Projekte vergleichen und nach CrewBrain abgleichen
Projektliste, Paare aus easyjob-Projekt und CrewBrain-Event, Differenzen und ihre Schwere, Anlegen und Abgleichen mit Vorschau, einzeln oder als Sammelaktion.
Ziel
Sie sehen für jedes easyjob-Projekt, ob es in CrewBrain ein Gegenstück gibt und wo die beiden voneinander abweichen – und übertragen fehlende Angaben gezielt nach CrewBrain.
Voraussetzungen
- Eine eingerichtete Verbindung, siehe Verbindung einrichten.
- Zum Ansehen: das Recht Integrationen anzeigen.
- Zum Aktualisieren, Bestätigen und Schreiben: das Recht Verbindungen bearbeiten.
- Für saubere Personenzahlen: die Funktionszuordnung unter Regeln.
Daten aktualisieren
Die App arbeitet mit einem eigenen Bestand an Momentaufnahmen beider Systeme. Er wird einmal pro Stunde automatisch aufgefrischt. Sofort aktualisieren Sie ihn so:
- Öffnen Sie Projekte.
- Klicken Sie auf Daten aktualisieren.
- Die Meldung zeigt, wie viele CrewBrain-Events, easyjob-Projekte, Details und Paarungen geholt wurden. Steht dort „… Projekt-Details holt der nächste Lauf nach", klicken Sie später erneut oder warten Sie auf den stündlichen Abruf.
Neben dem Knopf steht der Stand beider Systeme („Stand: easyjob … · CrewBrain …") und ob die Automatik ein- oder ausgeschaltet ist.
Gut zu wissen: easyjob liefert Projektlisten nur in kleinen Portionen. Die App fragt deshalb in 14-Tage-Fenstern ab und führt die Ergebnisse zusammen. Der Bestand reicht ein halbes Jahr zurück und anderthalb Jahre voraus. Beim ersten Mal brauchen die Projekt-Details mehrere Läufe.
Die Projektliste
Oben stehen anklickbare Kennzahlen. Ein Klick setzt den passenden Filter.
| Kennzahl | Bedeutung |
|---|---|
| Projekte | Alle easyjob-Projekte im Bestand; Klick setzt die Filter zurück |
| Verknüpft | Projekte mit bestätigtem CrewBrain-Gegenstück |
| Vorschläge | Gegenstück nur über den Titel gefunden – wartet auf Ihre Bestätigung |
| Ohne Gegenstück | Kein passendes CrewBrain-Event gefunden |
| Hohe Differenzen | Paare mit mindestens einer Differenz der Stufe „hoch" |
| Überbucht | In CrewBrain mehr Personal gebucht als in easyjob geplant |
| Schreibbar | Differenzen, die die App nach CrewBrain schreiben könnte |
| Details ausstehend | Projekte, deren Details noch nicht abgerufen sind |
Filter und Sortierung
- Suchfeld Nummer, Titel oder Kunde suchen …
- Verknüpfung: alle, nur verknüpfte, nur Vorschläge, nur ohne Gegenstück, nur bewusst ohne
- Differenzen: alle, mit Differenzen, mittel und hoch, nur hoch
- Zeitraum: alle, kommende, laufende, vergangene
- Sortierung: neueste zuerst, älteste zuerst, nach Nummer, nach Schwere
- Häkchen Nur überbucht und Nur ohne Details
- Status: je easyjob-Status ein Häkchen, zum Beispiel um Angebote oder abgesagte Projekte auszublenden
Die Spalten
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Nummer, Titel, Status, Zeitraum | Aus easyjob |
| Personal EJ → CB | Links die in easyjob geplanten Personen (Spesen-Zeilen zählen nicht), rechts CrewBrain Bedarf / gebucht. Rot, wenn mehr gebucht als geplant. |
| CrewBrain-Gegenstück | Grünes Kettensymbol = bestätigt, gelbes = Vorschlag mit Prozentwert, Warndreieck = kein Gegenstück |
| Differenzen | Höchste Schwere: hoch, mittel, niedrig oder keine |
Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Gegenüberstellung.
Wie Paare entstehen
Die App sucht zu jedem easyjob-Projekt das passende CrewBrain-Event in dieser Reihenfolge:
- Über die Fremdsystem-ID – das Event trägt die easyjob-Projektnummer. Gilt sofort als verknüpft.
- Über die manuelle Event-ID in CrewBrain. Gilt sofort als verknüpft.
