Häufige Fragen: Datenschutz und Sicherheit
Wo Ihre Daten liegen, wann sie die Schweiz verlassen, wer darauf zugreifen kann, was mit KI passiert und wie Sie Auskunfts- und Löschbegehren erfüllen.
Speicherort
Wo liegen unsere Daten?
Die gespeicherten Daten Ihrer Organisation, also Datenbank und hochgeladene Dateien, liegen in Rechenzentren in Zürich, Schweiz. Auch die System-E-Mails von Scorebase (zum Beispiel Einladungen und Passwort-Links) werden über Zürich versendet. Die Anwendung selbst läuft in Frankfurt in der EU; dort werden Daten nur während einer Anfrage verarbeitet und nicht gespeichert. Welche Dienstleister beteiligt sind, steht in der Datenschutzerklärung (Link Datenschutz unten auf jeder Seite).
Verlassen unsere Daten die Schweiz?
Gespeichert werden sie in der Schweiz. In folgenden Fällen werden Daten ausserhalb verarbeitet:
| Fall | Wohin | Wann |
|---|---|---|
| Betrieb der Anwendung | EU (Frankfurt), nur während der Anfrage | immer |
| KI-Funktionen | KI-Anbieter, auch in den USA | nur wenn Ihre Organisation KI eingeschaltet und freigegeben hat |
| Push-Mitteilungen im Browser | Mitteilungsdienst des Browser-Herstellers; er erhält nur eine verschlüsselte Nachricht, die er nicht lesen kann | nur wenn Sie Push aktiviert haben |
| Dienste, die Ihre Organisation selbst verbindet (zum Beispiel Zahlungsanbieter, eigener Mailserver, Kalender, Messenger) | beim jeweiligen Anbieter | nur nach Verbindung durch Ihre Organisation |
Sind unsere Daten verschlüsselt?
Die Übertragung zwischen Ihrem Browser und Scorebase ist immer verschlüsselt. Besonders heikle Angaben sind zusätzlich einzeln verschlüsselt gespeichert: Bankverbindungen (IBAN) und AHV-Nummern von Mitarbeitenden, Bewerbenden und Spendenden sowie die Zugangsdaten zu Diensten, die Sie verbinden, etwa das Passwort Ihres Mailservers.
Sehen andere Organisationen unsere Daten?
Nein. Jede Organisation arbeitet in ihrem eigenen Bereich mit eigener Adresse. Mitglieder sehen nur die Daten der Organisation, in der sie Mitglied sind, und dort nur, was ihre Rechte erlauben. Auch die Schlüssel für KI-Assistenten gelten nur für die Organisation, in der sie angelegt wurden.
Zugriff und Anmeldung
Wie erteile ich dem Scorebase-Support Zugriff, und wie ziehe ich ihn zurück?
- Öffnen Sie als Administratorin Einstellungen → Support-Zugriff.
- Klicken Sie auf Support-Zugriff freigeben.
- Wählen Sie die Dauer (24 Stunden, 72 Stunden oder 7 Tage) und geben Sie unter Grund / Ticket-Nr. an, worum es geht.
- Optional tragen Sie bei Nur für diese E-Mail freigeben eine bestimmte Adresse ein.
- Bestätigen Sie. Die Freigabe erscheint in der Liste; mit Sofort widerrufen beenden Sie sie jederzeit.
Jede Nutzung einer Freigabe wird protokolliert. Nur Administratoren können Support-Zugriff erteilen oder widerrufen.
Wie sehe ich, wer sich wann angemeldet hat?
Administratoren öffnen im Dashboard Anmeldungen. Dort stehen das Anmeldeprotokoll der Organisation, wer gerade online ist und welche Mitglieder die Zwei-Faktor-Authentifizierung eingerichtet haben. Ihre eigenen angemeldeten Geräte sehen Sie in Mein Profil unter Aktive Sitzungen.
Wie schützen wir unsere Konten am besten?
Alle Mitglieder sollten die Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten oder einen Passkey verwenden, ein eigenes Passwort nur für Scorebase nutzen und sich auf fremden Geräten abmelden. Administratoren prüfen regelmässig unter Einstellungen → Mitglieder, wer noch Zugang braucht. Anleitung: Anmeldung und Konto.
Was tun, wenn ich einen Missbrauch vermute?
Ändern Sie sofort Ihr Passwort, melden Sie unter Aktive Sitzungen alle anderen Geräte ab und informieren Sie Ihre Administratorin. Diese kann verdächtige Mitglieder entfernen, Schlüssel für KI-Assistenten widerrufen, erteilten Support-Zugriff beenden und im Audit-Log und unter Anmeldungen nachsehen, was geschehen ist. Melden Sie den Vorfall zusätzlich dem Support.
