Lohn und Trinkgeld

Ziel

Sie bereiten die Lohnabrechnung vor, stellen Ihren Mitarbeitenden ihre Lohndokumente bereit und verteilen Trinkgeld fair.

Hinweis: Die App Personal erstellt keine Lohnabrechnungen. Sie liefert die geprüfte Stundenbasis und verteilt die fertigen Dokumente. Berechnet wird der Lohn in Ihrem Lohnbüro oder – sofern Ihre Organisation sie nutzt – in der App Finanzen.

Lohn

Voraussetzungen für den Lohn

• Der Bereich Lohn setzt die Freischaltung der Zeiterfassung voraus. Fehlt sie, zeigt die Seite „Lohn nicht aktiviert".
• Sie haben das Recht Lohndaten ansehen.
• Die Stunden sind visiert (siehe Zeiterfassung und Visierung).

Stundenbasis fürs Lohnbüro

1. Öffnen Sie Lohn und wählen Sie mit ← Zurück und Weiter → den Monat.
2. Die Kacheln zeigen Freigegebene Stunden (visiert), Offene Stunden (noch nicht visiert) und Betrag (freigegeben). Eine Warnung erscheint, solange Stunden nicht visiert sind.
3. Die Tabelle zeigt je Mitarbeiter AHV-Nummer, freigegebene und offene Stunden, Stundensatz und Betrag.
4. Laden Sie die Datei für Ihr Lohnbüro herunter:
   • Lohnexport (CSV): AHV-Nummer, Name, Stunden, Satz, Betrag
   • Lohnexport mit Zuschlägen (CSV): zusätzlich die Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit gemäss Ihren Einstellungen unter Arbeitsrecht

Tipp: Visieren Sie alle Schichten des Monats, bevor Sie exportieren. Nur visierte Stunden zählen als freigegeben.

Nutzt Ihre Organisation die App Finanzen, führt die Karte Lohnlauf in der Finanzen-App mit Zur Finanzen-App direkt dorthin.

Lohndokumente bereitstellen

Lohnabrechnungen und Lohnausweise, die extern erstellt wurden, laden Sie als PDF hoch. Erst mit Freigeben sehen die Mitarbeitenden sie im Staff-Portal.

Einzeln:

1. Wählen Sie unter Lohndokumente die Art (Lohnabrechnung (Monat) oder Lohnausweis (Jahr)) sowie Monat und Jahr.
2. Wählen Sie den Mitarbeiter und die PDF-Datei (höchstens 20 MB) und klicken Sie auf Hochladen. Das Dokument ist nun ein Entwurf.

Mehrere auf einmal:

1. Klicken Sie unter Mehrere PDFs (Bulk) auf PDFs wählen und wählen Sie alle Dateien.
2. Im Dialog Zuordnung prüfen schlägt die App je Datei die Person vor. Das klappt am besten mit Dateinamen im Format nachname_JJJJ-MM.pdf. Prüfen Sie jede Zuordnung.
3. Klicken Sie auf Alle hochladen.

Freigeben: In der Liste Hochgeladen — … klicken Sie bei jedem Dokument auf Freigeben. Mit Freigabe aufheben nehmen Sie es wieder zurück. Löschen lassen sich nur Entwürfe.

Freigegebene Dokumente erscheinen im Staff-Portal unter Lohn. Die Mitarbeitenden erhalten dafür keine eigene Mitteilung – informieren Sie sie bei Bedarf per Broadcast.

Trinkgeld

Voraussetzungen für das Trinkgeld

• Der Bereich Trinkgeld ist freigeschaltet. Sonst erscheint „Trinkgeld nicht aktiviert".
• Sie haben das Recht Trinkgeld verwalten.

Einen Pool erfassen

1. Öffnen Sie Trinkgeld.
2. Füllen Sie Neuer Trinkgeld-Pool aus:

Feld	Bedeutung
Zuordnung	Ein Event aus dem Eventmanager oder Zeitraum-Pool (ohne Event)
Gesamtbetrag (CHF)	Der zu verteilende Betrag
Quelle	Bar, Kasse oder Manuell
Verteilung	Stundengewichtet (nach geleisteten Stunden) oder Gleichmässig. Zeitraum-Pools werden immer gleichmässig verteilt
Notiz (optional)	Zum Beispiel „Trinkgeld Barschicht Samstag"

3. Klicken Sie auf Pool erstellen. Der Pool ist ein Entwurf.

Verteilen

1. Klicken Sie beim Pool auf Verteilung berechnen. Die Tabelle zeigt je Person Stunden und Anteil.
2. Stimmt die Verteilung, klicken Sie auf Verteilen und bestätigen mit Jetzt verteilen.

So wird verteilt:

• Stundengewichtet: nach den Schichtstunden beim Event (erfasste Ist-Stunden vor Planstunden). Nur Personen mit Scorebase-Konto erhalten einen Anteil.
• Gleichmässig: bei Event-Pools an alle Mitarbeitenden des Events, bei Zeitraum-Pools an alle Mitarbeitenden der Organisation.
• Gerundet wird auf 5 Rappen; ein Rundungsrest geht an den grössten Anteil.

Nach dem Verteilen erhalten die Empfängerinnen eine Mitteilung mit ihrem Betrag und sehen ihn im Staff-Portal unter Trinkgeld und Lohn. Ein verteilter Pool lässt sich weder löschen noch zurücknehmen. Die Auszahlung selbst erfolgt über Ihre Lohnabrechnung.

Mit dem Filter oben zeigen Sie alle Pools, nur Zeitraum-Pools oder die Pools eines Events.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
„Lohn nicht aktiviert"	Die Zeiterfassung ist nicht freigeschaltet	Administratorin oder Support
„Kein Zugriff auf Lohndaten"	Recht Lohndaten ansehen fehlt	Rolle anpassen lassen
Viele Offene Stunden	Schichten noch nicht visiert	Unter Zeiterfassung → Visierung visieren
Mitarbeitende sehen ihr Dokument nicht	Noch Entwurf	Freigeben
Bulk-Upload ordnet falsch zu	Dateiname passt nicht zum Schema	Zuordnung im Dialog korrigieren
Eine Person fehlt in der Trinkgeld-Verteilung	Keine Stunden beim Event erfasst oder kein Scorebase-Konto	Stunden im Plan prüfen oder gleichmässig verteilen
Pool erstellen scheitert	Recht Trinkgeld verwalten fehlt	Rolle anpassen lassen

Weiterlesen

• Zeiterfassung und Visierung
• Berichte
• Spesen, Lohn und Trinkgeld im Staff-Portal