Importieren und exportieren

Worum es geht

Bestehende Adresslisten bringen Sie per CSV-Datei ins CRM. Umgekehrt laden Sie jede gefilterte Liste als CSV herunter, etwa für einen Serienbrief. Import und Export sind nicht in jeder Organisation freigeschaltet. Fehlen die Knöpfe bei Ihnen, wenden Sie sich an Ihre Administratorin oder an den Support.

Es gibt zwei Wege für den Import:

Weg	Wo	Geeignet für
Importieren in der Liste	Kontakte bzw. Unternehmen	Eine einfache CSV-Datei mit Personen oder Firmen, bis 5 MB
Daten importieren (bexio-CSV)	Einstellungen bzw. Importieren (CSV) oben in der Unternehmensliste	Exporte aus bexio oder gemischte Dateien mit Firmen und Personen, bis 10 MB, mit Einwilligungen

Kontakte aus einer CSV-Datei importieren

Voraussetzung: Recht Kontakte erstellen.

1. Öffnen Sie Kontakte und klicken Sie auf Importieren.
2. Hochladen: Wählen Sie eine CSV-Datei (höchstens 5 MB). UTF-8 ist als Zeichensatz empfohlen.
3. Zuordnen: Ordnen Sie jede Spalte der Datei einem Kontaktfeld zu. Zu jeder Spalte sehen Sie Beispielwerte. Fehlt ein passendes Feld, können Administratoren es hier direkt als eigenes Feld anlegen. Mindestens Vorname, Nachname und E-Mail müssen zugeordnet sein.
4. Legen Sie unter Wenn ein Kontakt schon existiert fest, was bei Dubletten passiert. Abgeglichen wird über die E-Mail-Adresse – gegen den Bestand und gegen Zeilen derselben Datei.
5. Vorschau: Prüfen Sie die zugeordneten Daten.
6. Starten Sie den Import. Unter Ergebnis sehen Sie, wie viele Kontakte angelegt, aktualisiert oder übersprungen wurden.

Option bei Dubletten	Wirkung
Überspringen	Bestehende Kontakte bleiben unverändert (Voreinstellung)
Aktualisieren	Bestehende Kontakte werden mit den Werten der Datei ergänzt
Trotzdem neu anlegen	Es entsteht ein zweiter Datensatz

Unternehmen aus einer CSV-Datei importieren

Voraussetzung: Recht Unternehmen erstellen.

Der Ablauf entspricht dem Kontaktimport. Pflicht ist die Spalte Name. Unter Wenn eine Firma schon existiert wird über die Kundennummer abgeglichen, sonst über den Namen.

Tipp: Exportieren Sie zuerst ein paar Datensätze mit Exportieren. Die heruntergeladene Datei zeigt Ihnen den Aufbau, den der Import am besten versteht.

bexio-Daten und gemischte Dateien importieren

Der Import-Assistent unter Einstellungen → Daten importieren (bexio-CSV) ist für Exporte aus bexio gebaut, liest aber jede CSV-Datei, deren Spalten Sie zuordnen können. Die Seite ist Administratoren vorbehalten.

So exportieren Sie aus bexio: In bexio unter Kontakte → Export die Kontakte oder Firmen als CSV herunterladen. Zeichensatz und Trennzeichen erkennt Scorebase selbst.

1. Upload: Wählen Sie die Datei (CSV, höchstens 10 MB). Scorebase zeigt, wie viele Zeilen und Spalten erkannt wurden.
2. Art: Wählen Sie Firmen, Kontakte oder Automatisch. Bei Automatisch entscheidet eine Typ-Spalte (etwa „Firma“ oder „Person“) oder – ohne Typ-Spalte – ob ein Vor- oder Nachname vorhanden ist.
3. Mapping: Ordnen Sie die Spalten zu. Spalten ohne passendes Feld können als neue eigene Felder angelegt werden.
4. Optionen:
   • Duplikate: Abgleich über Kundennummer (Firmen per Kundennummer, Kontakte per E-Mail), Name oder E-Mail. Bestehende Datensätze werden aktualisiert statt doppelt angelegt.
   • Kontakt → Firma: Kontakte über den Firmennamen bzw. die Kundennummer der passenden Firma zuordnen.
   • Import-Tag: Ein Tag, der allen importierten Datensätzen angehängt wird – praktisch, um den Import später wiederzufinden.
5. Einwilligung (bei Kontakten): Geben Sie an, ob die Kontakte nachweislich in Werbung eingewilligt haben. Ja — mit dokumentiertem Nachweis verlangt die Kanäle (E-Mail, SMS, WhatsApp) und einen Nachweis (Quelle, Datum, Formulierung). Nein / unklar ist der sichere Standard: Die Kontakte werden importiert, aber nicht als bewerbbar markiert.
6. Bestätigen Sie unter Import bestätigen. Nach Import abgeschlossen führen Links Zu den Firmen bzw. Zu den Kontakten.

Wichtig: SMS und WhatsApp gelten nur für Kontakte mit gültiger Mobilnummer. Eine Einwilligung ohne Nachweis ist rechtlich wertlos – wählen Sie im Zweifel „Nein / unklar“.

Exportieren

1. Filtern Sie die Liste Kontakte oder Unternehmen wie gewünscht.
2. Klicken Sie auf Exportieren. Scorebase lädt eine CSV-Datei mit genau den Datensätzen herunter, die die Liste gerade zeigt – inklusive Suche und erweiterten Filterregeln.

Nur bestimmte Datensätze exportieren Sie, indem Sie sie ankreuzen und in der Leiste der Massenaktionen Auswahl exportieren wählen.

Für den Export von Unternehmen brauchen Sie das Recht Unternehmen exportieren. Der Export von Kontakten ist derzeit Administratoren vorbehalten.

Hinweis: Eine Datenauskunft über eine einzelne Person (etwa nach Datenschutzrecht) erstellen Sie nicht über den Export, sondern im Reiter Datenschutz des Kontakts. Siehe Datenschutz, Einwilligungen und Löschung.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Die Datei wird abgelehnt	Keine CSV-Datei oder zu gross (5 MB bzw. 10 MB)	Als CSV speichern, bei Bedarf in mehrere Dateien aufteilen
Bitte ordne mindestens Vorname, Nachname und E-Mail zu.	Pflichtspalten nicht zugeordnet	Spalten zuordnen oder den Import-Assistenten unter Einstellungen nutzen
Umlaute sehen falsch aus	Falscher Zeichensatz	Datei als UTF-8 speichern oder den Import-Assistenten verwenden, der den Zeichensatz erkennt
Viele Datensätze doppelt	Trotzdem neu anlegen gewählt oder Abgleichsfeld leer	Doppelte Einträge zusammenführen
Der Export meldet eine fehlende Berechtigung	Ihnen fehlt das Exportrecht	Administration fragen
Importierte Kontakte lassen sich nicht bewerben	Keine Einwilligung erfasst	Einwilligung pro Kontakt im Reiter Marketing erfassen

Weiterlesen

• Doppelte Einträge zusammenführen
• Tags und eigene Felder
• Einwilligungen und Abmeldungen