KI und Daten
Werden unsere Daten an eine KI gegeben?
Nur, wenn Ihre Organisation KI-Funktionen eingeschaltet hat und sie nutzt. Dann gehen die für die jeweilige Funktion nötigen Angaben an einen KI-Anbieter; die Oberfläche nennt OpenAI und Anthropic, die Verarbeitung erfolgt auch in den USA. Scorebase protokolliert Zweck, Anbieter und Zeitpunkt jedes Aufrufs, nicht den Inhalt. Einzelheiten: KI-Funktionen.
Wie schalten wir KI ab oder sperren den Zugriff auf unsere Daten?
Administratoren haben zwei Schalter: Einstellungen → AI-Konfiguration schaltet die KI ganz ab. Einstellungen → Datenschutz → KI-Nachweis mit KI-Zugriff auf Daten untersagen sperrt alle KI-Funktionen, die Daten Ihrer Organisation lesen; Texte ohne Personendaten, etwa eine Newsletter-Vorlage, lassen sich dann weiterhin mit KI entwerfen. Die KI-Anreicherung von Kontakten ist ohnehin erst nach ausdrücklicher Freigabe aktiv.
Wie können wir belegen, dass keine Daten an eine KI gingen?
Auf der Seite KI-Nachweis zeigt der Befund für einen Zeitraum, wie viele KI-Aufrufe es gab und ob darunter erfolgreiche datenlesende Aufrufe waren, dazu eine Liste Aufrufe je Zweck. Abgewiesene Aufrufe erzeugen keinen Eintrag, weil die Sperre greift, bevor eine Verbindung zum Anbieter entsteht.
Werden unsere Daten zum Trainieren von KI-Modellen verwendet?
Nach den Vertragsbedingungen der beiden Anbieter werden Daten, die über ihre Schnittstelle übermittelt werden, nicht zum Training ihrer Modelle verwendet.
Betroffenenrechte und Nachweise
Eine Person verlangt Auskunft oder Löschung. Wie gehe ich vor?
Im CRM beim Kontakt, Reiter Datenschutz: Datenauskunft erteilen bzw. Recht auf Löschung ausführen. Die Schritte stehen unter Daten importieren, exportieren und löschen. Frist und Identitätsprüfung liegen bei Ihrer Organisation.
Wie beantrage ich die Löschung meines eigenen Kontos?
In Mein Profil, Abschnitt Datenschutz & DSGVO: Account-Löschung beantragen. Die Administratorin prüft den Antrag unter Einstellungen → Datenschutz und genehmigt ihn oder lehnt ihn mit Begründung ab.
Wie erstellen wir unser Bearbeitungsverzeichnis?
Administratoren öffnen im Dashboard Datenschutz. Das Bearbeitungsverzeichnis (nach Art. 12 revDSG) lässt sich mit Auto-Generator ausführen aus den genutzten Apps vorbereiten, mit Manuell hinzufügen ergänzen und Als PDF exportieren. Prüfen und passen Sie den Entwurf an; verantwortlich bleibt Ihre Organisation.
Wie stellen wir sicher, dass Newsletter nur mit Einwilligung verschickt werden?
In den Kampagnen unter Zielgruppen legen Sie bei Einwilligung beim Versand fest, ob Kontakte ohne Einwilligungsnachweis blockiert (Streng (blockieren), empfohlen) oder nur im Bericht ausgewiesen werden (Durchlässig (warnen)). Abmeldungen und Sperren gelten für alle Kanäle. Siehe Einwilligungen und Abmeldungen.
Setzt Scorebase Cookies oder Tracking ein?
In den Apps setzt Scorebase technisch notwendige Cookies für Anmeldung und Sicherheit. Optionale Cookies für Analyse oder Marketing fragt der Cookie-Banner getrennt ab; sie werden erst nach Ihrer Einwilligung gesetzt. Einzelheiten stehen in der Cookie-Richtlinie (Link Cookie-Richtlinie unten auf jeder Seite).
Wo finde ich Datenschutzerklärung, AGB und Impressum?
Unten auf jeder Seite der Apps stehen die Links Impressum, Datenschutz, AGB, Cookie-Richtlinie und Nutzungsrichtlinie.
Haben wir einen Vertrag über die Auftragsbearbeitung mit Scorebase?
Diese Frage beantwortet die Oberfläche nicht. Wenden Sie sich für Vertragsunterlagen zum Datenschutz an den Support.