Bank-/ESR-Import und Prüfung von Spenden

Ziel

Sie übernehmen die Zahlungseingänge Ihres Bankkontos und Ihres Online-Spendenformulars als Spenden, prüfen die vorgeschlagene Zuordnung und verbuchen sie.

Voraussetzungen

• Spendenbuchhaltung freigeschaltet (sonst fehlt die Menügruppe Spenden).
• Rechte: Spenden erfassen und verbuchen zum Einlesen, Zuordnen und Verbuchen; Spenden bearbeiten zum Freigeben einzelner Zeilen; Spenden löschen zum Löschen eines Imports.
• Ein Bankkonto im Bankabgleich, siehe Finanzen einrichten.
• Damit Spender über die ESR-/QR-Referenz erkannt werden, ist die Zahlungsreferenz eingerichtet und im Spenderprofil die Spendernummer hinterlegt, siehe Spender, Zwecke, Projekte und Patenschaften.

Einen Bankimport starten

1. Öffnen Sie Spenden → Bank-/ESR-Import.
2. Geben Sie unter Neuen Import starten den Name des Imports ein (z. B. „Juli 2026“), wählen Sie das Bankkonto und klicken Sie auf Import anlegen. Sie landen auf der Seite dieses Imports.
3. Wählen Sie im Reiter Dateien einlesen die Dateien mit Dateien wählen (.xml, .zip). Möglich sind camt.053 und camt.054, mehrere Dateien oder ZIP-Archive auf einmal.
4. Die Dateien werden sofort übernommen. Jede Gutschrift wird eine Spende im Status Zu prüfen. Belastungen und bereits eingelesene Zahlungen übernimmt Scorebase nie.
5. Prüfen Sie die Zahlungen im Reiter Zahlungen prüfen (siehe unten).

Fehlt noch ein Bankkonto, bietet Scorebase an, es mit Konto aus den Organisationsdaten anlegen aus der IBAN der Organisations-Einstellungen zu erstellen. Dafür brauchen Sie das Recht Kontenplan verwalten.

Die Seite eines Imports

Oben stehen Eingelesen, Duplikate, Fehler, Summe und Offen. Die Reiter:

Reiter	Inhalt
Zahlungen prüfen	Die offenen Zahlungen dieses Imports
Dateien einlesen	Weitere Dateien in denselben Import laden
Dateien	Jede gelesene Datei mit Format, Meldungsnummer, Konto laut Datei und Zahl der Buchungen
Gelesene Zeilen	Jede Zeile der Dateien mit ihrem Befund

Mögliche Befunde: übernommen, freigegeben, schon eingelesen, Duplikat, Belastung — wird nie übernommen, Auszahlung des Zahlungsdienstleisters — keine Spende, abgewählt, Fehler. Mit Nur was zu entscheiden ist blenden Sie den Rest aus. Hält Scorebase eine Zeile zu Unrecht für ein Duplikat, klicken Sie auf Freigeben – die Spende entsteht beim nächsten Einlesen derselben Datei.

Unter Bisherige Importe auf der Übersichtsseite bleibt jeder Import als eigene Zeile stehen: Nummer, Name, Bankkonto, Datei, Eingelesen, Duplikate, Summe und Offen. Löschen entfernt einen Import samt seinen noch nicht verbuchten Spenden; verbuchte Spenden bleiben und lassen sich nur stornieren.

Online-Spenden von Payrexx abrufen

Voraussetzung ist der Payrexx-Zugang unter Stammdaten → Einstellungen (nur Administratoren): Instanzname, API-Secret, Adresse der Schnittstelle, Abruf ab, Tage zurück, Je Abruf, Verbindung aktiv und Stündlich automatisch abrufen. Mit Zugang testen prüfen Sie die Verbindung, ohne etwas anzulegen.

Von Hand abrufen:

1. Füllen Sie auf Spenden → Bank-/ESR-Import in der Karte Von Payrexx abrufen den Name des Imports aus.
2. Wählen Sie unter Was soll geholt werden?: Neue Zahlungen abrufen, Bestehende Zahlungen erneut abrufen oder Zeitraum wählen (mit Von und Bis und mit; Vorschau zeigt vorher, was neu wäre, und schreibt nichts).
3. Klicken Sie auf Von Payrexx abrufen.

