Rollen und Rechte verwalten

Worum es geht

Mit Rollen und Rechten steuern Sie genau, wer in welcher App was darf. Das Konzept – wie sich Rollen, eigene Rollen und individuelle Rechte zusammensetzen – erklärt Benutzer, Rollen und Rechte. Hier geht es um die Bedienung.

Voraussetzung: Sie sind Administrator oder haben das Recht Einstellungen verwalten. Wer nicht Admin ist, kann nur Rechte vergeben, die er selbst besitzt.

Werkzeug	Wo	Freischaltung
Vordefinierte Rollen	Einstellungen → Rollen	nicht in jeder Organisation
Eigene Rollen	Einstellungen → Rollen	nicht in jeder Organisation
Rollengruppen	Einstellungen → Rollengruppen	nicht in jeder Organisation
Individuelle Rechte	Einstellungen → Mitglieder → Rollen zuweisen	immer verfügbar

Hinweis: Die erweiterte Rollenverwaltung (Rollen und Rollengruppen) ist nicht in jeder Organisation freigeschaltet. Fehlt sie bei Ihnen, steht dort «Erweiterte Rollenverwaltung nicht aktiviert». Wenden Sie sich an den Support. Individuelle Rechte je Mitglied können Sie trotzdem vergeben.

Der Rechtebaum

Alle Rechte stehen in einem Baum: App → Bereich → Aktion, zum Beispiel CRM → Kontakte → Kontakte löschen. Über jeder App und jedem Bereich gibt es eine Sammel-Auswahl, mit der Sie alle Rechte darunter auf einmal setzen. Das Suchfeld «Berechtigungen filtern» findet Rechte nach Namen, zum Beispiel «Rechnung».

Neben den Apps enthält der Baum diese übergreifenden Bereiche:

Bereich	Rechte
Gateway	Datenschutz-Center verwalten, Onboarding-Wizard verwalten, KI-Assistenten nutzen und verwalten, Alle Tickets der Organisation sehen
Integrationen	Integrationen anzeigen, Verbindungen erstellen, bearbeiten und löschen, Sync ausführen, Integration Builder nutzen
Aktionen	AI-Agent verwenden bzw. konfigurieren, Daten exportieren, Daten importieren, Einstellungen verwalten

Ein Recht wirkt nur, wenn die zugehörige App oder Funktion für Ihre Organisation freigeschaltet ist.

Vordefinierte Rollen anpassen

Die mitgelieferten Rollen haben feste Basisrechte. Unter Vordefinierte Rollen passen Sie diese für Ihre ganze Organisation an – zum Beispiel, wenn alle Benutzer auch Lohndaten sehen sollen oder umgekehrt niemand ohne Zusatzrolle Rechnungen löschen darf.

1. Öffnen Sie Einstellungen → Rollen.
2. Im Abschnitt Vordefinierte Rollen sehen Sie Mitarbeitende (in der Mitgliederliste «Benutzer»), Personal («Mitarbeiter»), Recruiting-Verantwortliche («Hiring Manager») und Gesprächsführende («Interviewer») – jeweils mit Anzahl Mitglieder, Anzahl Berechtigungen und dem Vermerk Standard oder Angepasst.
3. Klicken Sie bei einer Rolle auf Berechtigungen bearbeiten.
4. Setzen oder entfernen Sie die Häkchen im Rechtebaum. Alle auswählen und Auswahl aufheben helfen bei grossen Änderungen.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Die neuen Basisrechte gelten sofort für alle Mitglieder mit dieser Rolle. Auf Standard zurücksetzen stellt die mitgelieferten Rechte wieder her.

Die Rolle Organisations-Admin («Admin») fehlt hier bewusst: Sie behält immer vollen Zugriff.

Eine eigene Rolle anlegen

Eigene Rollen sind Rechtepakete, die Sie Mitgliedern zusätzlich zu ihrer Rolle geben – etwa «Buchhaltung» oder «Vertrieb nur lesen».

1. Öffnen Sie Einstellungen → Rollen und klicken Sie auf Neue Rolle.
2. Geben Sie unter Grunddaten einen Namen (mindestens 2 Zeichen) und optional eine Beschreibung ein.
3. Wählen Sie unter Berechtigungen mindestens ein Recht.
4. Klicken Sie auf Rolle erstellen.

Die Tabelle der eigenen Rollen zeigt Name, Beschreibung, Anzahl Berechtigungen und Erstellt am. Über das Menü Aktionen können Sie eine Rolle Bearbeiten (Seite Rolle bearbeiten, danach Änderungen speichern) oder Löschen.

Wichtig: Eine eigene Rolle lässt sich nur löschen, wenn sie keinem Mitglied und keiner Rollengruppe mehr zugewiesen ist. Entfernen Sie sie vorher dort.

