Angebote, Aufträge, Rechnungen und Gutschriften

Ziel

Sie erstellen Angebote, Aufträge, Rechnungen und Gutschriften, geben sie frei, versenden sie und führen ein Angebot bis zur Rechnung weiter.

Voraussetzungen

• Zugang zur App Finanzen. Löschen braucht das Recht Dokumente löschen, Kopieren das Recht Dokumente erstellen.
• Adresse, Bankverbindung und Logo sind eingerichtet, siehe Finanzen einrichten.
• Der Kunde ist als Unternehmen oder Kontakt erfasst – oder Sie legen ihn beim Schreiben des Belegs an.

Die vier Belegarten

Belegart	Menü	Status
Angebot	Verkauf → Angebote	Entwurf, Offen, Akzeptiert, Abgelehnt, Abgelaufen
Auftrag	Verkauf → Aufträge	Entwurf, Offen, Akzeptiert, Abgebrochen
Rechnung	Verkauf → Rechnungen	Entwurf, Offen, Teilbezahlt, Bezahlt, Überfällig, Storniert
Gutschrift	Verkauf → Gutschriften	Entwurf, Offen, Angewendet

Jede Liste lässt sich nach Status filtern und durchsuchen. Das Menü ⋯ einer Zeile bietet Anzeigen und Löschen, bei Angeboten, Aufträgen und Rechnungen auch Duplizieren. Bei Rechnungen kommt Zahlung erfassen dazu, bei Aufträgen Rechnung erstellen.

Eine Rechnung wird automatisch Überfällig, sobald ihr Fälligkeitsdatum überschritten ist.

Einen Beleg erstellen

1. Klicken Sie in der Liste auf Neue Rechnung (bzw. Neues Angebot, Neuer Auftrag, Neue Gutschrift).
2. Geben Sie oben optional einen Titel ein. Die Belegnummer steht bereits daneben.
3. Wählen Sie im Reiter Anschrift unter Empfänger die Firma (Firma wählen) und/oder den Kontakt (Kontakt wählen). Fehlt der Kunde, legen Sie ihn mit Neues Unternehmen erstellen oder Neuen Kontakt erstellen an. Im Feld c/o ergänzen Sie bei Bedarf einen Zusatz wie „z.Hd. …“.
4. Erfassen Sie im Reiter Positionen die Leistungen (siehe unten).
5. Ergänzen Sie im Reiter Texte den Kopftext (über den Positionen) und den Fusstext (darunter). Die Standardtexte aus den Einstellungen sind vorbelegt.
6. Prüfen Sie rechts unter Konditionen das Datum, die Zahlungsfrist (Zahlung, z. B. „30 Tage netto“) und Zahlbar bis bzw. Gültig bis.
7. Klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie Ctrl+S.

Fehlt beim gewählten Kunden die Adresse, zeigt Scorebase einen Hinweis. Sie können die Adresse dort direkt nachtragen; sie wird ins CRM übernommen.

Positionen

Element	Bedeutung
Produkt	Übernimmt ein Produkt aus dem Artikelstamm mit Preis, Einheit und MwSt-Satz
Position hinzufügen	Freie Zeile mit Beschreibung, Menge, Einheit und Preis
Text	Reine Textzeile ohne Betrag
Zwischensumme	Summiert die Zeilen darüber
Seitenumbruch	Erzwingt im PDF eine neue Seite

Je Zeile erfassen Sie Beschreibung, Menge, Einh., Preis, Rabatt und MwSt. Das Total der Zeile ist ebenfalls editierbar; der Einzelpreis wird dann zurückgerechnet. Mit den Pfeilen ändern Sie die Reihenfolge. Drücken Sie in der letzten Zeile Enter, entsteht eine neue.

Rechts sehen Sie laufend Netto, die MwSt je Satz und das Total. Unter Globaler Rabatt geben Sie einen Rabatt auf den ganzen Beleg ein – ein Klick auf das Kürzel wechselt zwischen CHF und %.