Geholt werden nur bestätigte Zahlungen. Jede wird eine Spende Zu prüfen; was schon da ist, legt Scorebase nicht doppelt an. Ist Stündlich automatisch abrufen eingeschaltet, holt Scorebase neue Zahlungen jede Stunde selbst. Meldet der Abruf Zahlungen, die bei Payrexx nicht mehr bestätigt sind, bleiben die Spenden unverändert – ein Storno lösen Sie auf der Detailseite der Spende aus.

Wie Spender automatisch vorgeschlagen werden

Scorebase ordnet eine Zahlung nur zu, wenn eine Quelle eindeutig auf genau einen Spender zeigt. Die Reihenfolge:

1. Ihre eigene Wahl an der Zahlung
2. die ESR-/QR-Referenz mit Spendernummer aus dem strukturierten Referenzfeld der Bank
3. eine Zuordnungsregel über die Bankverbindung (bei Payrexx über die Abo- bzw. Referenznummer)
4. eine Zuordnungsregel über den Namen des Zahlers
5. ein Vorschlag aus der Zahlung: die im Spenderprofil hinterlegte IBAN, dann eine Referenz im Verwendungszweck

Zeigen mehrere Spender auf dasselbe Konto oder dieselbe Referenz, gibt es keinen Vorschlag. Nennen zwei Quellen verschiedene Spender, gilt die höhere; die Zeile trägt dann den Hinweis „Widerspruch“.

Der Aktionscode einer Aussendung wird aus der Referenz oder über Suchbegriffe im Verwendungszweck gelesen. Er belegt Zweck, Konto, Projekt und Kostenstelle vor – den Spender bestimmt er nie.

Zahlungen prüfen und verbuchen

Die Prüfung ist eine Tabelle, in der jede Änderung sofort gespeichert wird, ohne zu buchen. Die wichtigsten Spalten:

Spalte	Was Sie dort tun
Spender	Spender suchen und zuordnen. Ein Treffer, dessen IBAN zur Zahlung passt, ist grün markiert. Vorschlag: … übernimmt den errechneten Spender mit einem Klick. Ein Klick auf den Namen zeigt Stammdaten, die letzten verbuchten Spenden und einen Anschrift-Abgleich; das x entfernt die Zuordnung.
Treffer	Wie viele Kontakte und Unternehmen zum Namen des Zahlers passen. Ein Klick zeigt sie zum Zuordnen. Die Zahl ordnet nie selbst zu.
Aktionscode	Code wählen oder einen erkannten Code mit … übernehmen bestätigen
Zweck, Projekt	Zuordnung für das Ertragskonto

Mit Spalten blenden Sie weitere Spalten ein (z. B. Valuta, Zahler, Verwendungszweck, Bankreferenz, Dank, Bescheinigung). Rechts zeigt Auskunft zur Zeile alles zur markierten Zahlung: Angaben aus der Bankdatei, was aus der Referenz erkannt wurde, den Spender mit Anschrift und bisherigen Spenden, den Vorschlag mit Begründung und das Prüfergebnis. Tastatur: j/k blättern, x auswählen, Enter verbuchen.

Verbuchen:

• einzeln mit dem Häkchen Bestätigen & verbuchen in der Zeile,
• mehrere: Zeilen auswählen und Ausgewählte bestätigen & verbuchen.

Was in dieser Sitzung verbucht wurde, steht unter In dieser Sitzung verbucht. Rückgängig erzeugt eine Gegenbuchung im Journal und legt die Zahlung zurück in die Prüfung.

Weitere Aktionen je Zeile

• Verwerfen (Papierkorb): Die Zahlung verschwindet aus der Prüfung, verbucht wird nichts. Mehrere ausgewählte Zeilen verwerfen Sie mit Verwerfen in der Leiste.
• Im Menü ⋯: Aufteilen (eine Zahlung auf mehrere Zwecke verteilen – die Teile müssen den vollen Betrag ergeben), Kontakt anlegen bzw. Unternehmen anlegen (aus der Zahlung vorbefüllt), Als anonyme Spende verbuchen, Aktionscode übernehmen, Aktionscode … anlegen und Zuordnung als Regel merken.