Eigene Rollen addieren Rechte. Wollen Sie jemandem ein Recht wegnehmen, verwenden Sie die individuellen Rechte (siehe unten) oder passen Sie die vordefinierte Rolle an.

Rollengruppen

Eine Rollengruppe bündelt mehrere eigene Rollen, zum Beispiel «Marketing-Team» aus «Kampagnen» und «CRM lesen». Wer die Gruppe erhält, bekommt alle Rechte ihrer Rollen.

1. Öffnen Sie Einstellungen → Rollengruppen und klicken Sie auf Neue Gruppe.
2. Geben Sie Name und optional Beschreibung ein.
3. Haken Sie unter Rollen zuweisen mindestens eine eigene Rolle an.
4. Klicken Sie auf Gruppe erstellen.

Eine Rollengruppe lässt sich nur löschen, wenn sie keinem Mitglied zugewiesen ist. Ändern Sie später die Rollen einer Gruppe, gilt das sofort für alle Mitglieder mit dieser Gruppe.

Eigene Rollen und Gruppen einem Mitglied zuweisen

1. Öffnen Sie Einstellungen → Mitglieder.
2. Klicken Sie beim Mitglied auf das Menü mit den drei Punkten und wählen Sie Rollen zuweisen.
3. Haken Sie im Reiter Rollen & Gruppen die gewünschten eigenen Rollen und Rollengruppen an.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Eigene Rollen und Gruppen können Sie auch schon beim Einladen oder in einem Registrierungslink mitgeben, siehe Mitglieder einladen und verwalten.

Individuelle Rechte für ein Mitglied

Für Ausnahmen setzen Sie einzelne Rechte nur für eine Person.

1. Einstellungen → Mitglieder → Menü beim Mitglied → Rollen zuweisen.
2. Wechseln Sie zum Reiter Individuelle Rechte.
3. Suchen Sie das Recht mit Berechtigung suchen... oder klappen Sie die App auf.
4. Wählen Sie je Recht einen von drei Zuständen:

Zustand	Wirkung
Erben	Standard. Es gilt, was Rolle, eigene Rollen und Gruppen ergeben.
Erlauben	Das Recht kommt zusätzlich dazu, auch wenn keine Rolle es enthält.
Verweigern	Das Recht wird entzogen – das gewinnt immer, auch gegen Rollen mit vollem Zugriff auf den Bereich.

5. Für einen ganzen Bereich gibt es die Schaltflächen Erben, Erlauben und Verweigern neben dem Bereichsnamen.
6. Klicken Sie auf Rechte speichern. Zurücksetzen verwirft ungespeicherte Änderungen.

Steht dort «Keine Abweichungen», gelten für das Mitglied genau die Rechte seiner Rollen.

Hinweis: Bei Mitgliedern mit der Rolle Admin bleibt ein Verweigern ohne Wirkung – Admins haben immer Vollzugriff. Scorebase zeigt dazu einen Hinweis im Reiter.

Beispiele

Ziel	So geht es
Eine Person darf im CRM keine Kontakte löschen	Individuelle Rechte → CRM → Kontakte → Kontakte löschen → Verweigern
Das Buchhaltungsteam soll Lohndaten sehen	Eigene Rolle «Buchhaltung» mit Finanzen → Lohnbuchhaltung → Lohndaten anzeigen anlegen und den Personen zuweisen
Kein Benutzer soll Daten exportieren	Vordefinierte Rollen → Mitarbeitende → Berechtigungen bearbeiten → «Daten exportieren» entfernen
Eine Teamleiterin soll Mitglieder und Rollen verwalten, aber nicht Admin sein	Individuelle Rechte → Aktionen → Einstellungen verwalten → Erlauben. Sie öffnet die Einstellungen danach über die Adresse Ihrer Organisation mit /settings.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
«Erweiterte Rollenverwaltung nicht aktiviert»	Rollen und Rollengruppen sind nicht freigeschaltet	Support kontaktieren; bis dahin individuelle Rechte verwenden.
«Mindestens eine Berechtigung muss ausgewählt werden»	Die Rolle ist leer	Mindestens ein Recht anhaken.
Rolle lässt sich nicht löschen	Sie ist noch Mitgliedern oder einer Gruppe zugewiesen	Zuweisungen entfernen, dann löschen.
«Du kannst nur Berechtigungen vergeben, die du selbst besitzt …»	Sie sind nicht Admin	Einen Admin bitten.
Ein erlaubtes Recht wirkt nicht	Die zugehörige App oder Funktion ist nicht freigeschaltet, oder ein Verweigern überstimmt es	App-Zugriff und individuelle Rechte prüfen.
Ein Mitglied sieht nach der Änderung noch den alten Stand	Die Seite war schon geöffnet	Seite neu laden lassen.

Weiterlesen

• Benutzer, Rollen und Rechte
• Mitglieder einladen und verwalten
• Fragen zu Einstellungen