Reiter Einstellungen

Feld	Bedeutung
Sprache	Deutsch, English, Français oder Italiano – die Sprache des PDFs
Ansprechpartner	Wer beim Kunden als Kontaktperson genannt wird
Anzahl Dezimalstellen bei Mengen / bei Preisen	0 bis 4
Bankkonto	Nur Anzeige; ändern unter In Einstellungen verwalten
Währung	CHF, EUR oder USD
Steuerpflichtig	Inkl. Steuer (Preise sind brutto) oder Exkl. Steuer (Preise sind netto)
Steuer bei jeder Position anzeigen	Zeigt den MwSt-Satz je Zeile im PDF

Freigeben und Status ändern

Ein neuer Beleg ist ein Entwurf. Öffnen Sie ihn und nutzen Sie rechts die Aktionen:

• Freigeben setzt ihn auf Offen. Bei einer Rechnung entsteht dabei automatisch die Buchung im Journal (Debitoren an Ertrag und MwSt), sofern der Kontenplan eingerichtet ist und Sie das Recht Buchungen erstellen haben.
• Angebot: Als akzeptiert markieren, Als abgelehnt markieren, Angebot als Entwurf markieren.
• Auftrag: Als akzeptiert markieren, Als abgebrochen markieren, Auftrag als Entwurf markieren.
• Rechnung: Stornieren und Als Entwurf zurücksetzen.
• Gutschrift: Als angewendet markieren, Gutschrift als Entwurf markieren.

Bearbeiten (Stift oder Bearbeiten) lassen sich Entwürfe und offene Belege, Rechnungen auch im Status Überfällig und Teilbezahlt.

Wichtig: Die Journalbuchung einer Rechnung entsteht einmal, beim ersten Freigeben. Ändern Sie die Rechnung danach, setzen Sie sie zurück oder stornieren Sie sie, passt Scorebase diese Buchung nicht an. Korrigieren Sie das Journal in diesem Fall selbst (Buchung stornieren), siehe Buchhaltung.

Vom Angebot zur Rechnung

• In der Detailansicht eines Angebots erzeugt Rechnung erstellen eine Rechnung mit allen Positionen. Das Angebot steht danach auf Akzeptiert.
• In einem Auftrag – in der Detailansicht oder im Menü ⋯ der Liste – erzeugt Rechnung erstellen die Rechnung.
• Einen Auftrag aus einem Angebot erzeugen Sie in der Bearbeitungsansicht des Angebots: rechts unter Belegfluss → Folgedokument auf Auftrag klicken. Dort gibt es auch Rechnung.

Der neue Beleg entsteht als Entwurf und ist mit seinem Vorgänger verknüpft. Unter Belegfluss bzw. Dokumentinformationen sehen Sie Vorgänger und Nachfolger.

Bei einem akzeptierten Angebot erscheint Projekt in Flow erstellen: Es legt in der App Aufgaben ein Projekt mit den Positionen als Checkliste an. Das geht auch automatisch, siehe Finanzen einrichten.

Gutschrift zu einer Rechnung

1. Öffnen Sie die Rechnung und klicken Sie auf Bearbeiten.
2. Klicken Sie rechts unter Belegfluss → Folgedokument auf Gutschrift.
3. Die Gutschrift übernimmt alle Positionen der Rechnung als Entwurf. Passen Sie Positionen und Beträge an, speichern und geben Sie sie frei.

In der Liste Gutschriften zeigt die Spalte Quelle den Link zur Rechnung.

Wichtig: Eine Gutschrift verrechnet sich nicht selbst. Der offene Betrag der Rechnung und das Journal bleiben unverändert. Erfassen Sie Verrechnung oder Rückzahlung bewusst – etwa als Buchung im Journal.

PDF und QR-Einzahlungsschein

In der Detailansicht öffnet Rechnung drucken (PDF) (bzw. Angebot drucken (PDF) usw.) ein Menü:

• Rechnung mit Logopapier (PDF) – mit Ihrem Firmenlogo
• Rechnung ohne Logopapier (PDF) – für vorgedrucktes Briefpapier
• QR-EZS mit Logopapier / QR-EZS ohne Logopapier – nur der QR-Einzahlungsschein (Rechnungen und Gutschriften)

Vorschau öffnet das PDF in einem neuen Fenster. In der Bearbeitungsansicht zeigt Einzahlungsschein anzeigen den Zahlteil direkt an.

Der QR-Einzahlungsschein trägt Ihre Bankverbindung aus den Organisations-Einstellungen, den Rechnungsbetrag und die Adresse des Kunden. Mit QR-IBAN enthält er eine QR-Referenz, sonst eine Creditor Reference und die Belegnummer als Mitteilung.

Im Kasten Versionen halten Sie einen Stand des Belegs fest: Neu anklicken, einen Versionsname eingeben (z. B. „Final“) und Version festhalten. Das PDF einer Version entsteht erst beim Herunterladen. Beim Versand per E-Mail legt Scorebase automatisch eine Version an.

Per E-Mail versenden

1. Klicken Sie auf Per E-Mail versenden.
2. Füllen Sie Empfänger und bei Bedarf CC (optional) aus.
3. Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage und eine E-Mail-Signatur. Eine angepasste Nachricht speichern Sie mit Als Vorlage speichern.
4. Prüfen Sie Betreff und Nachricht (Umschalter Bearbeiten / Vorschau).
5. Klicken Sie auf Senden. Der Beleg geht als PDF-Anhang mit.