Automatisch verarbeiten und Vorab prüfen

• Automatisch verarbeiten wendet Referenz, Zuordnungsregeln, Vorschläge und Aktionscode-Suchbegriffe auf offene Zahlungen ohne Spender an. Bei Online-Zahlungen mit E-Mail-Adresse sucht Scorebase einen passenden Kontakt oder legt einen neuen Spender an. Verbucht wird nichts. Pro Klick werden höchstens die 500 jüngsten offenen Zahlungen der ganzen Organisation bearbeitet.
• Vorab prüfen spielt jede Buchung trocken durch und meldet Fehler und Hinweise, ohne etwas zu schreiben. Danach filtern Sie oben nach Fehler, Hinweise oder Buchbar.

Alle offenen Zahlungen über sämtliche Importe hinweg – auch solche ohne Import – sehen Sie unter Offene Zahlungen aller Importe auf der Übersichtsseite.

Zuordnungs-Regeln

Klicken Sie in der Prüfung bei einer Zahlung mit Spender auf ⋯ → Zuordnung als Regel merken. Scorebase merkt sich die Bankverbindung und den Namen des Zahlers (bei Payrexx die Kennung) zusammen mit Spender, Zweck und Projekt. Künftige Zahlungen mit diesen Merkmalen werden vorbefüllt – verbucht wird weiterhin nichts.

Unter Spenden → Zuordnungs-Regeln sehen Sie alle Regeln mit Bedingungen, Spender, Zweck, Projekt und der Zahl der Treffer. Sie können eine Regel Aktivieren oder Deaktivieren, die Priorität ändern oder sie Löschen; bereits zugeordnete Spenden bleiben dabei unverändert. Filter: Alle Regeln, Nur aktive, Nur deaktivierte, Nur abgeleitete.

Eine Regel über die Bankverbindung sticht eine Regel über den Namen. Die Priorität entscheidet nur zwischen Regeln derselben Grundlage.

Regeln aus dem Bestand ableiten bildet Regeln aus Ihren bisherigen Spenden: Vorschau berechnen zeigt, was entstünde, Regeln anlegen legt sie an. Abgeleitet wird nur, was eindeutig ist; Zweck und Projekt nur, wenn mindestens drei Spenden einstimmig darauf zeigen.

Im Reiter Aktionscode-Suchbegriffe hinterlegen Sie zu aktiven Aktionscodes Begriffe mit Gewicht, z. B. „patenschaft“. Sie greifen nur, wenn keine Referenz einen Aktionscode liefert. Treffen Begriffe mehrerer Codes gleich stark, schlägt Scorebase alle zur Wahl vor.

Tipp: Ordnen Sie einen Spender von Hand zu, hinterlegt Scorebase die Absender-IBAN im Spenderprofil, falls dort noch keine steht. Die nächste Zahlung von diesem Konto wird dann automatisch vorgeschlagen.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Nach dem Einlesen sind weniger Spenden da als Zeilen in der Datei	Belastungen, Auszahlungen und Duplikate werden nicht übernommen	Reiter Gelesene Zeilen prüfen, bei Bedarf Freigeben
Kein Spender vorgeschlagen, obwohl er bekannt ist	Keine hinterlegte IBAN, keine Regel, keine Referenz mit Spendernummer – oder mehrere Spender teilen das Konto	Spender zuordnen und Zuordnung als Regel merken
Spender über Referenz wird nie erkannt	Zahlungsreferenz nicht eingerichtet oder Spendernummer fehlt im Profil	Zahlungsreferenz und Spenderprofil pflegen
Zeile trägt den Hinweis „Widerspruch“	Zwei Quellen nennen verschiedene Spender	In Auskunft zur Zeile vergleichen und richtig zuordnen
Zahlungen eines Stapels fehlen in der Prüfung	Der Stapel ist noch nicht freigegeben	Stapel abgleichen und freigeben
„Nichts zu automatisieren“	Alle offenen Zeilen brauchen eine Entscheidung von Hand	Von Hand zuordnen
Payrexx-Abruf meldet einen Fehler	Zugang falsch oder Zeitraum unpassend	Zugang testen; gelingt der Test, Abruf ab und Tage zurück prüfen
„Es gab mehr Zahlungen, als in einem Abruf geholt werden“	Grosser Zeitraum	Abruf wiederholen