Events anlegen und verwalten

Worum es geht

Unter Events sehen Sie alle Veranstaltungen Ihrer Organisation. Hier legen Sie neue Events an, finden bestehende wieder und erledigen Arbeiten für viele Events auf einmal.

Voraussetzungen: Für Neues Event und Duplizieren brauchen Sie das Recht Events erstellen, für Status, Schlagworte und Archivieren Events bearbeiten, für Löschen das Recht Events löschen. Siehe Rechte im Eventmanager.

Die Eventliste

Oben stehen vier Kennzahlen: Events gesamt, Nächste 30 Tage, Aktive Mitarbeiter und Offene Bewerbungen. Ein Klick auf offene Bewerbungen führt in die App Personal.

Darunter finden Sie:

• Event suchen... – sucht in Name, Event-Typ und Beschreibung.
• Filter – öffnet die erweiterten Filter (siehe unten). Die Zahl am Knopf zeigt, wie viele Filter aktiv sind.
• Drei Ansichten: Listenansicht, Timeline-Ansicht und Kalenderansicht.
• Neues Event – startet das Anlegen. Kurzbefehl: Taste E, solange kein Eingabefeld aktiv ist.

Die Liste zeigt Name, Typ, Status, Datum, Location, Budget und Personal. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Event-Seite.

Filtern und Suchen speichern

Unter Filter stehen: Datum von, Datum bis, Status, Event-Typ, Location, Kunde, Tags (Komma-getrennt), Budget min. (CHF) und Budget max. (CHF). Übernehmen Sie die Auswahl mit Filter anwenden.

Eine Filterkombination, die Sie oft brauchen, speichern Sie mit Suche speichern unter einem Namen. Gespeicherte Suchen öffnen Sie später über Gespeichert. Sie liegen in Ihrem Browser – auf einem anderen Gerät sind sie nicht da.

Timeline und Kalender

• Die Timeline-Ansicht zeigt Events als Balken über die Zeit, farbig nach Status.
• Die Kalenderansicht zeigt einen Monat mit Vor, Zurück und Heute. Mit Kalender exportieren laden Sie die angezeigten Events als Kalenderdatei herunter, die Sie in jedes Kalenderprogramm importieren können.

Neues Event anlegen

1. Klicken Sie auf Neues Event. Der Dialog Neues Event erstellen führt Sie durch fünf Schritte: Grunddaten, Layout, Anpassen, Budget, Zusammenfassung.
2. Grunddaten: Füllen Sie die Pflichtfelder aus (Tabelle unten). Optional wählen Sie ganz oben eine Event-Vorlage (optional); ihr Equipment, ihre Budget-Posten, ihr Marketing-Plan und ein allfälliger Aufgaben-Workflow werden nach dem Anlegen übernommen.
3. Layout: Wählen Sie ein Finanz-Layout. Es legt die Einnahmen- und Ausgaben-Posten des Events an (zum Beispiel Eintritt, Bar, Security). Ohne Layout klicken Sie auf Überspringen.
4. Anpassen: Schalten Sie Posten des Layouts aus, die Sie für dieses Event nicht brauchen. Aktive Posten werden als Einnahmen und Ausgaben angelegt.
5. Budget: Tragen Sie unter Geschätztes Budget (CHF) den geplanten Betrag ein. Er erscheint später als geplantes Budget in der Übersicht und im Soll-Ist-Vergleich. Das Feld ist freiwillig.
6. Zusammenfassung: Prüfen Sie alle Angaben und klicken Sie auf Event erstellen.

Das neue Event steht im Status In Planung. Die Meldung nennt, wie viele Einnahmen, Ausgaben und Equipment-Posten aus Layout und Vorlage angelegt wurden.

Feld	Bedeutung
**Event-Name ***	Titel der Veranstaltung, mindestens zwei Zeichen, zum Beispiel „Sommerfest 2026"
**Event-Typ ***	Konzert, Messe, Hochzeit, Festival, Corporate Event, Privater Anlass oder Sonstiges
**Start *** und **Ende ***	Beginn und Ende der Veranstaltung
Setup-Start / Teardown-Ende	Beginn des Aufbaus und Ende des Abbaus; sie erscheinen im Zeitplan des Events
Location	Veranstaltungsort aus Ihren Locations
Beschreibung	Freier Text zum Event
Kunde (optional)	Kein Kunde, Bestehender Kunde (Unternehmen und Kontakt aus dem CRM suchen) oder Neuer Kunde
Genres / Stil	Stichworte wie Musikrichtung oder Thema, zum Beispiel „jazz" oder „openair"

Tipp: Wählen Sie Neuer Kunde, legt der Eventmanager das Unternehmen und die Ansprechperson gleich im CRM an. So müssen Sie den Kunden nicht zweimal erfassen.

Wenn die Location schon belegt ist

Liegt im gewählten Zeitraum bereits etwas an der Location, erscheint Location bereits belegt mit der Liste der Überschneidungen (Anderes Event, Buchung oder Sperre).

