letzten Tagen – vergangene Termine ohne Ergebnis, mit dem ältesten Datum.
• Morgen – was morgen ansteht.

Die Schaltfläche Als Kalenderdatei ist hier derzeit nicht verfügbar. Wie Sie die Belegung in einem anderen Kalender abonnieren, steht unter Kalender-Abgleich.

Nachbereitung

Ein Gespräch, dessen Ergebnis nirgends steht, ist für das CRM nie passiert. Die Nachbereitung listet deshalb alle vergangenen Termine ohne festgehaltenes Ergebnis.

1. Wählen Sie oben Nur meine oder Ganzes Team.
2. Beim obersten Termin schreiben Sie unter Was wurde besprochen und vereinbart? das Ergebnis.
3. Klicken Sie auf Ergebnis festhalten. Das Ergebnis erscheint am Termin und – über den Bezug unter Landet danach bei – bei Kontakt, Firma und Projekt.
4. Gab es nichts festzuhalten, klicken Sie auf Ohne Ergebnis schliessen. Der Termin verschwindet aus der Liste, ohne dass ein erfundenes Ergebnis beim Kontakt steht.

Mit Unterlage anhängen legen Sie gleich eine Datei dazu. Folgetermin planen ist hier derzeit nicht verfügbar – planen Sie den nächsten Termin über Termin planen.

Tipps

• Nutzen Sie die Liste, wenn Sie Termine eines Zeitraums nach Datum durchgehen möchten – sie zeigt Beteiligte und Ort in Spalten.
• Tragen Sie Ferien und Weiterbildungen als Abwesenheit ein, statt als Termin. Dann sieht jede App, dass die Person nicht verfügbar ist. Siehe Abwesenheit eintragen.
• Halten Sie das Ergebnis am besten direkt nach dem Gespräch fest – in Mein Tag sehen Sie jeden Morgen, was noch offen ist.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Termin planen bleibt grau.	Der Titel fehlt, oder der gewählte Raum ist zu dieser Zeit vergeben.	Titel eingeben bzw. andere Zeit oder anderen Raum wählen.
„Dafür fehlt dir die Berechtigung.“	Ihnen fehlt Termine anlegen und ändern (beim Löschen: Orte und Ressourcen verwalten).	Eine Administratorin um das Recht bitten.
Bei einer Person steht nur „belegt“ ohne Grund.	Die Belegung gehört einer App, auf die Sie keinen Zugriff haben.	Das ist so gewollt. Fragen Sie die Person direkt.
Ein Termin aus dem CRM fehlt in Ihrer Zeile.	Am Termin ist kein Mitglied beteiligt.	Er steht in der Zeile Ohne Zuordnung.
Die Beteiligten wissen nichts vom Termin.	Beim Planen wird keine Einladung verschickt.	Die Beteiligten selbst informieren.