- Über den Titel (mit Zeitraum). Das ist nur ein Vorschlag mit Prozentwert; Treffer unter 50 % werden nicht vorgeschlagen.
Legt die App ein Projekt selbst in CrewBrain an, setzt sie die Fremdsystem-ID. Ab dann ist die Zuordnung eindeutig.
Die Gegenüberstellung eines Projekts
Oben stehen die Knöpfe, darunter vier Bereiche.
| Knopf | Wirkung |
|---|---|
| Zurück zur Liste | Zurück zur Projektliste |
| In CrewBrain anlegen | Erscheint ohne Gegenstück: öffnet die Vorschau für ein neues CrewBrain-Projekt |
| Nach CrewBrain abgleichen | Erscheint bei verknüpften Paaren: öffnet die Vorschau für die Änderungen |
| Vorschlag bestätigen | Macht aus einem Titel-Vorschlag eine feste Verknüpfung |
| Gegenstück wählen | Event von Hand zuordnen: oben die besten Treffer nach Titel und Zeitraum, darunter alle weiteren Events nach Datum. Events, die schon zu einem anderen Projekt gehören, sind ausgegraut. |
| Verknüpfung lösen | Hebt die Zuordnung auf |
| Kein Gegenstück gewünscht | Für Projekte, die in CrewBrain nichts brauchen, zum Beispiel reine Materialvermietung. Sie verschwinden aus den Meldungen. Rückgängig mit Wieder berücksichtigen. |
| Projekt neu abrufen | Holt die Details dieses einen Projekts sofort |
Differenzen: Jede Abweichung mit Schwere, dem Wert in easyjob, dem Wert in CrewBrain und dem Hinweis „könnte nach CrewBrain geschrieben werden", wenn die App sie beheben kann. Sind keine vorhanden, steht dort „Keine Differenzen – easyjob und CrewBrain stimmen überein."
Bedarf je Kategorie: easyjob-Personen, über die Funktionszuordnung zusammengefasst, gegen die Bedarfszeilen in CrewBrain. Rot bei Abweichung, gelb bei Funktionen ohne Zuordnung („Nicht zugeordnet").
easyjob (links): Nummer, Titel, Status, Zeitraum, Kunde, Kommentar, Personen (mit Anzahl der Spesen-Zeilen, die nicht gezählt werden), Fahrzeuge, Personen je Funktion und die Jobs mit ihren geplanten Ressourcen. Grau: Spesen oder ignorierte Zeilen.
CrewBrain (rechts): Typ (Projekt oder Arbeitstag), Titel, Fremdsystem-ID, Manuelle Event-ID, Status (mit „abgeschlossen" oder „storniert"), Zeitraum, Kunde, Bedarf / angefragt / gebucht, Fahrzeugbedarf, Stunden und die Unter-Events mit eigenem Bedarf.
Die Differenzen und ihre Schwere
| Differenz | Schwere | Bedeutung |
|---|---|---|
| Mehr Personal gebucht als in easyjob geplant | hoch | In CrewBrain sind mehr Leute gebucht, als easyjob – und damit die Rechnung – vorsieht |
| Kein CrewBrain-Projekt vorhanden | hoch oder mittel | Bestätigtes easyjob-Projekt ohne Gegenstück. Hoch, wenn Personal geplant ist; mittel bei reinem Material |
| In easyjob abgesagt, in CrewBrain nicht storniert | hoch | Das Personal ist möglicherweise noch gebucht |
| Personalbedarf in CrewBrain entspricht nicht der Planung | mittel | Kann per Abgleich geschrieben werden |
| Kunde fehlt in CrewBrain / Kunde weicht ab | mittel | Event ohne oder mit anderem Kunden |
| Zeitraum weicht ab | mittel | Beginn oder Ende unterscheiden sich (tagesgenau) |
| Fremdsystem-ID fehlt oder weicht ab | niedrig | Wird beim nächsten Abgleich gesetzt |
| Titel weicht ab, Anzahl Jobs entspricht nicht der Anzahl Unter-Events, weniger Personal gebucht als geplant | niedrig | Hinweise ohne Folgen für die Rechnung |
Daneben meldet die App Abweichungen beim Fahrzeugbedarf und Projekte, die in CrewBrain storniert, in easyjob aber noch aktiv sind.
Ein Projekt anlegen oder abgleichen
- Öffnen Sie das Projekt in der Liste.
