Tische, Zonen und Saalplan

Worum es geht

Eine Zone ist ein Raum, in dem Tische stehen – Gastraum, Terrasse, Séparée. Ein Tisch ist eine benannte Einheit in einer Zone, die Gäste bekommen kann. Unter Tische und Zonen legen Sie beides an; unter Saalplan zeichnen Sie, wo die Tische stehen.

Der Plan sagt nur, wo ein Tisch steht. Ob er frei ist, entscheidet die Belegung. Ein Tisch, der nicht gezeichnet ist, ist trotzdem buchbar.

Voraussetzungen

• Ein Betrieb ist eingerichtet – siehe Betrieb einrichten.
• Zum Ansehen brauchen Sie das Recht Saalplan, Tische und Karte anzeigen, zum Ändern Saalplan, Tische, Karte und Sitzungen verwalten.

Eine Zone anlegen

1. Öffnen Sie Tische und Zonen (Gruppe „Einrichten").

2. Klicken Sie auf Zone anlegen.

3. Füllen Sie den Dialog aus:

   Feld	Bedeutung
   Name	Etwa „Gastraum" oder „Terrasse"
   Plätze	Leer lassen: Die Zahl wird aus den Tischen der Zone gerechnet. Eine getippte Zahl gilt statt der Summe – gedacht für eine Barzone mit Stehplätzen ohne Tisch.
   Beschreibung	Freier Text
   Farbe im Plan	Wird aus der Zone abgeleitet oder von Ihnen gewählt; sie gilt im Saalplan und im Tischplan.
   draussen	Kennzeichnet eine Aussenzone
   in Betrieb	Ausgeschaltet heisst: Die Zone ist „nicht in Betrieb".

4. Klicken Sie auf Zone anlegen.

Bereits angelegte Zonen öffnen Sie mit Zone bearbeiten. Dort können Sie der Zone auch eigene Öffnungszeiten geben, etwa für eine Terrasse, die nur abends offen ist: Eigene Zeiten eintragen, Zeiten setzen, Zeiten speichern. Mit Wieder die Zeiten des Betriebs kehrt die Zone zu den Öffnungszeiten des Betriebs zurück – die eigenen Zeiten gehen dabei verloren. Ein leerer Tag in den eigenen Zeiten heisst: An diesem Tag wird die Zone nicht bespielt.

Eine Zone lässt sich nur entfernen, wenn keine Tische mehr darin stehen.

Einen Tisch anlegen

1. Klicken Sie unter Tische und Zonen auf Tisch anlegen. (Der Knopf ist erst aktiv, wenn es eine Zone gibt.)

2. Füllen Sie den Dialog aus:

   Feld	Bedeutung
   Name	Etwa „Tisch 4". Der Name muss in der Zone einmalig sein.
   Zone	In welchem Raum der Tisch steht
   Plätze mindestens / Plätze höchstens	Für welche Gruppengrössen der Tisch passt
   Form	rund, eckig oder Bank
   buchbar	Ausgeschaltet: Der Tisch wird nicht vergeben.
   zusammenlegbar	Mit welchen Tischen derselben Zone er zusammengeschoben werden kann. Was Sie hier eintragen, steht danach auch beim Nachbartisch.
   nur auf Anfrage	Buchbar, aber erst nach Rückfrage – nicht gesperrt
   Stehtisch	Zählt nicht zur Platzzahl des Hauses
   Eigene Marken	Freie Merkmale für die Tischwahl, etwa „Fenster" oder „Nische" (Marke hinzufügen)

3. Klicken Sie auf Tisch anlegen.

In der Tabelle der Zone sehen Sie je Tisch Plätze, Kombinationen, Merkmale und ob er buchbar ist. Ein Klick auf buchbar bzw. gesperrt schaltet den Tisch um. Über das Menü der Zeile (⋮) erreichen Sie Bearbeiten, Tischcode und Entfernen.

Zusammenschieben pflegen

Der Kasten Zusammenschieben zeigt, welche Tischpaare zusammengeschoben werden können und wie viele Plätze sie zusammen haben. Ohne diese Angabe lehnt Gastro eine grosse Gruppe ab, die im Lokal auf zwei Tischen problemlos Platz hätte. Gepflegt wird das im Tischdialog über zusammenlegbar. Steht bei einem Paar nur einseitig eingetragen, öffnen Sie den anderen Tisch und speichern ihn einmal.

Zuweisung bei einer neuen Buchung

Im Kasten Zuweisung bei einer neuen Buchung wählen Sie, wie Gastro bei einer Reservierung einen Tisch vorschlägt:

Option	Verhalten
Automatisch, kleinster passender Tisch	Zwei Personen bekommen den Zweier, nicht den Sechser.
Automatisch, nach Zone	Die Zone hat Vorrang, etwa „Terrasse zuerst".
Von Hand	Die Buchung kommt ohne Tisch an, der Service setzt am Plan.

