Budget und Abrechnung

Budgetplanung

Jedes Event kann ein Budget haben, das die geplanten und tatsächlichen Kosten und Einnahmen erfasst.

Budget erstellen

1. Öffnen Sie das Event und navigieren Sie zum Tab Budget
2. Definieren Sie Budgetposten:

Kategorie	Posten	Geplant	Tatsächlich
Personal	Service (8x8h à CHF 28)	CHF 1'792	CHF 1'792
Personal	Security (2x8h à CHF 35)	CHF 560	CHF 560
Location	Raummiete	CHF 2'500	CHF 2'500
Catering	Essen und Getränke	CHF 3'000	CHF 2'850
Technik	Licht und Sound	CHF 1'500	CHF 1'650
Marketing	Flyer und Plakate	CHF 500	CHF 480
Einnahmen	Ticketverkauf	CHF -8'000	CHF -7'500
	Total	CHF 1'852	CHF 2'332

Budget-Tracking

Das Budget-Dashboard zeigt:

• Soll vs. Ist: Vergleich geplanter und tatsächlicher Kosten
• Fortschrittsbalken: Visueller Verbrauch pro Kategorie
• Abweichungen: Hervorhebung bei Überschreitung (rot) oder Einsparung (grün)
• Prognose: Hochrechnung basierend auf bisherigen Ausgaben

Hinweis: Budget-Überschreitungen von mehr als 10% lösen eine Benachrichtigung an den Event-Verantwortlichen aus.

Schweizer MwSt

Der Eventmanager berücksichtigt die Schweizer Mehrwertsteuer-Sätze:

Satz	Beschreibung	Beispiele
8.1%	Normalsatz	Technik, Dekoration, Marketing
2.6%	Reduzierter Satz	Lebensmittel, Bücher
3.8%	Sondersatz Beherbergung	Hotelübernachtungen
0%	Befreit	Bildungsveranstaltungen (unter Bedingungen)

MwSt-Berechnung

• Bei der Erfassung von Budgetposten wählen Sie den MwSt-Satz
• Das System berechnet automatisch Netto, MwSt und Brutto
• In der Budgetübersicht sehen Sie die MwSt-Aufschlüsselung
• MwSt-Berichte können für die Buchhaltung exportiert werden

Kassenzählung

Am Ende eines Events mit Bareinnahmen führen Sie eine Kassenzählung durch:

Kassenzählung durchführen

1. Navigieren Sie zum Event-Tab Kasse
2. Erfassen Sie die physische Kasse:

Zahlungsmittel	Betrag
Münzen (Details pro Stückelung)	CHF 127.50
Noten (Details pro Stückelung)	CHF 2'340.00
TWINT	CHF 890.00
Kartenzahlung	CHF 1'560.00
Total	CHF 4'917.50

3. Das System vergleicht mit dem Soll-Betrag (erwartete Einnahmen)
4. Differenzen werden dokumentiert und müssen kommentiert werden

Kassenabschluss

• Kassenanfangsbestand: Wechselgeld zu Beginn des Events
• Einnahmen: Erwartete Einnahmen basierend auf Ticketverkauf und Barkasse
• Kassenendbestand: Tatsächlich gezählter Bestand
• Differenz: Soll vs. Ist mit Erklärung

Tipp: Erfassen Sie die Kassenzählung direkt nach dem Event, solange alle Beteiligten noch vor Ort sind. Das erleichtert die Klärung von Differenzen.

Rechnungsstellung

Aus dem Event-Budget können direkt Rechnungen erstellt werden:

1. Wählen Sie die relevanten Budgetposten aus
2. Klicken Sie auf Rechnung erstellen
3. Die Daten werden an die Finanzen-App übergeben
4. Dort können Sie die Rechnung finalisieren und versenden