Einstellungen, Module und Rechte

Worum es geht

Unter Einstellungen passen Sie die App an Ihre Organisation an. Die meisten Einstellungen sind Administratoren vorbehalten. Dieser Artikel zeigt, was Sie wo finden und wie die Rechte in Aufgaben zusammenspielen.

Die Einstellungsseite

Sie öffnen sie in der Seitenleiste unter Einstellungen. Die Seite hat zwei Bereiche:

Persönlich (für alle)

Karte	Wofür
Profil	Persönliche Daten, Profilbild, Passkeys und aktive Sitzungen, siehe Sicherheit
Benachrichtigungen	Meldungen lesen und Push einstellen, siehe Benachrichtigungen
Arbeitszeitmodell	Wochenstunden je Mitglied, siehe Planer, Kalender, Team und Abwesenheiten
Datenschutz	Nur für Inhaber und Administratoren: Löschanfragen von Mitarbeitenden prüfen, genehmigen oder mit Begründung ablehnen

Verwaltung (nur für Inhaber und Administratoren)

Karte	Wofür
Module	Bereiche der App ein- oder ausblenden
Wirtschaftlichkeit	Kostensatz und Standard-Stundensatz (nur wenn das Modul Kosten & Wirtschaftlichkeit eingeschaltet ist)
Kalender-Synchronisation	Externe Kalender verbinden
Aufgaben-Typen, Status, Priorität	Auswahlwerte je Ebene festlegen (siehe unten)
Team, Abwesenheiten	Teammitglieder, Skills und Absenzen
Automatisierungen, Vorlagen	Automationen und Vorlagen der Organisation

In der Seitenleiste stehen unter Einstellungen ausserdem Materialkatalog, Import und für Administratoren das Aktivitätsprotokoll: eine Liste, wer wann welchen Datensatz geändert hat.

Module ein- und ausblenden

Unter Einstellungen → Module schalten Administratoren Bereiche ab, die das Team nicht braucht. Ein ausgeschaltetes Modul verschwindet aus der Seitenleiste; seine Seiten zeigen einen Hinweis. Es wird nichts gelöscht: Nach dem Wiedereinschalten sind alle Daten unverändert da.

Modul	Was dazugehört
Kalender	Kalender und Kalender-Synchronisation
Docs & Dateien	Dokumente und Dateiablage
Zeiterfassung	Zeiten, Timer, Auswertungen
Kapazität & Team	Planer, Abwesenheiten, Arbeitszeitmodell, Auslastung
Agile / Sprints	Das Board über alle Projekte
Ziele / OKR	Ziele mit Key Results
Portfolio	Projektübergreifende Übersicht
Automationen	Regeln und automatische Abläufe
CRM-Verknüpfung	Menüpunkt Kunden
Material	Materialkatalog und Materialerfassung
Rapporte	Arbeitsrapporte mit PDF und Unterschrift
Kosten & Wirtschaftlichkeit	Budget, Stundensätze, Gewinn-Auswertungen

Das Modul Termine steht noch in der Liste, hat in Aufgaben aber keine Wirkung mehr: Buchungsseiten und Terminsuche liegen im CRM.

Ist ein Modul mit Im Plan nicht enthalten markiert, ist es für Ihre Organisation nicht freigeschaltet. Wenden Sie sich dafür an den Support.

Öffnet jemand die Seite eines ausgeschalteten Moduls, erscheint „Modul … ist deaktiviert". Administratoren können es dort direkt mit Modul jetzt aktivieren einschalten.

Der Kern der App (Dashboard, Projekte, Meine Aufgaben, Suche, Vorlagen, Einstellungen) lässt sich nicht ausschalten.

