Bezahlung, Zahlungen und Stornoregeln

Worum es geht

Eine Buchungsstrecke kann kostenlos sein, eine Anzahlung verlangen oder den vollen Betrag. Im Reiter Bezahlung der Strecke legen Sie Preis, Konto, Steuersatz und die Rücktrittsbedingungen fest. Unter Zahlungen sehen Sie jede Zahlung zu einer Buchung, erfassen Zahlungen und Rückerstattungen und erzeugen fehlende Belege.

Voraussetzungen

• Der Bereich Zahlungen ist nicht in jeder Organisation freigeschaltet. Fehlt er bei Ihnen, wenden Sie sich an Ihre Administratorin oder an den Support.
• Preis und Formular der Strecke ändern: Buchungsstrecken verwalten.
• Zahlungen ansehen: Zahlungen zur Buchung anzeigen.
• Verbuchen einschalten, Stornoregeln ändern, Zahlungen und Rückerstattungen erfassen: Zahlungen und Stornobedingungen verwalten.
• Für Online-Zahlungen und für Zahlung erfassen braucht Ihre Organisation einen eingerichteten Zahlungsanbieter. Er wird für die ganze Organisation eingerichtet, nicht in der App Termine – zum Beispiel im Eventmanager bei den Ticketing-Einstellungen, siehe Zahlung mit Datatrans.

Wie bezahlt wird

Weg der Buchung	Was mit dem Geld passiert
Eigene Buchungsseite (…/termine/b/<kennung>)	Es wird kein Geld eingezogen. Der Gast sieht den fälligen Betrag und den Hinweis, dass die Zahlungsart bei der Bestätigung vereinbart wird.
Eigene Website über die Schnittstelle	Ist etwas sofort fällig, eröffnet die Buchung die Zahlung beim Zahlungsanbieter. Der Gast bezahlt online, die Website prüft danach, ob das Geld angekommen ist.
Von Hand erfasst	Keine Zahlung. Eingegangene Zahlungen halten Sie unter Zahlungen fest.

Wichtig: Eine Buchung mit Anzahlung oder vollem Betrag, die über die eigene Buchungsseite eingeht, bleibt nur so lange reserviert, wie unter Reservierung hält eingestellt ist (voreingestellt 15 Minuten). Geben Sie sie vorher unter Eingänge mit Freigeben frei – sonst wird der Platz wieder frei und die Buchung steht als Abgesagt da. Wer auf der eigenen Buchungsseite keine Freigabe von Hand will, stellt die Strecke auf Kostenlos und rechnet separat ab. Siehe Eine Buchung freigeben.

Reiter Bezahlung einer Strecke

Was gezahlt wird

1. Öffnen Sie die Strecke und wechseln Sie in den Reiter Bezahlung.
2. Wählen Sie unter Was gezahlt wird:
   • Kostenlos – die Buchung gilt sofort, nichts wird eingezogen oder verbucht.
   • Anzahlung – ein Teil wird bei der Buchung fällig, der Rest später oder vor Ort.
   • Voller Betrag – der ganze Betrag wird bei der Buchung fällig.
3. Tragen Sie Preis, bei einer Anzahlung die Anzahlung und die Währung ein. Darunter steht, was Bei der Buchung fällig ist und was Später kommt.
4. Legen Sie unter Reservierung hält fest, wie viele Minuten ein unbezahlter Platz reserviert bleibt.
5. Klicken Sie auf Speichern.

In der Buchhaltung verbuchen

Mit dem Schalter In der Buchhaltung verbuchen erzeugt jede Zahlung zu dieser Strecke einen Beleg in der App Finanzen. Er steht standardmässig aus – automatisch zu verbuchen ist eine buchhalterische Entscheidung.

Feld	Bedeutung
Ertragskonto	Auf welches Konto die Einnahmen dieser Strecke gebucht werden. Dieselbe Kartenzahlung landet je nach Strecke auf einem anderen Konto.
Steuersatz	Leer heisst: aus den Einstellungen übernommen. 0 % ist eine bewusste Angabe (etwa für steuerbefreite Vermietung, Kurse oder Beratung), kein leerer Wert.
Verantwortlich	Wer das Verbuchen eingeschaltet hat.

Der Beleg entsteht beim Bezahlen, nicht beim Buchen. Ist die App Finanzen nicht abonniert, wird der Beleg nachgetragen, sobald sie dazukommt. Siehe Finanzen im Überblick.

Zahlungsart

Der Abschnitt Zahlungsart (Karte, Mobilzahlung, Rechnung, Lastschrift) ist gesperrt: Welche Verfahren angeboten werden, steht in den Einstellungen des Zahlungsanbieters Ihrer Organisation.

Rücktritt

Unter Rücktritt steht, welche Stornoregel für diese Strecke gilt – oder „Keine Rücktrittsbedingungen zugewiesen – es gibt dann nichts zurück.“ Mit Bedingungen anlegen bzw. Bedingungen ändern öffnen Sie die Stornoregel.

Eine Stornoregel anlegen

Eine Stornoregel sagt, wie viel bei einer Absage zurückgeht – gestaffelt nach der Zeit bis zum Termin. Massgebend ist der Zeitpunkt der Absage, nicht der der Buchung.

