Exportieren und Datenquellen verbinden

Ziel

Sie geben Zahlen aus Analytics weiter: einmalig als Datei oder laufend aktuell als Datenquelle, die Ihre Tabellenkalkulation selbst abruft.

Zwei Wege

Weg	Wann	Ergebnis
Als Datei exportieren	Für einen Bericht, eine Sitzung, eine E-Mail	Momentaufnahme als CSV, Excel-Datei oder PDF, sieben Tage abrufbar
Als Datenquelle verbinden	Wenn eine Tabelle immer den neuesten Stand zeigen soll	Adresse plus Zugangsschlüssel; „Alle aktualisieren" in der Tabellenkalkulation holt die aktuellen Zahlen

Beide Wege öffnen Sie über das Download-Symbol Exportieren – im Kopf eines Dashboards für das ganze Dashboard, an einer Kachel nur für diese Kachel.

Als Datei exportieren

Voraussetzungen: Die Funktion „Als Datei exportieren" ist freigeschaltet. Sie haben mindestens eines der Rechte Als CSV exportieren, Als Excel-Datei exportieren, Als PDF exportieren und dazu Abfragen ausführen.

1. Klicken Sie im Kopf des Dashboards oder an einer Kachel auf das Download-Symbol und wählen Sie Als Datei exportieren.
2. Der Dialog Auswertung weitergeben nennt den Umfang: Ganzes Dashboard oder Diese Kachel.
3. Wählen Sie das Dateiformat: CSV, Tabelle (xlsx) oder PDF. Angeboten werden nur Formate, für die Sie das Recht haben.
4. Klicken Sie auf Datei erzeugen. Während „Die Datei wird erzeugt …" läuft, bleibt der Dialog offen.
5. Sobald „Die Datei ist bereit." erscheint, öffnet sich die Datei in einem neuen Tab. Blockiert Ihr Browser das, klicken Sie auf Herunterladen.

Der Dialog nennt vorab die Zeilengrenze des Formats und, wenn die Auswertung Personendaten enthält, wie lange die Datei bereitliegt.

Wichtig: Die Datei enthält den Zeitraum und die Filter, die an den Kacheln gespeichert sind – nicht die Auswahl, die Sie gerade in der Filterleiste gesetzt haben. Die Datei kann deshalb andere Zahlen zeigen als der Bildschirm.

Was in der Datei steht

Format	Inhalt
CSV	Eine Datei für alle Kacheln: je Kachel ihr Titel, die Spaltenköpfe und die Zeilen, danach eine Leerzeile. Trennzeichen Semikolon, Zeichensatz UTF-8 – öffnet sich in der Tabellenkalkulation mit korrekten Umlauten. Höchstens 100'000 Zeilen.
Tabelle (xlsx)	Ein Blatt je Kachel mit den Daten: Zahlen als Zahlen, Daten als Datum, Beträge im Währungsformat, mit Autofilter. Für Säulen, Balken, Linien, Flächen, Kreis, Ring, Streu- und Blasendiagramm, Wasserfall, Histogramm und einige weitere liegt ein echtes, veränderbares Diagramm bei; für die übrigen Darstellungen (etwa Karten, Tachometer, Flussdiagramm, Zerlegungsbaum, Heatmap) steht die Datentabelle da. Dazu ein Blatt Filter mit Titel und Erstellungsdatum und bei Bedarf ein Blatt Hinweise. Höchstens 100'000 Zeilen.
PDF	Kopf mit Titel und Datum, darunter eine Zeile mit bis zu sechs Kennzahlen, danach die Diagramme als gestochen scharfe Vektorgrafik und die Tabellen mit Seitenumbruch. Höchstens 5'000 Zeilen.

Dreidimensionale Diagramme erscheinen in PDF und Excel-Datei als ihre flache Entsprechung, mit dem Vermerk „Dreidimensionale Ansicht nur im Dashboard".

Hinweise nach dem Export

Unter „Die Datei ist bereit." stehen bei Bedarf Hinweise, etwa:

• „Personenbezogene Spalten und Kacheln ohne Berechtigung fehlen in dieser Datei."
• „Kacheln, deren Datenquelle nicht freigegeben ist, fehlen in dieser Datei."
• „Die Datei enthält mehrere Währungen. Beträge sind je Währung ausgewiesen, nicht summiert."
• „Zu einzelnen Kacheln konnte kein Diagramm erzeugt werden; an ihrer Stelle steht die Datentabelle."

