Vorlagen und Finanz-Layouts

Worum es geht

Wer ähnliche Events immer wieder durchführt – jeden Samstag eine Clubnacht, jedes Jahr dasselbe Firmenfest –, muss sie nicht jedes Mal von Grund auf planen. Unter Vorlagen & Layouts gibt es zwei Werkzeuge dafür:

Werkzeug	Was es festhält	Wo es wirkt
Event-Vorlage	Typische Personal-Rollen, Equipment, Budget-Posten, Marketing-Plan, Aufgaben-Workflow, Tags	Wählbar im ersten Schritt von Neues Event
Finanz-Layout	Die Einnahmen- und Ausgaben-Struktur eines Events mit MwSt-Sätzen und Berechnungsregeln	Wählbar im zweiten Schritt von Neues Event; Grundlage der Abrechnung

Die Seite hat zwei Reiter: Event-Vorlagen und Finanz-Layouts (in der Liste selbst heissen sie Event-Layouts).

Voraussetzungen: Vorlagen und der Layout-Builder sind nicht in jeder Organisation freigeschaltet. Fehlt der Menüpunkt oder der Reiter bei Ihnen, wenden Sie sich an Ihre Administratorin oder an den Support.

Event-Vorlagen

Der Reiter Event-Vorlagen gliedert die Vorlagen in Event-Vorlagen, Equipment, Kassen, Deals, Marketing und Aufgaben. Archivierte Vorlagen blenden Sie über den Knopf „… archivierte" ein.

Vorlage anlegen

1. Klicken Sie auf Neue Vorlage.
2. Wählen Sie oben, wie Sie beginnen:
   • Neue Vorlage – Sie füllen alles selbst aus.
   • Aus Event – Sie wählen ein bestehendes Event und legen unter Was übernehmen? fest, ob Staff-Rollen, Equipment-Set und Budget-Kategorien übernommen werden.
3. Füllen Sie die Abschnitte aus (Tabelle unten).
4. Klicken Sie auf Vorlage erstellen.

Abschnitt	Inhalt
**Vorlagen-Name *** und **Event-Typ ***	Zum Beispiel „Konzert Standard Setup", Typ Konzert
Beschreibung	Wofür die Vorlage gedacht ist
Typische Staff-Rollen	Rollen mit Anzahl, zum Beispiel 3 × Bar, 2 × Security
Equipment-Set	Geräte und Material mit Kategorie
Budget-Vorlage	Geschätztes Budget in CHF sowie Ausgaben- und Einnahmen-Posten
Marketing-Plan	Geplante Kampagnen mit Budget
Aufgaben-Workflow	Aufgaben-Listen mit Aufgaben, Priorität (Niedrig, Mittel, Hoch, Dringend) und Fälligkeit in Tagen vor oder nach Event-Start bzw. Event-Ende; optional Sprints. Standard laden... füllt einen passenden Vorschlag für den Event-Typ ein.
Tags	Komma-getrennt, zum Beispiel „Indoor, Klein, Budget"

Über das Menü einer Vorlage wählen Sie Bearbeiten, Archivieren oder Löschen.

Was beim Anlegen eines Events aus der Vorlage passiert

Wählen Sie die Vorlage unter Neues Event im Schritt Grunddaten, legt der Eventmanager nach dem Speichern an:

• das Equipment der Vorlage im Reiter Equipment,
• die Budget-Posten als Ausgaben und Einnahmen im Reiter Budget,
• die Kampagnen des Marketing-Plans im Reiter Marketing,
• aus dem Aufgaben-Workflow ein Projekt in der App Aufgaben, mit Fälligkeiten relativ zum Event-Datum – sofern Ihre Organisation die App Aufgaben nutzt.

Finanz-Layouts

Ein Finanz-Layout beschreibt, womit ein Event Geld einnimmt und wofür es Geld ausgibt. Aus ihm entstehen beim Anlegen eines Events die Einnahmen- und Ausgaben-Posten, und die Abrechnung vergleicht später genau diese Posten mit den tatsächlichen Beträgen.