- Klicken Sie auf In CrewBrain anlegen bzw. Nach CrewBrain abgleichen.
- Die Vorschau listet jeden geplanten Schritt, zum Beispiel Projekt anlegen, Unter-Event anlegen, Bedarf anlegen, Bedarf anpassen, Fremdsystem-ID setzen, Projekt aktualisieren oder Kunde anlegen.
- Prüfen Sie die Warnungen. Typisch: „Funktion … ist keiner CrewBrain-Kategorie zugeordnet – dafür wird kein Bedarf angelegt." Über Zuordnung in den Regeln festlegen springen Sie direkt dorthin.
- Soll ein fehlender Kunde mit angelegt werden, setzen Sie das Häkchen Diesen Kunden in CrewBrain anlegen.
- Klicken Sie auf Ausführen. Jeder Schritt erscheint mit „ok" oder „fehlgeschlagen", am Ende die Meldung „Ausgeführt: … angelegt, … geändert".
Was beim Anlegen in CrewBrain entsteht:
- Ein Event vom Typ Projekt mit Titel, Zeitraum, Status-Farbe, Kunde und Beschreibung, Fremdsystem „EASYJOB" und der easyjob-Projektnummer als Fremdsystem-ID.
- Unter-Events vom Typ Arbeitstag – standardmässig je Tag, an dem in easyjob Personal oder Fahrzeuge eingeplant sind, mit den Schichtzeiten aus easyjob.
- Je Unter-Event Bedarfszeilen: Anzahl × Kategorie, aus den easyjob-Personen über die Funktionszuordnung.
Beim Abgleich bestehender Paare ergänzt die App fehlende Unter-Events und Bedarfszeilen, passt Mengen an und zieht Felder nach, die in den Regeln auf „Überschreiben" stehen. Gelöscht wird nie etwas.
Nicht möglich ist das Anlegen, solange die Details eines Projekts fehlen („Die Details dieses Projekts sind noch nicht abgerufen.") oder wenn das Projekt abgesagt ist („Abgesagte Projekte werden nicht angelegt."). Steht in der Vorschau „Nichts zu tun – CrewBrain ist auf dem Stand von easyjob.", ist kein Schritt nötig.
Mehrere Projekte auf einmal
- Setzen Sie in der Liste links die Häkchen bei den gewünschten Projekten (das Häkchen im Tabellenkopf wählt alle sichtbaren).
- Klicken Sie auf In CrewBrain anlegen (…) / abgleichen (…).
- Der Dialog Sammelaktion nach CrewBrain zeigt je Projekt, ob es angelegt (mit Personen und Jobs) oder abgeglichen (mit Anzahl Differenzen) wird.
- Wählen Sie Ausführen (fehlende Kunden werden mit angelegt) oder Ohne Kunden anlegen (fehlende Kunden bleiben als Differenz sichtbar).
Angelegt werden nur Projekte mit geladenen Details und ohne Gegenstück, abgeglichen nur verknüpfte Paare mit schreibbaren Differenzen. Nichts wird gelöscht.
Tipps
- Arbeiten Sie zuerst die Kennzahl Vorschläge ab. Erst bestätigte Paare werden abgeglichen.
- Markieren Sie Projekte ohne Personal (zum Beispiel reine Materialvermietung) mit Kein Gegenstück gewünscht – so bleiben die Meldungen aussagekräftig.
- Prüfen Sie vor der Rechnungsstellung in easyjob den Filter Nur überbucht.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| „Noch keine Daten im Bestand" | Es wurde noch nie aktualisiert | Daten aktualisieren klicken |
| Viele Zeilen zeigen „…" statt Personenzahlen | Projekt-Details fehlen noch | Später erneut aktualisieren oder Projekt neu abrufen |
| Personenzahl in easyjob wirkt zu hoch | Spesen-Pauschalen sind in easyjob als Personal erfasst | Unter Regeln → Funktionen ↔ Kategorien als „Spesen (nicht zählen)" markieren |
| Kein Bedarf in CrewBrain angelegt | Funktion ohne CrewBrain-Kategorie | Zuordnung unter Regeln festlegen |
| Das richtige Event ist in Gegenstück wählen ausgegraut | Es ist bereits mit einem anderen Projekt verknüpft | Beim anderen Projekt Verknüpfung lösen |
| Knöpfe zum Schreiben fehlen oder melden einen Rechtefehler | Das Recht Verbindungen bearbeiten fehlt | Wenden Sie sich an Ihre Administratorin |