Es bleibt ein Vorschlag: Gesetzt wird von Hand, und der Vorschlag lässt sich übergehen.

Der Tischcode

Über den Tischcode bestellen Gäste selbst am Tisch – siehe Bestellen, Küche und Bar, Bezahlen am Tisch.

1. Öffnen Sie im Menü der Tischzeile Tischcode.
2. Der Dialog zeigt die Adresse für Aufsteller und Bildcode. Aus dieser Adresse erstellen Sie den Bildcode (QR-Code) für den Tischaufsteller. Scorebase zeigt die Adresse; ein fertiges Bild erzeugt es nicht.
3. Neu erzeugen trennt die laufende Gastsitzung an diesem Tisch – wer dort gerade bestellt, muss den Code neu scannen. Der gedruckte Aufsteller bleibt gültig.

Den Tischcode abzurufen braucht das Recht Saalplan, Tische, Karte und Sitzungen verwalten.

Den Saalplan zeichnen

1. Öffnen Sie Saalplan (Gruppe „Einrichten"). Oben wählen Sie die Zone.
2. Unter Tische ziehen tippen Sie auf eine Vorlage (Rund, 2, Rund, 4, Rund, 6, Eckig, 2, Eckig, 4, Bank, 6). Der neue Tisch erscheint auf der ersten freien Stelle.
3. Ziehen Sie Tische mit Finger oder Maus an ihren Platz. Mit der Tastatur: Tisch anwählen, dann Pfeiltasten – mit der Umschalttaste Bildpunkt für Bildpunkt. Am Raster einrasten hilft beim Ausrichten.
4. Tische, die schon angelegt, aber noch nicht gezeichnet sind, stehen unter Noch nicht im Plan. Ein Tipp legt sie auf die erste freie Stelle.
5. Tippen Sie einen Tisch an, um rechts seine Angaben zu ändern: Beschriftung, Plätze, Form, Drehung und online buchbar. Übernehmen Sie mit Angaben übernehmen. Tisch entfernen nimmt ihn heraus.
6. Einen Schritt zurück und Einen Schritt vorwärts machen Änderungen rückgängig bzw. wieder her.
7. Klicken Sie auf Speichern. Der Knopf zeigt, wie viele Änderungen offen sind.

Hinweis: Zum Zeichnen braucht es einen breiten Bildschirm. Auf dem Telefon erscheint „Zum Zeichnen ist der Bildschirm zu schmal" – nutzen Sie dafür ein Tablet oder den Rechner.

Grundriss hinterlegen

Wände, Türen und die Bar lassen sich nicht als eigene Elemente zeichnen. Stattdessen hinterlegen Sie einen Grundriss als Bild: Grundriss hinterlegen und eine Datei im Format PNG, JPEG oder WebP mit höchstens 8 MB wählen. Grundriss entfernen nimmt ihn wieder aus dem Plan.

Mit einer Lounge verknüpfen

Nutzt Ihre Organisation den Eventmanager mit veröffentlichten Saalplänen, können Sie einen Tisch mit einem Tisch oder einer Lounge von dort verknüpfen: Tisch antippen, unter Mit einem Platz verknüpfen den Platz wählen und Verknüpfen klicken. Beide meinen dann dieselbe Fläche – ist der Platz für einen Anlass belegt, ist der Tisch in Gastro ebenfalls belegt. Verknüpfung lösen hebt das wieder auf. Unter Tische und Zonen zeigt ein Hinweis, wie viele Tische am Saalplan hängen.

Tipps

• Benennen Sie Tische so, wie das Personal sie nennt. Der Name steht auf dem Bon, im Tischplan und in der Gastansicht.
• Pflegen Sie Plätze mindestens und Plätze höchstens sorgfältig. Nach diesen Zahlen richtet sich der Tischvorschlag bei einer Reservierung.
• Eine Barzone ohne Tische bekommt ihre Platzzahl über das Feld Plätze der Zone.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Tisch anlegen ist grau	Es gibt noch keine Zone	Zuerst Zone anlegen.
Meldung „Dieser Name ist bereits vergeben."	In der Zone gibt es schon einen Tisch mit diesem Namen	Einen anderen Namen wählen.
Meldung „Die Zone trägt noch Tische."	Eine Zone mit Tischen lässt sich nicht entfernen	Die Tische zuerst in eine andere Zone setzen oder entfernen.
Grundriss wird abgelehnt	Falsches Format oder zu gross	PNG, JPEG oder WebP bis 8 MB verwenden.
Beim Verknüpfen steht „In dieser Organisation gibt es keinen veröffentlichten Saalplan …"	Im Eventmanager ist kein Saalplan mit Tischen oder Lounges veröffentlicht	Den Saalplan dort veröffentlichen.
Eine grosse Gruppe wird abgelehnt, obwohl zwei Tische frei sind	Die Tische sind nicht als zusammenlegbar gepflegt	Im Tischdialog zusammenlegbar setzen.