Beim Versand schaltet Scorebase das Online-Portal des Belegs ein (siehe unten). Ist das Portal schon vor dem Öffnen des Dialogs aktiv, enthält die vorgeschlagene Nachricht den Link. Nach dem Versand steht in der Detailansicht Versendet am. Der Status ändert sich durch den Versand nicht – geben Sie den Beleg vorher frei.

Senden ist nicht in jeder Organisation freigeschaltet. Fehlt der Knopf, können Sie das PDF mit PDF herunterladen speichern und selbst versenden. Für den Versand per Post drucken Sie das PDF aus.

Online-Portal

Im Kasten Online-Portal schalten Sie einen Link für Ihren Kunden ein (Portal aktiv). Mit Kopieren übernehmen Sie ihn, mit Öffnen sehen Sie, was der Kunde sieht, und Neu erzeugt einen neuen Link – der alte wird ungültig. Ihr Kunde sieht den Beleg, lädt das PDF herunter, sieht den QR-Einzahlungsschein und die erfassten Zahlungen und kann einen Kommentar hinterlassen.

Weitere Aktionen

• Rechnung kopieren (bzw. Angebot kopieren …) oder Duplizieren in der Liste: neuer Entwurf mit neuer Nummer.
• In andere Sprache übersetzen: Die KI übersetzt Titel, Kopf- und Fusstext und alle Positionen (nur mit eingeschalteter KI).
• Löschen (Menü ⋯ der Liste, nach Rückfrage): Der Beleg verschwindet aus der Liste, eine bereits entstandene Journalbuchung bleibt jedoch stehen. Stornieren Sie freigegebene Rechnungen deshalb, statt sie zu löschen. Bereits erzeugte PDF-Versionen bleiben erhalten.
• Unter der Detailansicht protokolliert Scorebase jede Änderung am Beleg.

Wiederkehrende Rechnungen

Unter Verkauf → Wiederkehrend legen Sie Vorlagen für Rechnungen an, die sich regelmässig wiederholen, z. B. Abonnemente oder Mieten.

1. Klicken Sie auf Neue Vorlage erstellen.
2. Wählen Sie die Vorlage-Rechnung – eine bestehende Rechnung, deren Positionen übernommen werden.
3. Geben Sie einen Name ein, wählen Sie die Frequenz (Wöchentlich, Monatlich, Vierteljährlich, Halbjährlich, Jährlich), Alle N Einheiten, das Startdatum und optional ein Enddatum.
4. Klicken Sie auf Erstellen.

Die Tabelle zeigt je Vorlage Nächste Ausführung und die Zahl der Generierten Rechnungen. Mit Jetzt generieren entsteht die nächste Rechnung als Entwurf mit neuer Nummer. Mit Pausieren bzw. Aktivieren unterbrechen Sie eine Vorlage, Löschen deaktiviert sie.

Wichtig: Scorebase erzeugt die Rechnungen einer Vorlage derzeit nicht selbständig zum Termin, und die Option Rechnungen automatisch per E-Mail versenden wird nicht ausgeführt. Lösen Sie jede Rechnung mit Jetzt generieren aus und versenden Sie sie wie gewohnt.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Senden fehlt im Versanddialog	E-Mail-Versand für Belege ist nicht freigeschaltet	PDF herunterladen und selbst versenden, Support fragen
Nach dem Freigeben fehlt die Buchung im Journal	Kontenplan fehlt oder Ihnen fehlt Buchungen erstellen	Kontenplan einrichten bzw. Recht anfragen
„Nur Entwürfe und offene Dokumente können bearbeitet werden“	Beleg ist bezahlt, storniert oder angewendet	Gutschrift erstellen oder neuen Beleg schreiben
Löschen fehlt im Menü ⋯	Ihnen fehlt das Recht Dokumente löschen	Recht bei der Administratorin anfragen
Im Menü ⋯ reagieren Per Email senden oder Rechnung erstellen nicht	Diese Einträge der Liste sind derzeit ohne Funktion	Beleg öffnen und die Aktion in der Detailansicht nutzen
QR-Einzahlungsschein ohne QR-Referenz	Keine QR-IBAN hinterlegt	QR-IBAN in den Organisations-Einstellungen ergänzen
Kunde erhält den Link, aber sieht „Dokument nicht verfügbar“	Portal ausgeschaltet oder Link neu erzeugt	Portal einschalten, neuen Link senden