Häufige Fragen zu Finanzen

Rechnungen und Belege

Wie erstelle ich eine Rechnung mit QR-Einzahlungsschein?

Klicken Sie unter Verkauf → Rechnungen auf Neue Rechnung, wählen Sie den Kunden, erfassen Sie die Positionen und speichern Sie. Den QR-Einzahlungsschein erzeugt Scorebase automatisch mit Ihrer Bankverbindung aus den Organisations-Einstellungen; er steht im PDF (Rechnung drucken (PDF)) oder allein unter QR-EZS mit Logopapier bzw. QR-EZS ohne Logopapier. Details: Angebote, Aufträge, Rechnungen und Gutschriften.

Warum hat mein Einzahlungsschein keine QR-Referenz?

Eine 27-stellige QR-Referenz ist nur mit einer QR-IBAN zulässig. Ohne QR-IBAN verwendet Scorebase Ihre normale IBAN mit einer Creditor Reference (beginnt mit RF) und die Belegnummer als Mitteilung. Tragen Sie die QR-IBAN in den Organisations-Einstellungen unter Bank-Daten & UID ein, siehe Finanzen einrichten.

Kann ich eine Rechnung nachträglich ändern?

Ja, solange sie im Status Entwurf, Offen, Überfällig oder Teilbezahlt ist: Öffnen Sie sie und klicken Sie auf Bearbeiten. Beachten Sie: Die Buchung im Journal entsteht beim ersten Freigeben und wird bei späteren Änderungen nicht angepasst. Wurde der Betrag geändert, korrigieren Sie das Journal durch Storno und neue Buchung.

Wie storniere ich eine Rechnung?

Öffnen Sie die Rechnung und klicken Sie unter Statusaktionen auf Stornieren; die Rechnung steht danach auf Storniert. Eine bereits gebuchte Rechnung bleibt im Journal stehen – stornieren Sie die zugehörigen Buchungen unter Buchhaltung → Journal mit Stornieren. Soll der Kunde einen Beleg über die Rücknahme erhalten, erstellen Sie zusätzlich eine Gutschrift.

Wie erstelle ich eine Gutschrift zu einer Rechnung?

Öffnen Sie die Rechnung, klicken Sie auf Bearbeiten und rechts unter Belegfluss → Folgedokument auf Gutschrift. Die Gutschrift übernimmt alle Positionen; passen Sie sie an und geben Sie sie frei. Die Gutschrift verringert den offenen Betrag der Rechnung nicht automatisch und wird nicht automatisch gebucht.

Wie ändere ich die nächste Rechnungsnummer?

Das Präfix ändern Sie unter Stammdaten → Einstellungen → Nummernkreise. Die laufende Nummer ergibt sich immer aus der höchsten im laufenden Jahr vergebenen Nummer und beginnt jedes Jahr neu bei 0001; das Feld Nächste Nr. ändert daran nichts.

Werden wiederkehrende Rechnungen automatisch verschickt?

Nein, derzeit nicht. Unter Verkauf → Wiederkehrend sehen Sie, wann die nächste Rechnung fällig ist, und erzeugen sie mit Jetzt generieren als Entwurf. Versenden Sie sie danach wie jede andere Rechnung.

Zahlungen und Mahnungen

Warum steht eine Rechnung noch auf Offen, obwohl das Geld auf dem Konto ist?

Scorebase verbindet Bankbewegungen nicht automatisch mit Rechnungen. Erfassen Sie die Zahlung bei der Rechnung mit Zahlung erfassen – dann wechselt sie auf Teilbezahlt oder Bezahlt und die Buchung entsteht. Die Bewegung im Bankabgleich setzen Sie danach auf Ignorieren, sonst wird sie doppelt gebucht. Siehe Zahlungen und Bankabgleich.

Kann ich eine erfasste Zahlung rückgängig machen?

Ja. Stornieren Sie zuerst die Zahlungsbuchung im Journal, dann löschen Sie die Zahlung mit dem Papierkorb in der Rechnung. Solange die Buchung nicht storniert ist, lässt sich die Zahlung nicht löschen.

Warum wird bei meinen Mahnungen keine Gebühr verrechnet?

Beim Erstellen übernimmt eine Mahnung derzeit weder Gebühr noch Frist aus den Mahn-Einstellungen; sie erhält immer 14 Tage Frist ohne Gebühr. Wirksam sind die Textvorlagen. Verzichten Sie deshalb vorerst auf den Platzhalter {fee}. Siehe Mahnwesen.

Buchhaltung und Abschluss

Wie korrigiere ich eine falsche Buchung?

Klicken Sie im Journal in der Zeile auf Stornieren, geben Sie einen Grund ein und bestätigen Sie mit Storno buchen. Es entsteht eine Gegenbuchung mit dem Datum der ursprünglichen Buchung. Erfassen Sie danach die richtige Buchung mit Neue Buchung. Siehe Buchhaltung.

Kann ich eine Buchung löschen?

Nein. Buchungen werden nie gelöscht, sondern storniert – so bleibt nachvollziehbar, was wann geändert wurde. Das Original erscheint im Journal als Storniert, die Gegenbuchung als Gegenbuchung.

Die Meldung sagt, das Geschäftsjahr sei abgeschlossen. Was nun?

In einem abgeschlossenen Geschäftsjahr sind keine Buchungen und kein Storno mehr möglich. Entweder öffnen Sie das Jahr unter Buchhaltung → Geschäftsjahre mit Wieder öffnen (Recht Kontenplan verwalten), korrigieren und schliessen es mit Abschliessen wieder ab – oder Sie gleichen den Fehler mit einer bewussten Korrekturbuchung im offenen Jahr aus. Wieder öffnen hebt die Abschlussbuchungen durch Gegenbuchungen auf, gelöscht wird nichts. Klären Sie mit Ihrer Treuhand, was für Sie richtig ist.

