Newsletter an eine Zielgruppe aus dem CRM

Ziel

Sie möchten einen Newsletter an eine bestimmte Gruppe schicken, zum Beispiel an alle Kontakte, die Sie an einer Messe kennengelernt haben. Am Ende ist der Newsletter versendet, nur an Personen, die ihn erhalten dürfen, und Sie sehen im Bericht und beim einzelnen Kontakt, was angekommen ist.

Beteiligte Apps: CRM, Kampagnen

Voraussetzungen

• Zugriff auf CRM und Kampagnen.
• Ein Absender für Ihre Organisation; fehlt er, legen Sie ihn in Schritt 4 an.
• Die Einwilligungen der Kontakte sind im CRM festgehalten (Reiter Marketing).

Schritt 1: Kontakte im CRM markieren

Geben Sie den Kontakten im CRM ein gemeinsames Merkmal, etwa den Tag „Messe 2026". Das geht beim Anlegen oder beim Bearbeiten eines Kontakts im Feld Tags. Siehe Kontakte verwalten.

Schritt 2: Einwilligung beim Versand festlegen (einmalig)

Öffnen Sie in den Kampagnen Zielgruppen. Unter Einwilligung beim Versand legt Ihre Organisation fest, ob Kontakte ohne Einwilligungsnachweis blockiert werden (Streng (blockieren), empfohlen) oder mitversendet und nur im Bericht ausgewiesen werden (Durchlässig (warnen)). Werbliche E-Mails brauchen in der Schweiz eine Einwilligung oder eine bestehende Kundenbeziehung. Siehe Einwilligungen und Abmeldungen.

Schritt 3: Segment anlegen

1. In den Kampagnen unter Zielgruppen klicken Sie auf Neues Segment.
2. Legen Sie die Regeln fest, zum Beispiel „Tag ist gleich Messe 2026".
3. Optional wählen Sie eine Versandgruppe. Sie entscheidet, welche Abbestellung greift: Wer genau diese Art von Aussendung abbestellt hat, wird übergangen.
4. Speichern Sie. Die Liste zeigt die Grösse der Zielgruppe und wie viele davon anschreibbar sind.

Mehr dazu: Segmente und Trigger.

Schritt 4: Kampagne erstellen

1. Öffnen Sie Kampagnen und klicken Sie auf Kampagne erstellen.
2. Wählen Sie eine Vorlage oder lassen Sie mit Mit KI erstellen einen ersten Entwurf vorbereiten, sofern die KI eingeschaltet ist.
3. Arbeiten Sie die Karten des Editors durch:

Karte	Was Sie festlegen
Empfänger	Mit Zielgruppe wählen Ihr Segment unter Kontakt-Segmente. Die Karte zeigt die Zahl der Empfänger und warnt, wenn Kontakte keine E-Mail-Adresse haben.
Absender	Mit Absender wählen die Adresse, von der die Mail kommt; fehlt eine, Absender hinzufügen.
Betreff	Betreff und Vorschautext. Betreff mit AI generieren macht Vorschläge.
Inhalt	Den Newsletter im Editor gestalten.

Schritt 5: Testen

1. Klicken Sie auf Testmail senden. Die Testmail geht an Ihre Adresse.
2. Prüfen Sie Darstellung und Links auf Computer und Handy.
3. Bestätigen Sie im Editor, dass das Design passt. Ändern Sie danach noch etwas, verlangt Scorebase eine neue Testmail.

Schritt 6: Versenden

• Jetzt senden verschickt sofort.
• Versand einplanen bzw. Für später planen verschickt zum gewählten Zeitpunkt. Scorebase fragt vorher: „Versand verbindlich für … einplanen?"

Die endgültige Empfängerzahl wird beim Versand nochmals frisch berechnet. Wer sich inzwischen abgemeldet hat oder keine Einwilligung hat, wird je nach Einstellung übergangen.

Schritt 7: Wirkung verfolgen

• Unter Berichte sehen Sie die Kennzahlen der Kampagne. Mit CSV-Export bzw. Empfänger als CSV laden Sie sie herunter. Siehe Kampagnen-Analytics.
• Im CRM zeigt der Reiter Kampagnen beim Kontakt, was an diese Person ging und was davon ankam.
• Abmeldungen stehen unter Abmeldungen; sie gelten sofort für alle weiteren Aussendungen.
• Wer sich für Antworten interessiert: Die Benachrichtigung Kampagnen-Antwort meldet Antworten auf eine Kampagne.

Zusammenfassung

CRM: Tag „Messe 2026" an Kontakten
  → Kampagnen: Zielgruppen → Einwilligung beim Versand → Neues Segment
    → Kampagne erstellen → Empfänger, Absender, Betreff, Inhalt
      → Testmail senden → Design bestätigen
        → Jetzt senden oder Versand einplanen
          → Berichte, Reiter Kampagnen im CRM, Abmeldungen

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Das Segment zeigt noch nicht berechnet.	Die Regeln wurden geändert oder nie berechnet.	Mit Alle neu berechnen aktualisieren.
„Diese Auswahl trifft aktuell niemanden."	Keine Kontakte erfüllen die Regeln, etwa wegen anders geschriebener Tags.	Tags im CRM und Regeln des Segments prüfen.
Viel weniger anschreibbare als ausgewählte Kontakte.	Fehlende E-Mail-Adressen, fehlende Einwilligungen oder Abmeldungen.	Einwilligungen im CRM pflegen; Einstellung Einwilligung beim Versand prüfen.
Kein Absender wählbar.	Für Ihre Organisation ist noch kein Absender hinterlegt.	Absender hinzufügen; siehe Kampagnen im Überblick.
Jetzt senden ist gesperrt.	Die Prüfliste ist nicht erledigt, zum Beispiel fehlt die Testmail.	Offene Punkte im Editor erledigen.

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• Häufige Fragen zu Kampagnen