Status, Priorität und Aufgaben-Typen je Ebene

Welche Werte in einem Projekt zur Auswahl stehen, legen Administratoren auf drei Ebenen fest. Eine untere Ebene übernimmt alles von oben und ergänzt ihre eigenen Werte:

1. Organisation (gilt überall)
2. Spaces
3. Projekte

So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie Einstellungen → Status, Priorität oder Aufgaben-Typen.
2. Wählen Sie oben die Ebene und gegebenenfalls den Space oder das Projekt.
3. Unter Von oben geerbt stehen die übernommenen Werte. Diese können Sie hier nur Ausblenden oder Einblenden.
4. Unter Hier definiert fügen Sie mit Hinzufügen eigene Werte hinzu, bearbeiten, sortieren oder löschen sie.

Beim Status wählen Sie zusätzlich die Kategorie (Nicht begonnen, Aktiv, Erledigt, Abgebrochen). Sie steuert Auswertungen und ob eine Aufgabe als erledigt gilt, nicht der Name. Mit Vorauswahl für neue Aufgaben legen Sie den Startwert fest.

Die eingebauten Aufgaben-Typen Aufgabe, Bug, Feature, Epic und Meilenstein lassen sich umbenennen, mit Farbe und Symbol versehen und ausblenden, aber nicht löschen.

Wichtig: Wer einen Wert löscht, muss einen Ersatzwert bzw. Ersatz-Typ wählen. Alle Aufgaben mit dem gelöschten Wert werden darauf umgehängt (Löschen und umhängen). Umbenennen dagegen ändert nur die Anzeige; keine Aufgabe wird angefasst.

Die Status eines einzelnen Projekts sehen Sie auch im Projekt unter Einstellungen → Status-Konfiguration.

Rechte in Aufgaben

Was jemand in Aufgaben tun darf, legen Administratoren in der Rechteverwaltung von Scorebase fest (siehe Benutzer und Rollen). Die Rechte der App Aufgaben sind dort derzeit unter dem Namen „Flow" aufgeführt.

Gruppe	Rechte
Spaces, Projekte	anzeigen, erstellen, bearbeiten, löschen
Aufgaben	anzeigen, erstellen, bearbeiten, löschen, zuweisen
Zeiterfassung	Zeit erfassen, Zeiten freigeben
Dokumente	anzeigen, erstellen, bearbeiten, löschen, Dokument-Bereiche verwalten
Sprints & Meilensteine, Ziele / OKR, Automationen, Vorlagen, Rapporte, Kundenportal, Benutzerdefinierte Felder	Einzelrechte und „verwalten (alle Aktionen)"
Kalender	Kalender synchronisieren
Import / Export	Daten importieren / exportieren
Material	Material erfassen, Materialkatalog verwalten
Kunden	Kunden anzeigen
Wirtschaftlichkeit	Wirtschaftlichkeit & Gewinn anzeigen

Gut zu wissen:

• Grundeinstellung: Administratoren haben alle Rechte. Benutzer haben alle Rechte in Aufgaben ausser „Wirtschaftlichkeit & Gewinn anzeigen", das nur ausdrücklich vergeben wird, weil es Kostensätze und Gewinne zeigt.
• Für Sprints, Meilensteine, Ziele, Automationen, Vorlagen, Rapporte und das Kundenportal prüft die App das Recht „… verwalten (alle Aktionen)". Einzelrechte wie „… erstellen" genügen dort allein nicht.
• Die App prüft Rechte beim Speichern. Fehlt ein Recht, sehen Sie die Seite zwar, die Aktion scheitert aber mit einer Meldung wie „Fehlende Berechtigung".
• Wer die App Aufgaben überhaupt nicht öffnen darf, sieht „Kein Zugriff".

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Bereich Verwaltung fehlt	Sie sind nicht Inhaber oder Administrator	Administration fragen
Menüpunkt fehlt	Modul ausgeschaltet oder nicht freigeschaltet	Einstellungen → Module prüfen lassen
„Im Plan nicht enthalten"	Nicht freigeschaltet	Support kontaktieren
„Fehlende Berechtigung: …" beim Speichern	Recht fehlt	Recht in der Rechteverwaltung vergeben lassen
Gelöschter Status fehlt in Aufgaben	Die Aufgaben wurden auf den Ersatzwert umgehängt	Status neu anlegen und Aufgaben zurücksetzen