Layout anlegen

1. Öffnen Sie Vorlagen & Layouts → Finanz-Layouts.
2. Klicken Sie auf Neues Layout. Für einen schnellen Start lädt Vorlagen laden (bzw. Standard-Vorlagen laden) vorbereitete Layouts, die Sie anpassen können.
3. Der Layout-Builder öffnet sich mit drei Bereichen: links die Blöcke, in der Mitte die Arbeitsfläche mit Einnahmen-Blöcke und Ausgaben-Blöcke, rechts die Eigenschaften.
4. Ziehen Sie Blöcke per Drag-and-Drop auf die Arbeitsfläche.
5. Klicken Sie auf einen Block, um seine Eigenschaften zu bearbeiten. Ohne ausgewählten Block bearbeiten Sie rechts die Angaben zum Layout: **Layout-Name *** (Pflicht), Beschreibung, Event-Typ und Als Vorlage speichern.
6. Klicken Sie auf Speichern. Solange Änderungen offen sind, zeigt die Leiste Ungespeichert.

Die Blöcke

Gruppe	Blöcke
Einnahmen	Kasse / Eintritt, Garderobe, Bar, Merchandise, Sponsoring, Custom Einnahme
Ausgaben	Personal, Location / Miete, Catering, Marketing, Lizenzen (SUISA etc.), Custom Ausgabe
Spezial	MwSt-Abgabe (berechnet die MwSt-Schuld aus allen Einnahmen) und Berechnungsregel (freie Formel)

Einnahmen-Blöcke haben einen Anzeigenamen, eine Kategorie, den MwSt-Satz (0 % Befreit, 2.6 % Reduziert, 3.8 % Beherbergung, 8.1 % Normal), die erlaubten Zahlungsmethoden (Bargeld, Karte, TWINT, Rechnung), eine Verknüpfte Station und eine Farbe.

Ausgaben-Blöcke haben einen Berechnungstyp:

Berechnungstyp	Bedeutung
Festbetrag	Fester Betrag in CHF
Stündlich	Stundensatz × Stunden aus den Schichten
Prozent	Prozentsatz einer bestimmten Einnahme, zum Beispiel 25 % des Bar-Umsatzes
Formel	Freie Berechnung aus Variablen, zum Beispiel Bar-Umsatz × 0.25 plus Fixkosten

Beim Block Personal berechnet der Eventmanager die Kosten aus Stundenlohn oder Pauschale und den zugewiesenen Schichten; Mitarbeitende mit eigenem Satz werden mit diesem gerechnet. Für jede Ausgabe wählen Sie zudem die Zahlungsart (Banküberweisung, Bargeld, Intern). Unter Location-spezifisch können Sie Beträge je Location hinterlegen.

Ohne ausgewählten Block legen Sie rechts auch die Equipment-Anforderungen des Layouts fest – aus dem Ausstattungs-Katalog einer Location (Aus Location-Katalog wählen) oder von Hand, jeweils mit dem Schalter Zwingend erforderlich.

Layout verwenden

Unter Neues Event wählen Sie das Layout im Schritt Layout und schalten im Schritt Anpassen Posten aus, die Sie für dieses Event nicht brauchen. Ein Layout lässt sich nur beim Anlegen eines Events zuweisen. Ein bestehendes Layout ändern Sie über Verwenden / Bearbeiten auf seiner Karte; Events, die schon angelegt sind, bleiben davon unberührt.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Der Reiter Finanz-Layouts fehlt	Der Layout-Builder ist nicht freigeschaltet	Administration oder Support fragen
„Bitte gib einen Layout-Namen ein" beim Speichern	Layout-Name fehlt	Namen ohne ausgewählten Block rechts eintragen
„Bitte wähle einen Event-Typ"	Event-Typ fehlt	Event-Typ wählen
Im Reiter Abrechnung steht „Noch keine Einnahmen oder Ausgaben erfasst."	Das Event wurde ohne Layout angelegt und hat noch keine Posten	Einnahmen und Ausgaben im Reiter Budget erfassen
Die Vorlage legt keine Aufgaben an	Ihre Organisation nutzt die App Aufgaben nicht, oder die Vorlage hat keinen Workflow	Workflow in der Vorlage ergänzen bzw. Administration fragen