Grenzen

• Ein Export umfasst höchstens 24 Kacheln. Hat ein Dashboard mehr, exportieren Sie einzelne Kacheln oder teilen es auf.
• Bei einem vorgefertigten Dashboard enthält die Datei immer alle Kacheln, die Sie sehen – auch wenn Sie an einer einzelnen Kachel exportieren.
• Vorgefertigte Tabellen lassen sich derzeit nicht exportieren.

Erzeugte Dateien verwalten

Unter Exporte, Reiter Dateien, stehen Ihre erzeugten Dateien – die neuesten 100:

Spalte	Inhalt
Format	CSV, Tabelle (xlsx) oder PDF; „Enthält Personendaten", wenn zutreffend
Zeilen, Grösse	Umfang der Datei
Erstellt, Läuft ab	Datum der Erzeugung und des automatischen Löschens
Status	Wird erstellt, Bereit, Fehlgeschlagen oder Abgelaufen
Aktionen	Herunterladen, danach Direkt öffnen; Papierkorb zum Löschen

• Dateien werden nach sieben Tagen automatisch gelöscht. Danach steht die Zeile noch als Abgelaufen in der Liste, die Datei selbst ist weg.
• Ein Download-Link gilt zehn Minuten. Klicken Sie danach erneut auf Herunterladen.
• Löschen entfernt die Datei sofort: „Diese Datei wirklich löschen? Ein bereits geteilter Link führt danach ins Leere."
• Wer alle Dashboards der Organisation verwalten darf, sieht auch die Dateien anderer Personen – zur Kontrolle, ohne Download.

Als Datenquelle verbinden

Eine Datenquelle ist eine feste Adresse, unter der eine Kachel ihre aktuellen Zahlen liefert. Ihre Tabellenkalkulation oder Ihr Auswertungswerkzeug ruft sie ab, sooft Sie aktualisieren. In der Rechteverwaltung heissen Datenquellen „Datenfeeds".

Voraussetzungen: Die Funktion „Als Datenquelle verbinden" ist freigeschaltet. Sie haben das Recht Eigene Datenfeeds veröffentlichen und widerrufen (ist nicht standardmässig vergeben) und Abfragen ausführen.

Datenquelle anlegen

1. Öffnen Sie ein Dashboard – kein vorgefertigtes – und klicken Sie an der gewünschten Kachel auf das Download-Symbol, dann auf Als Datenquelle verbinden.
2. Geben Sie einen Namen ein, zum Beispiel „Umsatz je Monat".
3. Wählen Sie das Format: JSON (empfohlen), CSV oder Tabelle im Web-Format.
4. Klicken Sie auf Datenquelle anlegen.
5. Der Zugangsschlüssel erscheint genau einmal. Klicken Sie auf Kopieren und legen Sie ihn sicher ab – er lässt sich später nur erneuern, nicht nachschlagen.
6. Folgen Sie der Anleitung darunter:
   1. In der Tabellenkalkulation: Daten → Daten abrufen → Aus dem Web.
   2. Die Adresse einsetzen und als Kopfzeile Authorization: Bearer <Schlüssel> ergänzen.
   3. Danach holt „Alle aktualisieren" jederzeit den neuesten Stand.

Für den erweiterten Editor der Abfrage bietet die Anleitung einen Fertigen Abfragetext, passend zum gewählten Format. Ersetzen Sie darin den Platzhalter für den Schlüssel.

An einem ganzen Dashboard oder in einer Vorlage lässt sich keine neue Datenquelle anlegen; dort wählen Sie nur vorhandene aus („Eine neue Datenquelle entsteht aus einer einzelnen Kachel.").

Was eine Datenquelle liefert

• Den aktuellen Stand der Kachel bei jedem Abruf. Relative Zeiträume wie „Letzte 30 Tage" werden jedes Mal neu berechnet.
• Höchstens 10'000 Zeilen je Abruf.
• Sie rechnet mit Ihren Rechten – bei jedem Abruf neu geprüft. Verlieren Sie ein nötiges Recht oder verlassen Sie die Organisation, liefert die Datenquelle nichts mehr.
• Ändern Sie die Kachel, liefert die Datenquelle den neuen Inhalt. Wird die Kachel oder das Dashboard gelöscht, liefert sie nichts mehr.
• Ruft ein Programm sehr häufig ab (mehr als 30-mal pro Minute), wird es kurz gebremst.

Nicht als Datenquelle verfügbar sind die besonders empfindlichen Datensätze Abwesenheiten, Personalkosten (geplant), Lohnkosten und Bewerbungen. Kacheln mit Personendaten gehen nur, wenn Sie das Recht Personendaten auf Zeilenebene sehen und exportieren haben – sonst weist Analytics die Abfrage ab, statt still Spalten wegzulassen.

