Kommunikation: Chat, Broadcasts, Infothek und Kurse
Mit Mitarbeitenden chatten, Ankündigungs- und Event-Kanäle führen, Broadcasts per E-Mail und Mitteilung versenden, Pflichtlektüre mit Lesebestätigung bereitstellen und Kurse mit Quiz und Zertifikat erstellen.
Ziel
Sie erreichen Ihr Team direkt, halten Informationen an einem Ort bereit und sorgen dafür, dass alle die wichtigen Vorschriften kennen.
Voraussetzungen
Für Chat, Broadcasts, Infothek und Kurse brauchen Sie das Recht Team verwalten. Ohne dieses Recht führt ein Klick auf Chat oder Broadcasts zurück zum Dashboard.
Chat
Öffnen Sie Chat. Die Seite heisst Team-Chat und zeigt links Ihre Unterhaltungen, rechts die gewählte Unterhaltung.
Neuer Chat:
- Klicken Sie auf Neuer Chat.
- Wählen Sie Direktnachricht oder Gruppe, suchen Sie unter Mitglieder suchen … und wählen Sie die Personen. Für eine Gruppe vergeben Sie einen Gruppennamen und klicken auf Gruppe erstellen (…).
Personen mit offener Einladung erscheinen ausgegraut („Einladung offen"). Über Mitglieder einladen gelangen Sie zur Einladungsseite.
Kanäle: Mit Kanäle öffnen Sie Kanäle verwalten:
- Ankündigungen: Ein Kanal für alle Mitglieder, in dem nur Administratoren schreiben.
- Event-Kanäle (kommende Events): Für jedes kommende Event können Sie mit Kanal erstellen einen eigenen Chat für das eingeteilte Personal eröffnen.
In einer Unterhaltung schreiben Sie unter Nachricht schreiben …, reagieren mit Emojis und löschen eigene Nachrichten. Ältere Nachrichten laden zeigt den früheren Verlauf. Die Mitarbeitenden chatten im Staff-Portal mit – dort können sie auch Bilder und PDF anhängen.
Broadcasts
Mit einem Broadcast erreichen Sie viele Mitarbeitende auf einmal – zum Beispiel für Dienstplan-Hinweise, Änderungen oder Einladungen zu Teamanlässen.
- Öffnen Sie Broadcasts und klicken Sie auf Neuer Broadcast.
- Empfänger: Wählen Sie die Empfänger-Gruppe:
- Alle Staff-Members – alle Mitglieder der Organisation
- Team – ein bestimmtes Team, sofern Teams angelegt sind
- Einzelpersonen auswählen – mit Suche nach Name, E-Mail oder Skill
- Nachricht: Wichtigkeit (Niedrig, Normal, Wichtig, Dringend), Betreff und Nachricht. Einfache Formatierungen wie fett, kursiv und Links sind möglich.
- Versand: Wählen Sie die Versand-Methoden Email und/oder In-App Benachrichtigung und den Versand-Zeitpunkt: Sofort senden oder Geplant mit Datum und Uhrzeit.
- Vorschau: Prüfen Sie Empfänger, Kanäle und Zeitpunkt und klicken Sie auf Jetzt senden bzw. Planen.
Die In-App-Mitteilung erscheint im Staff-Portal unter Benachrichtigungen.
Die Tabelle zeigt alle Broadcasts mit Betreff, Status (Entwurf, Geplant, Wird gesendet, Gesendet, Fehlgeschlagen, Abgebrochen), Empfängern, Zustellungen und Kanälen. Das Augen-Symbol öffnet die Broadcast-Details mit allen Empfängern. Geplante Broadcasts und Entwürfe können Sie löschen.
Tipp: Geben Sie bei Geplant immer Datum und Uhrzeit an. Ohne Zeitpunkt wird der Broadcast nicht versendet.
Infothek
Unter Infothek legen Sie Vorschriften, Richtlinien und Infodossiers für Ihr Team ab – optional als Pflichtlektüre mit Lesebestätigung.
- Klicken Sie auf Dokument hochladen.
- Wählen Sie die Datei (PDF oder Bild: PNG, JPEG, WebP, GIF, höchstens 20 MB) und geben Sie Titel, Kategorie (optional) und Beschreibung (optional) ein.
- Schalten Sie Pflichtlektüre ein, wenn die Mitarbeitenden den Erhalt bestätigen müssen.
- Mit Sofort veröffentlichen ist das Dokument gleich im Staff-Portal sichtbar; sonst bleibt es ein Entwurf.
Die Dokumente sind nach Kategorien gruppiert. Über das Menü je Dokument öffnen Sie die Vorschau, Bearbeiten die Angaben, schalten mit Veröffentlichen / Zurückziehen die Sichtbarkeit oder Löschen. Mit den Pfeilen ändern Sie die Reihenfolge.
Lesestatus: Bei Pflichtlektüre zeigt das Dokument „… gelesen". Im Menü öffnet Lesestatus die Liste, wer wann bestätigt hat und wer noch offen ist.
Beim Veröffentlichen erhalten die Mitarbeitenden keine eigene Mitteilung. Weisen Sie mit einem Broadcast auf neue Pflichtlektüre hin.
Kurse
Über die Kachel Kurse in der Infothek erstellen Sie Schulungen mit Inhalt und Quiz.
- Klicken Sie auf Kurs erstellen.
- Geben Sie Titel und Beschreibung ein.
- Bauen Sie den Inhalt aus Überschriften, Texten und Listen auf und verknüpfen Sie bei Bedarf Dokumente (Infothek).
- Schalten Sie Quiz ein, legen Sie fest, ab wie viel Prozent bestanden ist (Bestehen ab %), und erfassen Sie die Fragen mit zwei bis fünf Antwortoptionen je Frage.
- Optional: Zertifikat bei Bestehen mit Zertifikatstyp und Gültigkeit (Monate). Wer besteht, erhält das Zertifikat automatisch in seinem Profil, mit Ablaufdatum.
- Lassen Sie Aktiv eingeschaltet und klicken Sie auf Erstellen.
Die Liste zeigt je Kurs Anzahl Fragen, Zertifikat und „… bestanden". Über das Menü öffnen Sie Abschlüsse mit Ergebnis und Zeitpunkt je Person.
Die Mitarbeitenden absolvieren die Kurse im Staff-Portal unter Kurse, siehe Chat, Team, Infothek, Kurse im Staff-Portal.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Chat oder Broadcasts führt zurück zum Dashboard | Recht Team verwalten fehlt | Rolle anpassen lassen |
| SMS und Push-Notification lassen sich beim Broadcast nicht wählen | Diese Kanäle stehen für Broadcasts nicht zur Verfügung | E-Mail und In-App-Mitteilung verwenden |
| Ein geplanter Broadcast wurde nie versendet | Kein Datum angegeben | Neu anlegen, mit Datum und Uhrzeit |
| Mitarbeitende sehen ein Dokument nicht | Es ist ein Entwurf | Veröffentlichen |
| Upload wird abgelehnt | Falsches Format oder grösser als 20 MB | PDF oder Bild verwenden, Datei verkleinern |