Wie gebe ich meiner Treuhand die Zahlen?

Exportieren Sie auf der Bilanz und der Erfolgsrechnung mit … als CSV exportieren; die Dateien öffnen sich direkt in Excel. Journal und Kontoblätter haben derzeit keinen Export. Für Rückfragen zu einzelnen Buchungen geben Sie Ihrer Treuhand am einfachsten einen Zugang mit dem Recht Buchhaltung anzeigen.

Wie rechne ich die MwSt ab?

Unter Berichte → MwSt berechnen Sie die Periode (z. B. Q1), speichern sie mit Periode speichern und markieren sie nach Einreichung und Zahlung als eingereicht bzw. bezahlt. Die Abrechnung reichen Sie selbst bei der ESTV ein. Beachten Sie: Die Vorsteuer aus Lieferantenrechnungen zeigt derzeit 0.00; ermitteln Sie sie aus Ihren Belegen. Siehe MwSt in Finanzen.

Kann ich Daten aus meiner bisherigen Buchhaltung übernehmen?

Aus Bexio ja: Unter Stammdaten → Import führt ein Assistent in vier Schritten (API-Token, Datentypen, Import, Fertig) durch die Übernahme von Kontakten und Unternehmen, Artikeln, Angeboten, Aufträgen, Rechnungen und Zahlungen, Gutschriften, Kontenplan, Buchungen, Bankkonten und MwSt-Perioden. Den API-Token erzeugen Sie in Bexio in den Sicherheitseinstellungen; bereits importierte Einträge werden beim nächsten Lauf übersprungen. Der Import ist nur für Administratoren sichtbar und nicht überall freigeschaltet. Für andere Systeme gibt es keinen Import in der Oberfläche – wenden Sie sich an den Support.

Spenden

Werden Spenden automatisch verbucht?

Nein. Bankimport, Online-Zahlungen und Zuordnungsregeln schlagen Spender, Zweck und Projekt nur vor. Ins Journal kommt eine Spende erst, wenn eine Person Bestätigen & verbuchen klickt. Siehe Spenden erfassen und verbuchen.

Warum wird eine Zahlung keinem Spender zugeordnet?

Scorebase ordnet nur zu, wenn eine Quelle eindeutig ist: eine Spendernummer in der ESR-/QR-Referenz, eine Zuordnungsregel oder eine im Spenderprofil hinterlegte IBAN. Teilen sich mehrere Spender ein Konto, bleibt die Zeile bewusst ohne Vorschlag. Ordnen Sie den Spender von Hand zu und wählen Sie Zuordnung als Regel merken – dann klappt es beim nächsten Mal. Siehe Bank-/ESR-Import und Prüfung von Spenden.

Kann ich eine verbuchte Spende rückgängig machen?

Ja, auf zwei Wegen. Direkt nach dem Verbuchen in der Prüfung mit Rückgängig unter In dieser Sitzung verbucht – die Zahlung liegt danach wieder in der Prüfung. Später auf der Detailseite der Spende mit Buchung stornieren oder Spende korrigieren. In beiden Fällen entsteht eine Gegenbuchung; gelöscht wird nichts. Eine bereits ausgestellte Steuerbescheinigung wird dabei als Neuausstellung nötig markiert, siehe Steuerbescheinigungen und Spendenauswertungen.

Wie ändere ich den Zweck einer bereits verbuchten Spende?

Mit Spende korrigieren auf der Detailseite. Scorebase storniert die Buchung und legt eine neue Spende mit dem richtigen Zweck an, die Sie dann verbuchen. Ein direkter Zweckwechsel ist gesperrt, weil der Zweck das Ertragskonto bestimmt.

Was sind „Ungeklärte Eingänge“ und „Sponsorenlauf“?

Beide Seiten zeigen Daten, die bei der Einführung aus einem bisherigen System übernommen wurden: Zahlungseingänge ohne zugehörige Buchung bzw. Zusagen früherer Sponsorenläufe. Ungeklärte Eingänge sind ausdrücklich keine Spenden und zählen in keiner Auswertung; mit Klären halten Sie fest, was die Nachforschung ergeben hat. Ohne Übernahme sind beide Seiten leer.

Zugriff, Daten und unterwegs

Warum sehe ich die Buchhaltung oder die Spenden nicht?

Entweder ist der Bereich für Ihre Organisation nicht freigeschaltet, oder Ihnen fehlt das Recht Buchhaltung anzeigen bzw. Spenden anzeigen. Wenden Sie sich an Ihre Administratorin; ist der Bereich nicht freigeschaltet, an den Support. Siehe Finanzen einrichten.

Was passiert mit den Daten, wenn ein Spender die Löschung verlangt?

Mit Löschbegehren auf der Detailseite des Spenders löscht Scorebase Spenderprofil, Bankverbindung, Zahlungs-Rohdaten und Notizen sofort. Verbuchte Spenden sind Buchungsbelege und behalten ihren Personenbezug zehn Jahre lang; ältere verlieren ihn. Der Vorgang ist nicht umkehrbar.

Kann ich Finanzen unterwegs oder ohne Internet nutzen?

Finanzen läuft im Browser, auch auf Smartphone und Tablet. Ohne Verbindung zeigt die App die zuletzt geladenen Belegelisten; Statuswechsel, Kopieren und Löschen eines Belegs werden nachgeholt, sobald die Verbindung zurück ist. Erfassen, Buchen, Versenden und Importieren brauchen eine Verbindung.