Datenquellen verwalten

Im Export-Dialog unter Vorhandene Datenquellen und unter Exporte, Reiter Datenquellen:

Aktion	Wirkung
Anleitung	Zeigt Adresse, Kopfzeile und Abfragetext erneut – vom Schlüssel nur den Anfang
Neuen Schlüssel erzeugen	Erzeugt einen neuen Schlüssel und zeigt ihn einmal an; der bisherige gilt sofort nicht mehr
Widerrufen	Nach Rückfrage liefert die Datenquelle keine Daten mehr; das lässt sich nicht rückgängig machen

Die Liste unter Exporte zeigt zudem Abrufe, Zuletzt abgerufen und den Status (Aktiv, Widerrufen, Abgelaufen). Wer alle Dashboards der Organisation verwalten darf, sieht auch Datenquellen anderer Personen („Gehört einer anderen Person") und kann sie widerrufen.

Wichtig: Der Schlüssel öffnet die Zahlen ohne Anmeldung. Geben Sie ihn nicht weiter und widerrufen Sie eine Datenquelle sofort, wenn der Schlüssel verloren geht. Programme, die keine Kopfzeile setzen können, dürfen ihn auch in der Adresse mitgeben (?token=…) – dann steht er aber im Verlauf des Programms. Wo möglich, die Kopfzeile verwenden.

Excel-Datei mit Live-Verbindung

Beim Export als Tabelle (xlsx) gibt es die Option Blatt mit Live-Verbindung. Die Datei erhält dann zusätzlich ein Blatt Live, das beim Aktualisieren den neuesten Stand aus einer Datenquelle holt (Daten → Alle aktualisieren).

1. Haken Sie Blatt mit Live-Verbindung an.
2. Wählen Sie unter Datenquelle für das Blatt eine vorhandene Datenquelle im Format Tabelle im Web-Format. Gibt es noch keine, legen Sie im Reiter Als Datenquelle verbinden eine an – sie wird danach direkt übernommen.
3. Klicken Sie auf Datei erzeugen.

Nur mit dieser Option steht ein Zugangsschlüssel in der Datei. Behandeln Sie eine solche Datei wie den Schlüssel selbst.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Das Download-Symbol fehlt	Weder Export noch Datenquellen sind für Sie freigegeben	Administratorin oder Administrator fragen
„Für kein Dateiformat liegt eine Berechtigung vor."	Ihnen fehlen alle drei Export-Rechte	Recht anfragen
„Keine Berechtigung." beim Export	Recht Abfragen ausführen fehlt	Recht anfragen
„Die Eingabe ist unvollständig oder ungültig." beim Dashboard-Export	Das Dashboard hat mehr als 24 Kacheln	Einzelne Kacheln exportieren oder Dashboard aufteilen
„Die Auswertung überschreitet die zulässige Zeilenzahl …"	Mehr Zeilen, als das Format zulässt	Zeitraum oder Filter enger fassen, bei PDF auf CSV oder Excel ausweichen
Die Datei zeigt andere Zahlen als das Dashboard	Die Datei rechnet mit dem an den Kacheln gespeicherten Zeitraum; die Auswahl in der Filterleiste geht nicht in die Datei ein	Beim Weitergeben den Zeitraum dazuschreiben; für einen festen anderen Zeitraum eine eigene Kachel anlegen (siehe Abfrage-Builder)
Beim Herunterladen passiert nichts	Der Browser blockiert neue Tabs	Direkt öffnen klicken oder Pop-ups für Scorebase erlauben
„Dieser Link ist abgelaufen."	Die Datei ist älter als sieben Tage	Neu exportieren
Die Tabellenkalkulation meldet beim Aktualisieren einen Anmelde- oder Zugriffsfehler	Schlüssel falsch, erneuert oder Datenquelle widerrufen – oder Ihnen fehlt inzwischen ein nötiges Recht	Schlüssel prüfen bzw. Neuen Schlüssel erzeugen und in der Verbindung ersetzen; Rechte prüfen lassen
Datenquelle anlegen fehlt	Export aus einem ganzen Dashboard oder einer Vorlage	Den Export an einer einzelnen Kachel eines Dashboards öffnen, das keine Vorlage ist
„Keine Berechtigung." beim Anlegen einer Datenquelle	Der Datensatz ist besonders empfindlich, oder die Kachel enthält Personendaten und Ihnen fehlt das Recht dafür	Auswertung ohne diese Felder bauen oder als Datei exportieren
„Die gewählte Datenquelle liefert kein Tabellenformat …"	Für das Live-Blatt wurde eine JSON- oder CSV-Datenquelle gewählt	Datenquelle im Format Tabelle im Web-Format anlegen