1. Klicken Sie im Reiter Bezahlung unter Rücktritt auf Bedingungen anlegen.
2. Geben Sie den Name der Regel ein, etwa „Standard Beratung“.
3. Tragen Sie unter Staffelung je Stufe ein: ab so vielen Stunden vorher gibt es so viele Prozent zurück. Mit Staffel hinzufügen kommt eine Stufe dazu.
4. Tragen Sie unter Bei Absage durch den Betrieb ein, wie viel zurückgeht, wenn Sie selbst absagen (Vorgabe: 100 Prozent).
5. Prüfen Sie unter So liest es der Gast den Wortlaut und klicken Sie auf Regel speichern.

Beispiel einer Staffel:

Ab … Stunden vorher	Prozent zurück	So liest es der Gast
48	100	Ab 2 Tagen vorher gibt es 100 Prozent zurück.
24	50	Ab 1 Tag vorher gibt es 50 Prozent zurück.

Kürzer als die kleinste Frist gibt es nichts zurück. Ist eine Regel schon Strecken zugewiesen, wird sie beim Speichern nicht überschrieben: Die alte Fassung wird archiviert, eine neue angelegt und die Strecken werden umgehängt. Bereits bestätigte Buchungen behalten die Bedingungen, die bei ihrer Bestätigung galten.

Alle Stornoregeln Ihrer Organisation und wie viele Strecken sie nutzen, sehen Sie unter Einstellungen.

Der Bereich Zahlungen

Zahlungen listet jede Zahlung zu einer Buchung. Oben stehen die Kacheln Eingenommen im Zeitraum, Offen, Zurückerstattet und Fehlgeschlagen. Filtern Sie nach Von, Bis, Strecke, Art und Status und klicken Sie auf Anzeigen.

Spalte	Inhalt
Datum, Buchung	Wann und zu welcher Buchung
Art	Anzahlung, Vollzahlung, Restzahlung oder Rückerstattung
Betrag, Konto, Steuersatz	Betrag, Ertragskonto und Steuersatz der Strecke
Beleg-Nr.	Nummer des Belegs – erst nach dem Bezahlen vorhanden
Status	bezahlt, offen, fehlgeschlagen, erstattet oder keine Zahlung

In der Zeile einer offenen oder fehlgeschlagenen Zahlung stehen:

• Zahlung erfassen – hält fest, dass der volle Betrag eingegangen ist, zum Beispiel bar oder per Überweisung. Ist das Verbuchen eingeschaltet, entsteht gleich der Beleg. Ohne eingerichteten Zahlungsanbieter ist der Knopf gesperrt.
• erneut anfordern – schickt dem Gast eine Zahlungsaufforderung per E-Mail mit dem offenen Betrag. Der Platz bleibt dabei unangetastet.
• Beleg erzeugen – erscheint, wenn eine bezahlte Zahlung noch keinen Beleg hat.

Hinweis: Zahlung erfassen bestätigt die Buchung nicht. Geben Sie eine reservierte Buchung zusätzlich unter Eingänge frei.

Eine Rückerstattung erfassen

1. Klicken Sie unter Zahlungen auf Rückerstattung erfassen.
2. Wählen Sie die Buchung. Darunter steht, wie viel sich noch zurückgeben lässt.
3. Tragen Sie den Betrag ein – oder lassen Sie ihn leer; dann gilt, was die Stornoregel vorsieht.
4. Geben Sie einen Grund ein und klicken Sie auf Rückerstattung erfassen.

Eine Rückerstattung erzeugt einen Gegenbeleg mit eigener Nummer. Der ursprüngliche Beleg bleibt unverändert – die Belegreihe hat keine Lücken. Scorebase hält die Rückerstattung fest; das Geld selbst zahlen Sie über Ihren Zahlungsanbieter oder Ihre Bank zurück.

Beim Absagen einer Buchung erfassen Sie die Rückerstattung auch direkt im Absage-Dialog. Siehe Eine Buchung absagen.

Tipps

• Hinterlegen Sie das Ertragskonto an jeder kostenpflichtigen Strecke, bevor Sie das Verbuchen einschalten.
• Halten Sie die Stornoregel kurz: zwei oder drei Stufen versteht jeder Gast.
• Nennen Sie Preis und Rücktrittsbedingungen auch im Bestätigungstext, zum Beispiel mit dem Platzhalter {Betrag}.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Zahlung erfassen ist gesperrt.	Für Ihre Organisation ist kein Zahlungsanbieter eingerichtet.	Zahlungsanbieter einrichten lassen.
„Preis, Anzahlung oder Steuersatz lassen sich so nicht speichern.“	Ein Betrag ist ungültig, etwa eine Anzahlung höher als der Preis.	Werte prüfen.
„Die Stornoregel ist so nicht speicherbar …“	Name fehlt, zwei Stufen haben dieselbe Frist, oder ein Prozentsatz liegt nicht zwischen 0 und 100.	Stufen korrigieren.
„Der Betrag ist grösser als das, was noch zurückgegeben werden kann.“	Es wurde schon ganz oder teilweise erstattet.	Betrag verringern.
„Die Zahlung steht — der Beleg ist nicht entstanden …“	Die Buchhaltung hat den Beleg abgelehnt; der Grund steht in der Meldung.	Grund beheben und Beleg erzeugen klicken.
Eine bezahlte Buchung verschwindet als Abgesagt.	Die Reservierungsfrist ist abgelaufen, bevor die Buchung freigegeben wurde.	Buchung neu erfassen und künftig rechtzeitig freigeben.