• Sind alle Überschneidungen nur vorläufig (Anfragen mit Option, Reservierungen), können Sie mit Trotzdem anlegen fortfahren. Die vorläufigen Reservierungen weichen dem Event.
• Bei anderen Events, bezahlten Buchungen oder Sperren lässt sich der Konflikt nicht übergehen. Wählen Sie einen anderen Zeitraum.

Events duplizieren

Im Menü … einer Zeile wählen Sie Duplizieren. Die Kopie heisst wie das Original mit dem Zusatz „(Kopie)", steht im Status In Planung und liegt eine Woche nach dem Original. Übernommen werden Beschreibung, Typ, Location, Budget, Schlagworte, das Equipment, die Rollen des Personals (ohne die Personen) und die Ausgaben-Kategorien als leere Posten.

Mehrere Events auf einmal bearbeiten

Setzen Sie in der Listenansicht Häkchen vor die Events. Es erscheint eine Leiste mit:

• Status ändern – stellt die markierten Events auf den gewählten Status um, sofern dieser Schritt für das jeweilige Event erlaubt ist (siehe Status und Ablauf eines Events). Die übrigen bleiben unverändert; eine Meldung nennt, wie viele es sind.
• Tags – fügt Schlagworte hinzu, mehrere mit Komma getrennt.
• Archivieren – archiviert die markierten Events, die abgeschlossen oder abgerechnet sind und deren Ende mindestens sechs Monate zurückliegt. Die übrigen bleiben unverändert; eine Meldung nennt, wie viele es sind.
• Excel – lädt die markierten Events mit Budget, Ausgaben, Einnahmen, Ergebnis und Personal als Excel-Datei herunter.

Archivieren, wiederherstellen und löschen

• Archivieren: Im Menü … erscheint Archivieren bei Events im Status Abgeschlossen oder Abgerechnet. Einzeln archivieren lässt sich ein Event erst, wenn sein Ende mindestens sechs Monate zurückliegt. Archivierte Events sind schreibgeschützt und erscheinen nicht mehr in der Eventliste.
• Archivierte Events ansehen: Öffnen Sie über der Eventliste Filter, setzen Sie das Häkchen bei Archivierte Events anzeigen und klicken Sie auf Filter anwenden. Archivierte Events tragen in der Liste das Schild Archiviert; die Event-Seite zeigt oben „Dieses Event ist archiviert". Das Schild Mit archivierten Events über der Liste blendet sie wieder aus.
• Wiederherstellen: Bei einem archivierten Event steht im Menü … der Eintrag Wiederherstellen. Danach ist das Event wieder bearbeitbar und erscheint normal in der Liste.
• Löschen: Löschen im Menü … entfernt das Event nach einer Rückfrage. Das lässt sich nicht rückgängig machen.

Mit Ihrem Kalender synchronisieren

Oben rechts auf der Eventliste führt Mit Google/Outlook synchronisieren zur Seite Kalender-Synchronisation. Jede Person verbindet dort ihren eigenen Kalender:

1. Klicken Sie bei Google Calendar oder Outlook Calendar auf … verbinden und melden Sie sich beim Anbieter an. Für iCloud Kalender geben Sie Ihre Apple-ID Email und ein App-Passwort ein und wählen den Kalender aus.
2. Schalten Sie Eventmanager-Events synchronisieren ein. Danach erscheinen die Events in Ihrem Kalender und werden bei Änderungen nachgeführt.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Weiter bleibt im ersten Schritt grau	Ein Pflichtfeld fehlt oder der Name hat weniger als zwei Zeichen	Name, Event-Typ, Start und Ende ausfüllen
Neues Event fehlt	Das Recht Events erstellen fehlt	Administration um das Recht bitten
Im Schritt Layout steht „Keine Layouts vorhanden"	Es gibt noch kein Finanz-Layout	Schritt überspringen oder zuerst ein Layout anlegen, siehe Vorlagen und Finanz-Layouts
Name, Datum oder Location eines bestehenden Events sollen sich ändern	Die Grunddaten lassen sich nach dem Anlegen derzeit nicht in der Oberfläche ändern	Ein noch leeres Event neu anlegen und das alte löschen; sonst den Support kontaktieren
Archivieren fehlt im Menü	Das Event ist nicht abgeschlossen oder abgerechnet	Zuerst den Status weiterschalten, siehe Status und Ablauf eines Events
Ein Event ist aus der Liste verschwunden	Es wurde archiviert (einzeln oder über die Massenaktion)	Filter → Archivierte Events anzeigen; bei Bedarf im Menü … Wiederherstellen
Die Massenaktion hat nicht alle markierten Events umgestellt	Für diese Events ist der Statuswechsel nicht erlaubt, sie sind archiviert oder noch nicht archivierbar	Die betroffenen Events einzeln über die Event-Seite weiterschalten

Duplizieren, Archivieren, Massenaktionen und Vorlagen sind nicht in jeder Organisation freigeschaltet. Fehlt eine dieser Funktionen bei Ihnen, wenden Sie sich an Ihre Administratorin oder an den Support.